天津会计档案管理制度

PAGE天津会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强天津地区会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天津市行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）定义会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.单位应当加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。2.单位的档案管理机构负责会计档案工作的指导、监督和检查，会同会计管理机构对已到保管期限的会计档案进行鉴定，编制会计档案销毁清册，组织会计档案销毁工作。3.单位的会计管理机构负责会计档案的收集、整理、保管、利用等工作。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，包括总分类账、明细分类账等。2.明细账，包括三栏式明细账、多栏式明细账、数量金额式明细账等。3.日记账，包括现金日记账、银行存款日记账等。4.固定资产卡片及其他辅助性账簿。（三）财务会计报告1.月度、季度、半年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表和附注等。2.年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表和附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。2.银行对账单。3.纳税申报表。4.会计档案移交清册。5.会计档案保管清册。6.会计档案销毁清册。7.其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理（一）分类标准会计档案按照形成时间、类别进行分类。先按年度分类，再在每个年度内按会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等类别分别整理。（二）编号方法1.会计凭证：按照月份顺序编号，每月从1号开始连续编号。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等分别编号，编号应连续、清晰。3.财务会计报告：按照年度和报告类别编号，如“[年度]资产负债表[1]”“[年度]利润表[2]”等。4.其他会计资料：按照资料类别和形成时间编号。（三）装订要求1.会计凭证应按月装订成册，加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等内容，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后及时整理装订，封面应注明单位名称、账簿名称、年度等内容。3.财务会计报告应在年度终了后按照规定的格式和内容进行整理装订，封面应注明单位名称、年度、报告类别等内容。4.其他会计资料应根据资料的性质和特点进行整理装订，确保整齐、牢固。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务会计报告：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点单位应当设置专门的会计档案保管库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全保管。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的完整无缺。3.对电子会计档案应进行备份，并存储在磁性介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的利用（一）查阅程序1.单位内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人批准后，到会计档案保管部门查阅。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经本单位负责人批准后，由会计档案保管部门安排专人陪同查阅。3.查阅会计档案时，查阅人员应在查阅登记薄上签名或盖章，注明查阅日期、查阅内容等。（二）复制规定1.单位内部人员复制会计档案，应填写《会计档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途、复制份数等，经所在部门负责人批准后，到会计档案保管部门办理复制手续。2.外部单位复制会计档案，应持有单位介绍信，注明复制内容、复制用途、复制份数等，经本单位负责人批准后，由会计档案保管部门安排专人负责复制，并收取一定的复制费用。3.复制的会计档案应加盖单位公章，并在复制登记薄上注明复制日期、复制内容、复制份数等。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定机构单位应当成立会计档案鉴定工作小组，由单位档案管理机构、会计管理机构及相关业务部门的人员组成，负责对已到保管期限的会计档案进行鉴定。（二）鉴定程序1.会计档案鉴定工作小组应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，根据会计档案的保管期限和实际使用情况，提出鉴定意见。2.对仍有保存价值的会计档案，应当重新划定保管期限；对无保存价值的会计档案，应当及时进行销毁。3.会计档案鉴定工作小组应形成会计档案鉴定意见书，注明鉴定日期、鉴定人员、鉴定意见等，并由单位负责人签署意见。（三）销毁程序1.经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。2.电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。（四）不得销毁的会计档案1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。2.单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。七、监督检查（一）监督检查主体天津市财政部门、档案行政管理部门按照各自职责，对本行政区域内单位的会计档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案的归档范围是否符合规定。2.会计档案的整理是否规范。3.会计档案的保管是否安全。