基建档案管理制度及流程

PAGE基建档案管理制度及流程一、总则（一）目的基建档案是公司/组织在基本建设活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，它全面反映了基建项目从规划、设计、施工到竣工验收等全过程的真实情况。为加强基建档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有基建项目档案的管理，包括新建、改建、扩建等各类工程项目。（三）基本原则1.集中统一管理原则基建档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的档案缺失或混乱。2.全程跟踪原则从项目立项开始，对基建项目各个环节形成的档案进行全程跟踪收集、整理和归档，保证档案与项目建设同步。3.真实准确原则基建档案应如实反映项目建设的实际情况，数据准确、内容完整，不得弄虚作假。4.便于利用原则基建档案的整理和保管应便于查阅和利用，满足公司/组织内部各部门及相关单位对档案信息的需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善基建档案管理制度及流程，并监督执行。2.指导和协助各部门做好基建文件材料的形成、积累和整理工作。3.集中统一管理基建项目档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。4.定期对基建档案进行检查和评估，确保档案质量。5.参与基建项目竣工验收，对档案的完整性和准确性进行审核。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在基建项目建设过程中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定及时移交档案管理部门。2.明确专人负责基建档案管理工作，确保项目档案与项目建设同步推进。3.配合档案管理部门做好基建档案的整理、鉴定、利用等工作。（三）勘察设计单位职责1.在项目勘察设计过程中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行整理和归档，并及时向建设单位移交。2.对移交的勘察设计档案的完整性和准确性负责。（四）施工单位职责1.负责收集、整理和归档施工过程中形成的各类文件材料，包括施工技术文件、施工记录、质量检验报告、竣工图等。2.按照合同要求和档案管理规定，按时向建设单位移交施工档案。3.确保施工档案的真实、准确、完整，符合档案管理标准。（五）监理单位职责1.负责对施工单位档案管理工作进行监督和指导，审核施工单位报送的档案资料。2.收集、整理和归档监理过程中形成的文件材料，如监理规划、监理细则、监理月报、监理通知等，并及时移交建设单位。3.协助建设单位做好基建档案的验收工作。三、基建文件材料的形成与积累（一）项目立项阶段1.项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等文件材料。2.项目前期调研资料、专家论证意见、会议纪要等。（二）勘察设计阶段1.勘察报告、设计图纸、设计变更通知、技术交底文件等。2.设计合同、勘察合同、审图意见及回复等。（三）项目招投标阶段1.招标文件、投标文件、中标通知书、合同文件等。2.招投标过程中的会议纪要、往来函件等。（四）施工阶段1.施工组织设计、施工方案、技术交底记录、施工日志等。2.原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、设备开箱验收记录等。3.隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.工程进度报表、工程签证单、工程联系单等。5.施工过程中的照片、录像等影像资料。（五）监理阶段1.监理规划、监理细则、监理月报、监理通知等。2.监理日志、旁站记录、平行检验记录等。3.监理对工程质量、进度、安全等方面的监督检查记录。（六）竣工验收阶段1.工程竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书等。2.工程竣工结算报告、财务决算报告等。3.工程竣工图，包括建筑、结构、电气（强电、弱电）、给排水、消防、暖通等专业竣工图。4.竣工验收会议纪要、整改通知及整改报告等。四、基建档案的整理（一）整理原则基建档案应按照项目建设程序、专业分类和形成时间顺序进行整理，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.工程前期文件包括项目立项、可行性研究、环境影响评价、勘察设计、招投标等文件材料。2.施工文件按照建筑工程施工质量验收统一标准的分部工程进行分类，如地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给水排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯等。每个分部工程再根据施工文件的性质和内容进一步细分，如施工技术文件、施工记录、质量检验报告等。3.监理文件按照监理工作的不同阶段和内容进行分类，如监理规划、监理细则、监理月报、监理通知、监理日志等。4.竣工图按照专业分类，如建筑竣工图、结构竣工图、电气竣工图、给排水竣工图、消防竣工图、暖通竣工图等。竣工图应加盖竣工图章，并由编制人、审核人签字确认。（三）编号规则基建档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的识别和管理。编号可采用分类编号法，即按照档案分类体系进行编号。例如：工程前期文件：以“QT”表示，后面依次为年份、项目序号、文件序号，如QT20230101。施工文件：以分部工程名称的拼音首字母表示，如地基与基础为“DJJC”，后面依次为年份、项目序号、分部工程序号、文件序号，如DJJC2023010101。监理文件：以“JL”表示，后面依次为年份、项目序号、文件序号，如JL20230101。竣工图：以专业名称的拼音首字母表示，如建筑为“JZ”，后面依次为年份、项目序号、专业序号、图纸序号，如JZ2023010101。（四）装订要求1.归档文件材料应采用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.图纸折叠成A4大小，图面朝里，标题栏露在外面，采用三孔一线装订。（五）编目要求1.基建档案应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容。2.每个案卷应编制案卷封面，案卷封面应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等内容。3.编制案卷目录，案卷目录应包括案卷号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等内容。五、基建档案的归档与移交（一）归档要求1.项目建设部门应在项目建设过程中，按照档案管理要求，及时将形成的文件材料进行整理归档，确保档案的完整性和准确性。2.归档文件材料应齐全完整，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。3.归档的电子文件应与纸质文件内容一致，并按照档案管理要求进行存储和管理。（二）移交时间1.勘察设计单位应在项目勘察设计任务完成后，及时向建设单位移交勘察设计档案。2.施工单位应在工程竣工验收后[X]个月内，向建设单位移交施工档案。3.监理单位应在监理工作结束后，及时向建设单位移交监理档案。4.项目建设部门应在项目竣工验收合格后，将项目建设过程中形成的所有档案整理汇总，移交档案管理部门。（三）移交手续1.档案移交时，移交单位应填写档案移交清单，清单应包括案卷号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等内容，并由移交单位和接收单位双方签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交单位沟通解决。六、基建档案的保管（一）保管场所基建档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.基建档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。电子档案应按照档案分类体系进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和查询。（三）保管期限基建档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如项目立项批复、可行性研究报告（重大项目）、工程竣工验收报告、工程竣工图等。2.长期保管的档案凡是反映公司/组织一般职能活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为[X]年。如工程前期文件中的一般性文件、施工过程中的主要文件等。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为[X]年。如工程进度报表、工程签证单等。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对基建档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定确无保存价值的，应编制档案销毁清册，报经公司/组织领导批准后进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。七、基建档案的利用（一）利用范围基建档案的利用范围包括公司/组织内部各部门、相关单位以及因工作需要查阅档案的外部单位和个人。（二）利用方式1.查阅利用公司/组织内部各部门及相关单位因工作需要查阅基建档案的，应填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外部单位和个人查阅基建档案的，应持有单位介绍信或相关证明材料，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅利用因工作需要借阅基建档案的，应填写档案借阅申请表，经本部门负责人签字同意，并经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。3.出具证明因工作需要，档案管理部门可根据基