学校档案室各项制度

PAGE学校档案室各项制度一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及全体教职员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案服务质量，为学校各项工作提供便捷、高效的档案信息支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.对档案进行科学保管，做好档案库房的安全防护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、变质和丢失。4.建立健全档案检索体系和数据库，实现档案信息的计算机管理，提高档案查询利用效率。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为学校教学、科研、管理等工作提供决策依据。6.负责组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。7.监督指导学校各部门的档案工作，定期对各部门档案工作进行检查和考核。（二）各部门档案工作职责1.建立健全本部门档案工作制度，明确专人负责档案工作，确保档案工作的正常开展。2.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照学校档案分类方案进行分类、组卷，并定期向学校档案室移交。3.对本部门保管的档案进行妥善保管，确保档案安全。积极配合学校档案室做好档案的整理、编目、数字化等工作。4.根据工作需要，及时向学校档案室查阅利用档案，并严格遵守档案查阅利用制度。5.接受学校档案室的业务指导和监督检查，不断改进本部门的档案工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案主要包括党群工作、行政管理、教学、科研、学生工作、人事、财务、基建、设备、外事等十大类档案。具体收集范围按照国家档案局和教育部联合颁布的《高等学校档案管理办法》及学校档案分类方案执行。（二）收集要求1.各部门应按照档案形成规律和学校档案收集范围的要求，及时收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，做到齐全、完整。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行项目负责制，由专人负责收集、整理，确保档案的准确性和完整性。3.学校教职工应将个人在教学、科研、管理等工作中形成的具有保存价值的文件材料及时移交所在部门归档。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照学校档案分类方案，将收集到的档案分为十大类，每大类下再根据档案内容和特点进行细分。2.组卷：将具有内在联系的文件材料组合成卷，每卷厚度一般不超过20mm。3.编目：对每卷档案进行编号、编页、填写卷内目录、备考表等，编制全宗卷。4.装订：对破损的文件材料进行修补，去除金属物，采用线绳三孔左侧装订或缝纫机轧边装订，保持文件整齐、牢固。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.学校各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并向学校档案室移交。2.对于重大活动、重点项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后三个月内归档移交。（二）移交手续1.各部门向学校档案室移交档案时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。清单应注明档案的类别、数量、移交时间等信息。2.档案室对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。核对无误后，双方在移交清单上签字，并各保留一份存档。五、档案的保管（一）库房建设1.学校应设立专门的档案库房，库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等，确保档案存放有序、便于查找。（二）保管措施1.档案入库前应进行检查，对不符合保管要求的档案进行整理、修复或复制。2.按照档案分类顺序，将档案上架存放，并在档案柜、密集架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放位置正确。4.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节库房温湿度，使温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。5.定期对档案装具进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案装具的安全可靠。6.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，制定安全管理制度，严禁无关人员进入档案库房。六、档案的利用（一）利用范围学校档案主要为学校教学、科研、管理、对外交流等工作服务，同时也为社会有关方面提供利用。利用范围包括查阅、借阅、复制等。（二）利用手续1.校内各部门因工作需要查阅档案，须填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.校外单位或个人查阅学校档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经学校档案工作分管领导批准后，到档案室办理查阅手续。查阅重要档案还须经学校主要领导批准。3.查阅档案时，查阅人员应在档案室指定地点进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，须经档案室工作人员同意，并按规定办理登记手续。4.借阅档案须填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，须办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案室应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、利用目的等信息。登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和发展的观点，从学校工作的实际需要出发，准确判定档案的价值，确保有保存价值的档案得到妥善保管，无保存价值的档案及时销毁。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由分管档案工作的领导、档案室负责人及有关部门的专家组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次全面鉴定，确定档案的存毁。2.随时鉴定：对学校重大活动、重点项目等形成的档案，在活动结束或项目完成后及时进行鉴定。3.综合鉴定：根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的价值，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案的类别、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清单经学校档案工作分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。销毁过程中应确保档案信息无法恢复，销毁后应将销毁清单归档保存。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、自动化管理和智能化服务，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，图像格式应为JPEG或TIFF。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，确保图像清晰、完整。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立电子档案数据库。4.数据审核：对数字化档案数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。（三）系统功能1.档案管理：实现档案的收集、整理、编目、归档、保管、利用等全过程管理。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、类别、年度、保管期限等进行检索，方便快捷地查询档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批、登记、归还等功能，对借阅情况进行实时跟踪。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为学校档案工作决策提供依据。5.安全管理：设置用户权限，对系统登录、数据访问等进行安全控制，确保档案信息安全。（四）数据备份与维护1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立数据维护机制，定期对电子档案数据库进行检查和维护，确保数据的正常运行。3.及时更新档案信息化管理系统，优化系统功能，提高系统的稳定性和兼容性。九、档案工作人员职责（一）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、上架、保管、利用等。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理水平。4.严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。5.根据工作需要，积极开展档案编研工作，为学校提供档案信息服务。6.完成领导交办的其他档案工作任务。（二）档案兼职人员职责1.协助本部门档案管理人员做好档案的收集、整理工作，