学院档案管理制度

PAGE学院档案管理制度一、总则（一）目的为加强学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学院档案工作实行集中统一领导，由学院综合档案室归口管理全院档案。2.完整性原则。应保证档案的全面性和系统性，涵盖学院工作的各个方面。3.准确性原则。档案内容必须真实、准确地反映学院各项活动的实际情况。4.安全性原则。采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案管理的规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管全院各类档案，对档案进行分类、编目、上架，建立健全档案检索体系。3.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，剔除失去保存价值的档案，并按规定程序办理销毁手续。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定为利用者提供档案信息，做好利用登记和统计工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（二）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、完整。2.指定专人作为兼职档案员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，接受综合档案室的业务指导和监督。3.配合综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类学院档案分为党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产设备、基建、外事、声像、实物等十二大类。具体分类如下：1.党群类：主要包括学院党组织的各种文件、会议记录、组织建设、党员管理等方面的档案。2.行政类：涵盖学院行政工作的各类文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结等档案。3.教学类：包括教学计划、教学大纲、课程教案、教学评估、实习实训等教学活动中形成的档案。4.科研类：涉及学院科研项目申报、研究过程、成果鉴定、论文著作发表等方面的档案。5.学生类：包含学生学籍管理、奖惩情况、毕业就业等学生工作相关的档案。6.人事类：主要有人事档案、师资队伍建设、职称评定、人员考核等方面的档案。7.财务类：包括财务预算、决算、会计凭证、报表、审计报告等财务工作形成的档案。8.资产设备类：涉及学院固定资产、教学设备、办公设备等的购置、使用、维护等方面的档案。9.基建类：涵盖学院基本建设项目的规划、设计、施工、验收等过程中产生的档案。10.外事类：包括学院对外交流合作、外事活动、外宾来访等方面的档案。11.声像类：主要有学院各类活动的照片、录像、录音等声像资料档案。12.实物类：包含学院获得的奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物档案。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”四级编号制。2.全宗号：暂定为学院代码。3.目录号：根据档案分类设置，每一大类对应一个目录号，用三位数字表示，如党群类为“001”，行政类为“002”等。4.案卷号：在每一个目录内，按档案形成的时间顺序或重要程度等进行排列，依次编案卷号，用四位数字表示，不足四位的前面补零。5.件号：在每一案卷内，按文件的排列顺序编件号，用两位数字表示，不足两位的前面补零。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.学院各部门、各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.学院教职员工个人在教学、科研、管理等工作中形成的重要文件、著作、论文、成果等材料。3.学院学生在学习、实践、社团活动等过程中形成的有价值的材料，如优秀作业、实习报告、获奖证书等。4.学院举办各类会议、活动、培训等形成的文件、记录、照片及相关资料。5.学院与外部单位往来的文件、信函、协议、合同等材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确兼职档案员，负责本部门、本单位档案的日常收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.兼职档案员应定期对本部门、本单位的档案材料进行清理、核对，将具有保存价值的材料收集齐全，整理分类。3.对于重要活动、重大事件形成的档案材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档，确保档案的时效性。4.教职员工和学生应按照要求及时将个人工作、学习中形成的应归档材料移交所在部门或单位的兼职档案员。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范要求，做到分类科学、编号准确、排列有序、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，将同一事由的文件材料集中在一起，编写页号、件号，填写卷内目录、备考表，装订成卷，并编制案卷封面。2.教学档案：按课程、专业、年级等分类整理，将教学计划、教案、讲稿、试卷、成绩册等相关材料分别组卷，注明课程名称、任课教师、学期等信息。3.科研档案：按照科研项目立项、研究、结题等阶段进行整理，将项目申请书、研究报告、成果鉴定材料、论文发表等材料依次排列，建立科研项目档案卷。4.学生档案：以班级为单位，按学生学号顺序整理，将学生登记表、成绩单、奖惩材料、毕业实习报告等材料装入学生档案袋，并填写档案封面。5.声像档案：按照内容分类，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，编写文字说明，制成光盘或录像带等存储介质，并进行编号。6.实物档案：对实物进行登记，注明名称、来源、日期、存放地点等信息，拍照留存，并建立实物档案目录。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.教学档案、科研档案等应在每学期结束后或项目结题后及时归档。3.学生档案在学生毕业时归档。4.声像档案、实物档案应在相关活动结束或实物形成后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门、各单位兼职档案员将整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量符合要求。2.兼职档案员填写档案移交清单，一式两份，详细注明档案的类别、数量、起止时间等信息。3.兼职档案员将档案及移交清单一并移交至学院综合档案室，综合档案室进行核对验收，无误后双方签字确认。（三）移交要求1.移交的档案应齐全完整，整理规范，编目清晰。2.档案移交清单应与档案内容相符，字迹清晰，不得涂改。3.对于电子档案，应确保数据的完整性和可读性，按照规定格式存储，并与纸质档案同时移交。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置专门的档案架、柜，按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。（二）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学院主要职能活动和历史面貌的，对学院、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：主要是反映学院一般工作活动，在较长时间内对学院工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管的档案：是反映学院局部工作，在较短时间内对学院工作有参考价值的档案，保管期限为10年。（三）档案保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。2.定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.对电子档案应定期进行备份，采用异地存储等方式，防止数据丢失。七、档案的利用（一）利用范围1.学院内部各部门、各单位因工作需要查阅档案。2.教职员工因教学、科研、管理等工作需要查阅个人或相关业务档案。3.学生因学习、毕业、就业等需要查阅个人档案。4.因工作需要，经学院批准，外部单位可查阅学院相关档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到综合档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，协助利用者查找所需档案。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合档案室审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经综合档案室审核批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并登记复制内容、数量、用途等信息。（三）利用要求1.利用者应遵守档案查阅、借阅制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。2.查阅、借阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需带出，应经综合档案室负责人批准，并办理登记手续，按时归还。3.利用者查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有问题及时处理。4.涉及学院机密的档案，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合学院实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定工作的公正性和严肃性。（二）鉴定组织成立学院档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案工作负责人及相关专家组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案的内容和价值，确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史作用、现实利用需求等因素，对档案进行综合分析，判断其价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经学院分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学院档案信息管理系统（以下简称“档案系统”），实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，方便档案的查阅、借阅和统计分析，为学院各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）档案数字化1.对学院现存的各类档案进行全面数字化扫描，确保档案内容的完整、清晰。2.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行元数据著录，完善档案的检索信息，提高档案检索的准确性和效率。（三）档案系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的在线录入、修改、删除等操作，确保档案数据的及时更新和准确。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按全宗号、目录号、案卷号、文件名、关键词等进行检索，方便利用者快速查找所需档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅服务的效率和规范性。4.统计分析功能：对档案的收进、移出、利用情况等进行统计分析，生成各类报表，为学院档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能