机关档案三合一制度课件

PAGE机关档案三合一制度课件一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和开发，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本“三合一”制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各内设机构及所属单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则机关档案工作实行统一领导，由办公室负责集中管理本机关档案，各内设机构及所属单位负责本部门业务档案的收集、整理和初步保管，并定期向办公室移交。2.完整准确、系统安全原则全面收集和整理机关各项工作活动中形成的档案，保证档案内容的真实、准确、完整，维护档案的系统性和安全性，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，充分发挥档案在机关工作、决策参考、历史研究等方面的作用。二、档案分类方案（一）分类依据根据机关工作职能和档案形成特点，参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将档案分为文书档案、业务档案、专门档案等类别。（二）各类档案具体分类1.文书档案党群工作类：包括党务工作、组织工作、宣传工作、纪检监察工作、工会工作、共青团工作、妇联工作等方面形成的文件材料。行政管理类：涵盖机关日常行政管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全保卫、信访工作等文件材料。业务工作类：按照机关各业务部门的工作职能，分别设立二级类目，如政策法规、行政审批、执法监督、项目管理、业务统计等，收集整理相关业务文件材料。2.业务档案行政审批档案：包括各类行政审批事项的申请材料、受理通知书、审查意见、批准文件及相关证照等。执法档案：涵盖执法检查计划、检查记录、处罚决定书、听证材料、行政复议及应诉材料等。项目档案：针对机关承担的各类项目，收集项目申报书、可行性研究报告、项目合同、项目实施过程中的文件材料、竣工验收报告等。3.专门档案声像档案：包括机关工作活动中形成的照片、录音、录像等资料，如重大会议、重要活动、领导视察、业务培训等方面的声像记录。电子档案：对机关形成的电子文件，按照电子文件管理要求进行分类整理，包括办公自动化系统产生的文件、业务系统生成的数据文件、电子邮件等。实物档案：收集机关获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物，以及具有保存价值的礼品、纪念品等。三、文件材料归档范围和保管期限表（一）文件材料归档范围1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（二）保管期限划分1.永久本机关制定的法规政策性文件材料。本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。本机关机构演变、人事任免等文件材料。本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函（批复）等。2.定期30年本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性事务管理文件材料。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函（批复）等。下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。10年本机关制发文件材料中的短期、临时性文件。本机关一般事务性管理文件材料。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函（批复）等。四、档案整理要求（一）文书档案整理1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案以“件”为单位进行整理，每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。3.按年度—保管期限—机构（问题）进行分类，编制档号。档号结构为：全宗号—年度—保管期限—件号。全宗号由上级档案行政管理部门给定，年度为文件形成年度，保管期限分为永久、30年、10年，件号为本年度内该类文件的顺序号。4.对每份文件进行编目，填写归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.将编目后的归档文件装入档案盒，档案盒应填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目，并在盒脊设置备考表，记录盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（二）业务档案整理1.行政审批档案、执法档案、项目档案等业务档案，应根据业务流程和档案形成特点，按照一定的顺序进行整理。2.行政审批档案按照审批事项的类别和时间顺序排列，将申请材料、审批过程文件、批准文件等依次整理归档。3.执法档案按照执法检查、处罚、复议等环节，分别整理相关文件材料，并建立相应的目录索引。4.项目档案按照项目前期、实施、验收等阶段，对项目文件进行分类整理，确保项目档案的完整性和系统性。5.业务档案应编制详细的档案目录，注明档案名称、形成时间、保管期限等信息，便于查阅和管理。（三）专门档案整理1.声像档案照片档案应按照照片的形成时间、内容主题等进行分类整理，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。录音、录像档案应整理成光盘或磁带，并标注档案内容、录制时间、录制人等信息，同时建立相应的文字目录。2.电子档案电子文件应按照分类方案进行分类存储，确保文件名规范、准确，便于识别和查找。建立电子档案元数据，记录电子文件的背景信息、结构信息、版本信息等，以便对电子档案进行有效管理和长期保存。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.实物档案实物档案应进行分类登记，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息。对实物进行妥善保管，确保实物的完整性和安全性。对于易损实物，应采取相应的保护措施。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，对档案的接收、移交、借阅、归还等情况进行详细记录，确保档案的安全。2.定期对档案进行清点核对，检查档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定和处置，对失去保存价值的档案进行销毁，销毁档案应严格履行审批手续，确保档案信息安全。六、档案利用（一）利用范围本机关工作人员因工作需要，可查阅、借阅本机关保管的档案。外单位因工作需要查阅本机关档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：本机关工作人员查阅档案，可直接到档案库房查阅。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理人员审核同意后，按照规定的方式和数量进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用手续1.查阅、借阅档案时，查阅人、借阅人应出示有效身份证件，并填写查阅登记表或借阅申请表。2.档案管理人员应根据查阅、借阅申请，对档案进行查找和提供，并对查阅、借阅过程进行监督管理。3.查阅、借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自转借他人。如需摘录、引用档案内容，应经档案管理人员同意，并注明出处。4.查阅、借阅结束后，查阅人、借阅人应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案数量和质量，确认无误后办理归还手续。七、档案信息化建设（一）信息化建设目标建立完善的机关档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。建立档案数字化数据库，将扫描后的档案图像及相关元数据录入数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设选用适合机关档案管理需求的档案管理软件，建立档案管理系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计等功能。在档案管理系统中设置权限管理模块，严格控制不同用户对档案的访问权限，确保档案信息安全。3.信息化安全保障建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件发生。定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（三）信息化建设实施步骤1.规划阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.准备阶段开展档案数字化设备采购、软件选型、人员培训等准备工作。3.实施阶段按照规划和准备工作要求，组织开展档案数字化、系统建设等工作。4.验收阶段对档案信息化建设项目进行验收，确保建设成果符合要求。八、监督与检查（一）监督检查职责办公室负责对本机关各内设机构及所属单位的档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保障情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对各