天山区采购制度

PAGE天山区采购制度一、总则（一）目的为了规范天山区各部门的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天山区内所有机关单位、企事业单位、社会团体等组织（以下简称“各部门”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受社会监督，保障各参与方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：各部门和供应商在采购活动中应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立天山区采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由区政府相关领导、各相关部门负责人组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立天山区采购中心，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购中心应配备专业的采购人员，其职责包括：1.贯彻执行采购制度和流程。2.组织编制采购文件，发布采购信息。3.受理供应商报名，组织开标、评标、定标等活动。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。5.整理和归档采购文件及相关资料。（三）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的实施进度和质量负责。其职责包括：1.根据工作需要，编制采购申请，经部门负责人审核后提交采购中心。2.参与采购文件的编制和评审工作，提供专业意见。3.协助采购中心与供应商进行沟通和谈判，确保采购项目符合实际需求。4.负责采购项目的验收工作，出具验收报告。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的合理性和可行性。同时，应充分考虑市场价格波动因素，预留一定的弹性空间。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，经部门负责人审核、财务部门复核后，报采购领导小组审批。审批通过后的采购预算作为年度采购计划的依据。2.对于超出预算的采购项目，需求部门应提出追加预算申请，说明原因和必要性，按照预算审批程序进行审批。未经批准，不得超预算采购。（三）预算执行与调整1.采购中心应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.在采购过程中，如遇市场价格波动较大等因素导致预算不足，需求部门应及时提出调整预算申请，经采购领导小组批准后进行调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额达到[X]万元以上。工程类：单项合同估算价达到[X]万元以上。服务类：单项或批量采购金额达到[X]万元以上。3.公开招标应按照以下程序进行：采购中心编制招标文件，发布招标公告。供应商报名，采购中心对报名供应商进行资格审查。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：采购中心确定邀请供应商名单，发出投标邀请书。供应商响应投标邀请，采购中心对响应供应商进行资格审查。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购中心成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告，邀请供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，供应商提交报价文件和响应文件。谈判小组确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购中心与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：需求部门提出单一来源采购申请，说明理由和必要性。采购中心组织论证，形成论证意见。采购领导小组审批单一来源采购申请。采购中心与供应商协商价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：采购中心编制询价文件，向潜在供应商发出询价单。供应商报价，采购中心对报价进行比较和评估。确定成交供应商，发出成交通知书。采购中心与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应附相关的技术文件、市场调研资料等，以便采购中心准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购申请表提交采购中心后，采购中心对其进行形式审查。如申请表填写不完整或不符合要求，采购中心应通知需求部门进行补充或修正。2.经形式审查合格的采购申请表，由采购中心提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等因素进行审批，并签署审批意见。（三）采购实施1.根据采购领导小组的审批意见，采购中心按照规定的采购方式组织采购活动。2.在公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式中，采购中心应发布采购公告或邀请书，组织开标、评标、谈判等活动，并按照相关法律法规和程序确定中标供应商或成交供应商。3.在单一来源采购和询价采购方式中，采购中心应按照规定的程序与供应商进行协商、比较和确定成交供应商。（四）合同签订1.采购中心与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购中心应将合同副本送需求部门和财务部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物或服务进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收程序进行。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.如验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货。整改或退换货完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购中心建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。3.供应商准入程序：供应商向采购中心提交准入申请，提供相关证明材料。采购中心对供应商提交的材料进行审核，必要时进行实地考察。审核通过的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购中心定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。2.评价和考核指标包括：供货质量：产品符合采购合同约定质量标准的情况。交货期：按时交货的情况。售后服务：响应速度、解决问题的能力等。价格：报价的合理性和竞争力。商业信誉：遵守合同、诚信经营的情况。3.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限制采购或淘汰等处理。（三）供应商信息管理1.采购中心建立供应商信息库，记录供应商的基本信息（包括名称、地址、联系方式等）、资质证书、业绩情况、评价考核结果等内容。2.定期更新供应商信息库，确保信息的准确性和及时性。同时，对供应商信息进行保密管理，防止信息泄露。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购中心应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.内部监督内容包括：采购程序的执行情况、采购文件的编制和评审情况、采购合同的签订和履行情况等。3.采购中心应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况报告采购领导小组。（二）外部监督1.接受社会公众的监督，采购信息应及时公开，保障公众的知情权和监督权。2.财政、审计等部门依法对采购活动进行监督检查，采购中心应积极配合，提供相关资料和信息。（三）审计1.审计部门对采购项目进行定期审计或专项审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.审计内容包括：采购预算的执行情况、采购方式的选择、采购合同的签订和履行、采购资金的使用等。3.根据审计结果，提出审计意见和建议，对违规行为依法进行处理。八、法律责任（一）采购中心及相关人员责任1.采购中心及相关人员在采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，由其所在单位或上级主管部门责令改正，并视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：应当采用公开招标方式而擅自采用其他采购方式的。擅自提高采购标准的。以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。在采购过程中与供应商恶意串通的。在采购活动中接受贿赂或者获取其他不正当利益的。其他违反法律法规和本制度规定的行为。2.采购中心及相关人员因工作失误给采购人或供应商造成损失的，应当依法承担赔偿责任。（二）供应商责任1.供应商在采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，由采购中心责令改正，并视情节轻重给予警告、限制采购或取消供应商资格等处理；给采购人造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正