学校档案室制度

PAGE学校档案室制度一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案室对全校档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于档案的开发利用。2.真实性原则。归档的文件材料应真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容的客观、准确。3.完整性原则。全面收集、整理学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.规范性原则。档案的整理、保管、利用等工作应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，做到规范有序。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的安全与完整。3.对学校各部门、各单位的档案工作进行监督指导，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.积极推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平，开发利用档案信息资源，为学校各项工作提供服务。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的及时归档和有效利用。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确，并按照规定的时间和要求移交档案室。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，协助档案室做好档案的收集、整理和移交等工作。3.严格执行学校档案工作规章制度，积极配合档案室开展档案管理工作，接受档案室的监督指导。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作，确保档案质量，提高服务水平。3.严格遵守档案安全保密制度，维护档案的安全与机密，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力，适应档案事业发展的需要。三、档案的收集与归档（一）归档范围1.党群工作类：包括学校党委、工会、团委等组织形成的各类文件材料，如会议记录、工作计划、总结、统计报表、重要活动资料等。2.行政管理类：包括学校行政部门形成的各类文件材料，如学校规划、规章制度、会议纪要、人事任免、教学管理、科研管理、财务管理、后勤管理等方面的文件。3.教学工作类：包括教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件、学生成绩册、实习实训材料、毕业论文（设计）等教学过程中形成的各类文件材料。4.科学研究类：包括科研项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告、学术论文、著作等科研活动中形成的各类文件材料。5.基本建设类：包括学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等文件材料。6.仪器设备类：包括仪器设备的购置申请、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等文件材料。7.出版物类：包括学校编辑出版的学报、校报、文集、教材等出版物的编辑、出版过程中形成的各类文件材料。8.外事工作类：包括学校对外交流合作、出访来访、国际合作项目等外事活动中形成的各类文件材料，如协议、合同、邀请函、接待计划、会议纪要等。9.财会工作类：包括学校财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财会工作中形成的各类文件材料。10.学生工作类：包括学生学籍管理、奖助学金评定、学生奖惩、毕业生就业等学生工作中形成的各类文件材料。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.文件材料应按照形成时间先后顺序排列，保持文件之间的有机联系。3.归档的文件材料应采用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水、纸质档案等，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。4.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行整理和归档，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档时间1.各部门、各单位应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交档案室。2.科研项目、基本建设项目、仪器设备购置等专项工作完成后，应及时将相关文件材料整理归档，并移交档案室。3.学生毕业时，应将学生档案材料整理归档，移交学校档案室统一保管。（四）归档程序1.各部门、各单位的档案兼职人员按照归档范围和要求，对本部门、本单位的文件材料进行收集、整理和分类。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案一并移交档案室。3.档案室对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。4.经检查验收合格的档案，由档案室进行编号、装订、上架等整理工作，并录入档案管理系统。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、教学工作、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、外事工作、财会工作、学生工作等十大类。2.每大类下再根据档案的具体内容和性质进行细分，形成二级、三级类目，如行政管理类下可分为学校规划、规章制度、会议纪要等二级类目，规章制度下再分为教学管理、科研管理、财务管理等三级类目。（三）整理要求1.遵循档案整理的一般方法和步骤，对归档文件进行分类、编号、编目、装订等工作。2.分类应科学合理，层次分明，便于查找和利用。编号应连续、准确，编目应清晰、完整，装订应牢固、整齐。3.纸质档案应使用统一规格的档案盒和卷皮，按照分类顺序依次排列上架。电子档案应按照规定的存储方式和命名规则进行存储和管理。五、档案的保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备（如除湿机）、防虫设备（如防虫药）、防盗设备（如监控系统、防盗门）等，确保档案的妥善保管。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和学校实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校具有长远利用价值的档案，如学校章程、重要会议记录、学校发展规划、重大科研成果等。3.长期保管的档案是指在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。（四）档案保管要求1.按照档案的保管期限和类别，分别存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误，发现问题及时处理。3.对破损、褪色、字迹模糊等不符合保管要求的档案，应及时进行修复或复制。4.严格遵守档案安全保密制度，非档案工作人员未经允许不得进入档案室，档案管理人员不得擅自将档案带出档案室。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，准确判定档案的价值，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案工作兼职人员以及相关业务专家组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的价值。2.综合鉴定法。结合档案的形成背景、利用情况、保管状况等因素，综合判断档案的价值。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对已满保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，填写档案销毁清单，详细注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。3.档案销毁清单经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报学校分管领导审批。4.经批准销毁的档案，由档案室会同相关部门指定专人进行销毁，并在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点工具、执行人员等，记录材料应归档保存。（五）销毁要求1.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人。2.销毁档案应采用安全可靠的方式，确保档案信息无法恢复。七、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计：包括档案查阅、借阅的人次、卷次等。3.档案保管状况统计：包括档案的完好率、破损率、遗失率等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况、保管状况等进行记录。2.利用档案管理系统，对档案数据进行实时统计和分析，生成统计报表。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。2.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验教训，为改进档案管理工作提供依据。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务为本原则。以服务学校教学、科研、管理等各项工作为宗旨，积极为师生员工和社会各界提供档案利用服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，严格遵守档案安全保密制度，确保档案信息的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。（二）利用范围1.本校师生员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要，经学校相关部门批准，可查阅、借阅本校有关档案。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关规定进行管理和利用，未经批准不得查阅、借阅。(三)利用方式1.查阅：师生员工和外单位人员可到档案室查阅档案，查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息，并在档案室工作人员的陪同下进行查阅。2.借阅：本校师生员工因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。外单位人员借阅档案，需经学校相关部门批准，并按照规定的程序办理借阅手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容。（四）利用审批1.本校师生员工查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。2.外单位查阅、借阅档案，需经学校相关部门负责人审批，重要档案需经学校分管领导审批。（五）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用者等信息进行详细记录。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.推进档案信息资源共享，为学校教学、科研、管理等各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化：对库存档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，建立档案数字化副本库。2.档案管理系统建设：购置或开发档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理，具备档案检索、借阅管理、权限控制、数据备份等功能。3.档案信息资源整合：整合学校各部门、各单位的档案信息资源，实现档案信息的集中统一管理和共享利用。4.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的措施，确保档案