机构档案制度管理

PAGE机构档案制度管理一、总则（一）目的为加强本机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机构各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机构档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映机构各项工作活动的真实情况，保持档案的原始性和完整性。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为机构各项工作提供有力支持。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及机密的档案应严格按照保密规定进行管理。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责机构档案的全面管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机构档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本机构的各类档案。3.指导各部门的文件材料收集、整理和归档工作，对归档文件材料的质量进行检查和监督。4.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。6.参与机构重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。7.做好档案的安全保密工作，制定安全保密制度，采取必要的安全防护措施，防止档案的泄露和损坏。8.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断完善档案管理制度和工作流程。三、档案的收集与归档（一）文件材料的形成与积累1.各部门应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的及时、完整和准确。2.在工作活动中，应按照文件材料形成的规律和特点，对文件材料进行分类整理，做到一事一卷（件）或一组一卷（件）。（二）文件材料的收集范围1.反映本机构工作活动的各类文件、报告、请示、批复、会议记录、纪要、合同、协议、统计报表等。2.机构内部的规章制度、工作计划、总结、简报、大事记等。3.机构在业务活动中形成的各类技术文件、图纸、图表、数据等。4.机构在对外交往中形成的各类信函、传真、电子邮件等。5.机构工作人员的人事档案、培训档案、考核档案等。6.机构获得的荣誉证书、奖励文件等。7.其他与本机构工作活动有关的文件材料。（三）文件材料的归档要求1.归档的文件材料应齐全完整，字迹清楚，签署完备，日期准确。2.归档的文件材料应按照规定的分类方案进行分类整理，编制归档目录。3.归档的文件材料应采用统一的纸张规格和装订方式，确保档案的整齐美观。4.归档的电子文件应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（四）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.对于重大活动和重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，可采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。3.机构：按照文件材料形成的部门或机构进行分类。4.保管期限：根据文件材料的保存价值，分为永久、长期和短期三种保管期限。（三）整理步骤1.区分全宗：将本机构形成的档案作为一个全宗进行整理，与其他机构的档案区分开来。2.分类：按照分类方法对档案进行分类，编制分类方案和分类目录。3.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。5.装订：对破损的档案进行修复，对需要装订的档案进行装订，确保档案的整齐牢固。6.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案的类别、年度、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案保管要求1.按照档案的分类和编号顺序排列档案，便于查找和利用。（三）档案的鉴定与销毁1.鉴定原则：档案鉴定应遵循全面的历史观点，以维护档案的完整与安全，便于档案的长远利用为目的。2.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。3.鉴定内容：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，确定档案的保存价值。4.保管期限划分：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管的档案是指反映本机构主要职能活动和历史面貌的，对本机构工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映本机构一般工作活动，在较长时间内对本机构工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映本机构局部工作活动，在较短时间内对本机构工作有参考价值的档案。5.鉴定方法：采用直接鉴定法，即逐件逐张地审查档案，剔除无保存价值的档案。6.销毁程序：对经过鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，报经机构负责人批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和有效利用。（二）利用方式1.查阅：本机构工作人员因工作需要查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：外单位人员因工作需要查阅或借阅本机构档案，应持单位介绍信，经本机构负责人批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。借阅档案时，应填写借阅登记表，注明借阅期限和归还日期。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。3.出具证明：档案管理部门可根据档案内容为有关单位或个人出具档案证明。出具档案证明时，应认真核对档案原件，确保证明内容的真实准确。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、归还日期等。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计：包括档案的总卷（件）数、不同类别档案的数量、不同保管期限档案的数量等。2.档案的利用情况统计：包括档案的查阅次数、借阅次数、出具证明的份数等。3.档案的整理情况统计：包括整理档案的数量、整理时间、整理人员等。4.档案的保管情况统计：包括档案库房的面积、温湿度情况、档案的破损情况等。（二）统计方法档案管理部门应定期对档案进行统计，统计数据应准确、及时、完整。统计方法可采用手工统计和计算机统计相结合的方式，将统计数据录入档案管理系统，生成统计报表。（三）统计报表档案管理部门应定期向上级主管部门和本机构领导报送档案统计报表，统计报表应包括档案数量统计报表、档案利用情况统计报表、档案整理情况统计报表、档案保管情况统计报表等。统计报表应附简要说明，对统计数据的变化情况进行分析和说明。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储和挂接，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本机构的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：建立数据安全管理制度，采取数据备份、数据加密、用户认证等安全措施保护电子档案数据安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.严格遵守电子档案管理的相关规定，对电子档案的存储、传输、利用等环节进行严格管理，防止电子档案的泄露和损坏。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员配备档案管理部门应根据工作需要配备足够数量的档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守本机构档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常管理工作。3.指导各部门的文件材料收集、整理和归档工作，对归档文件材料的质量进行检查和监督。4.开展档案信息化建设，维护档案管理系统的正常运行。5.做好