档案由谁制定管理制度

PAGE档案由谁制定管理制度档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的实际情况。3.便于利用原则：档案管理应便于查阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则：确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、保管、鉴定和统计等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率。4.负责档案的查阅、借阅和利用服务工作，按照规定提供档案信息。5.对公司各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。6.负责档案的安全保管，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。7.按照国家有关规定，定期向有关部门移交档案。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案的真实、完整。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理，并按照公司档案管理部门的要求及时移交档案。3.严格遵守公司档案管理制度，配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。4.对本部门形成的档案进行分类整理，编制档案目录，便于查找和利用。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理借阅手续，及时催还到期档案。4.负责档案库房的管理，定期检查档案的保管状况，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案安全。5.积极参与档案管理信息化建设，熟练掌握档案管理信息系统的操作，及时录入和更新档案信息。6.协助档案管理部门开展档案鉴定、统计等工作，提供相关数据和资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案，印章管理档案等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，财务凭证，审计报告，税务资料等。3.业务经营类：包括市场调研报告，销售合同，采购合同，项目立项文件，项目进度报告，业务统计报表等。4.技术研发类：包括研发项目计划与总结，技术方案，实验报告，专利申请文件，技术标准等。5.质量管理类：包括质量体系文件，质量检验报告，质量认证文件等。6.客户服务类：包括客户信息档案，客户投诉处理记录，售后服务报告等。7.其他类：包括不属于以上分类的其他档案，如荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式编制。2.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。3.类别代码：根据档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”表示行政管理类，“B”表示财务审计类，“C”表示业务经营类，“D”表示技术研发类，“E”表示质量管理类，“F”表示客户服务类，“G”表示其他类。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的行政管理类第5份档案编号为“23A005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、合作项目文件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、成果报告等。4.公司获得的荣誉证书、资质证书、奖励文件等。5.其他与公司工作相关的有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序及时收集本部门的档案材料，确保档案的完整性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应确保其原始性、完整性和可读性，按照规定格式进行存储，并定期备份。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等工作。3.分类应按照本制度规定的档案分类标准进行，确保档案分类准确、合理。4.排序应按照档案材料的重要程度、时间顺序等进行排列，便于查找和利用。5.编目应编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，目录应清晰、准确。6.装订应采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固，便于翻阅。五、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。(二)保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和利用，并设置明显的标识。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。3.借阅档案须填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容，不得在档案上圈划、批注，归还时应确保档案完好无损。（二）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容及用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。2.档案管理人员应对复制情况进行登记，注明复制日期、复制内容、复制份数、申请人等信息。3.复制的档案应加盖“复制件”印章，并由档案管理人员核对无误后，交申请人使用。（三）档案证明出具1.公司员工因工作需要出具档案证明，应填写《档案证明申请表》，注明证明内容及用途，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理。2.档案管理人员应根据档案内容如实出具证明，并加盖档案管理部门印章。3.出具的档案证明应注明使用范围和有效期限，不得随意扩大使用范围或延长有效期限。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对公司档案进行定期鉴定。（二）鉴定内容1.对保管期限已满的档案进行鉴定，确定是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，包括重复文件、内容虚假或无查考利用价值的文件等，进行清理。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组按照档案保管期限表，对档案逐一进行审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等信息。3.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报公司分管领导审批。（四）销毁1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指