关于行政事务中公务用车信息化的研究

第一章引言钥匙放在哪了？谁拿走了钥匙?管钥匙的人不在？钥匙丢了？钥匙什么时间被领走了？技术工人什么时候去了工作现场？管理重要的钥匙怎么办！………钥匙的管理是一个大问题！在公司用车管理上，传统的对车辆钥匙进行管理一般都是依赖人，她/他将被管理的钥匙进行登记好，挂上标识牌放进柜子里或是简易的钥匙管理柜挂上。当有人来取钥匙的时候，做一下记录收集使用者的信息。在一些安全意识差的地方钥匙的管理更加混乱、如钥匙放在桌子上、衣兜里、或者是锁在抽屉里，这些都对日常的财产管理带来了诸多隐患，尤其对于车辆的使用管理造成管控失责！钥匙依靠人工管理，取/还钥匙过程容易出现管理混乱，管理钥匙的人不在、调离或遇其他原因，使用人员无法及时提取相应的钥匙，当遇到紧急情况或事故时找不到钥匙这类事件时有发生，管理稍好的地方，只能通过签到簿一遍一遍的查找钥匙使用信息。为此，为了更好地做好车辆钥匙管理的工作，本文从信息化的角度出发，通过智能钥匙管理柜系统，解决公务用车信息化管理事宜。第二章系统概述本系统是针对公务车辆钥匙智能管理系统，它融合了钥匙管理的新理念和计算机技术，对钥匙进行了科学化、智能化的集中管理，它具有安全、方便、管理功能强大等特点。它能对所授权的钥匙进行严格的管理，并能详细的记录钥匙使用者的情况。尽最大可能地解决了因钥匙管理不当引发的各种问题和事件。应用智能钥匙管理柜系统后，每个取钥匙人员都需要通过认证身份后才可以提取钥匙，并自动记录取钥匙的时间、人员姓名、还钥匙的时间等信息，没有授权的人员无法提取到任何钥匙，为安全管理提供了保障，钥匙必须在规定的时间内归还至钥匙智能管理柜中，以便于使用时快速找到所需钥匙。同时也可以对钥匙使用的违规操作进行记录，通过该系统查询违规时间段钥匙提取人的身份，并根据违规情况结合相关管理制度进行相应的管理，为智能化管理提供科学依据。2.1设计思想智能钥匙管理系统建成以后，不仅要满足目前的钥匙管理需求，还要满足后续持续发展的管理需求，因此系统在稳定运行的前提下，需要超前的设计管理理念，在系统设计上处处体现“管理信息化”的总体设计思想。管理信息化是以信息化带动工业化，实现企业管理现代化的过程，将现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变企业生产方式、经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式，重新整合企业内外部资源，提高企业效率和效益。本着尽可能为使用者提供最便利的使用方式的原则，加速钥匙管理的因时、因需控制钥匙管理，智能钥匙柜能够提供更安全，高效的协议接口，为钥匙柜后续的功能扩充，新功能二次开发预留接口，以满足用户不断发展的需求。2.2设计原则结合公务车辆钥匙管理的实际功能要求，在系统设计与实施中既要体现钥匙管理设备的科技含量，也注重满足不断发展的用户需求。安全性、可靠性安全性、可靠性是钥匙管理设备的首要准则，钥匙管理的特殊性在于它背后所代表的企业拥有的资产，更确切的可以说钥匙智能管理系统是对用户企业资产的管理。这就要求该系统具有较高的安全性及可靠性，且可连续不间断工作，以确保系统的稳定性，保证人员正常使用。另一方面，要从管理着手，指定科学的管理制度和操作规范，超前考虑各类突发情况的应急预案，注重设备运行的环境（如气温，湿度，防雷，防震等），以确保设备的可靠运转。实用性智能钥匙管理柜的设计既是高档次的也是实用的，硬件对外接口提供标准网络接口，提供高层次的二次开发协议接口，易懂易学，兼容性好，具有高度的灵活性和扩展性。可维护性各模块各司其职，既是独立的，又是统一的。各模块有相应的工作状态指示，一旦出现不可自我恢复的故障，维护人员可以根据相应的故障指示，进行维护，模块化设计便于独立维护，不影响钥匙智能管理柜的整体使用，让维护更加的简单，真正做到“人到故障除”。第三章系统功能3.1功能特点钥匙智能管理系统提供一套最完善的钥匙管理解决方案。首先将平时使用的钥匙与含有RFID射频电子芯片智能钥匙栓，一起通过防撬铅封固定在一起，锁定在钥匙智能柜里的钥匙智能读头上面，只有授权人员才可以使用。钥匙智能管理系统可以使你完全控制谁能取钥匙，并能记录钥匙在使用中的情况。对公务车辆通过钥匙智能管理系统可以智能、清楚、客观、高效的智控起来，减少了专人钥匙发放，提高了工作效率的同时大大减少了管理费用的支出。管理者通过计算机轻点鼠标就可以提供出全面准确的钥匙使用情况信息！从此钥匙不再怕找不到了，钥匙使用情况一目了然。钥匙取/还可以实现自助式，不需要再通过人为因素来保障取到钥匙，也不再会因为平时管理钥匙的人不在就取不到钥匙的难堪事情发生。节假日休息、放假、开会、外出、离职等诸多人员变动因素都不会再影响钥匙正常的使用。功能特点：只有授权的人员可以拿到钥匙。不用人员管理和监督，钥匙任何时候都可以提取。提高工作效率，节约生产成本，因为我们能很快找到拿钥匙的人。钥匙丢失少了，便于及时查找。实现钥匙取/还信息远程控制、查询。RFID智能钥匙栓与钥匙绑定，使得钥匙均具备唯一身份识别，可追踪所有钥匙的使用记录，随时知道钥匙的去向不在通过签到簿查看钥匙资料。每一个钥匙智能读头都独立CPU、电锁锁控钥匙；所有钥匙处于锁控状态，降低风险和强化执行没有权限的人不能碰到单位财产，对固定资产进行有效的管理。每一把钥匙的管理都可以设定使用人员的时间段和使用时长。杜绝工作人员非工作时间取出钥匙；钥匙位置不但在屏幕上以中文、数字形式显示,并且钥匙所在位置的LED发光显示定位；取钥匙的人经过身份认证后智能钥匙位上的LED显示灯显示他权限下可取钥匙；交还钥匙是固定式不会影响系统对钥匙的识别，安全性更高；用户身份识别除基本指纹、密码、刷卡方式以外，还可以兼容其他的身份识别仪；另备应急机械门锁，在遇紧急情况下可以通过机械强制开门；系统自动记录所有的操作信息；可提供一次性用户编码给予临时使用人员借用钥匙；限制功能，除管理员外，其他任何人员都不可以对某个用户的密码进行修改。3.2系统设备组成智能钥匙管理系统采用各种通信协议组网方式，系统设备主要包括钥匙智能管理柜，智能钥匙栓、智能控制读头、智能生物指纹读卡器，工控主机五部分组成。RFID智能钥匙栓与实体钥匙通过一次性防撬铅封固定，使之数字化。工控主机用来提供人机交互方式，当有钥匙取还、开/关门、通/断电等事件发生时，它可以记录具体人员、时间和钥匙等信息，并自动存储在数据库系统中。另外，系统可提供对外开放接口，与其他系统如视频监控系统、门禁控制系统等进行联动。智能钥匙管理系统的构成：3.2.1智能钥匙柜体钥匙机柜采用钢制的坚固外壳和智能化控制系统保证钥匙的安全。3.2.2RFID智能钥匙栓RFID智能钥匙栓是为实现对实体钥匙进行智能标识而设计，内嵌具备唯一编码的RFID芯片，注塑工艺，达到绝缘、防水的效果，其外观结构如下图所示。将智能钥匙栓、实物钥匙一并穿入防撬钢环，然后使用一次性密封扣封住防撬钢环的开口处，非破坏不可拆卸。如要更换绑定的钥匙，必须使用暴力破坏,从而防止钥匙被恶意拆除替换，保证钥匙使用的安全性。实物如下图所示：3.2.3智能控制模块RFID智能钥匙栓锁控装置集成了对RFID钥匙栓的身份识别、开关控制以及钥匙位置操作提示等功能模块，并使其同时受控于管理终端，实现对RFID钥匙栓存取的实时监控和安全保管，提高钥匙管理工作的效率。钥匙栓锁控装置是智能钥匙柜的基础，主要由以下部分组成：管理终端、读卡槽、检测开关、读卡线圈、电磁锁开关。3.2.4智能生物指纹识别模块智能生物指纹识别模块集成读卡器和指纹仪，具备钥匙栓识读和指纹录入的功能，用于（钥匙归还时）采集钥匙编码信息、注册人员卡号、注册人员指纹、验证人员指纹等业务功能。3.2.5工控主机强大的工业级工控主机不单是可以对钥匙和使用人员进行保存和管理，并且还可以对钥匙系统进行操作，与接口互通和数据存储上传。3.3系统软件设计3.3.1软件开发及运行环境开发语言及IDE版本：C#，MicrosoftVisualStudio2008软件运行（工控电脑）环境：操作系统：Windows7cpu:I5内存:4G硬盘:256G运行环境：.net3.5数据库：MicrosoftSQLSERVER2008(或以上)3.3.2软件功能模块3.4主要功能实现3.4.1取钥匙用户选择取钥匙时，根据系统提示在触摸屏输入人员编号，根据提示录入指纹（如图所示），系统在该人员编号下的指纹库中匹配指纹信息，验证通过后，系统认为该人员为授权用户，同时判断出其具体使用权限等信息。接下来如图所示，系统通过屏幕或指示灯的方式（蓝色LED）提示该人员权限内的所有钥匙，某钥匙被选中（红色LED）后，柜门弹开同时控制锁控模块释放相应的钥匙栓，等待用户取用。取钥匙身份认证界面选择取钥匙界面取钥匙LED位置指示灯示意图3.4.2还钥匙默认情况下，归还钥匙时不需要对人员身份进行认证。用户选择“还钥匙”后，将智能钥匙栓贴近钥匙栓识读检指纹仪的感应区，采集到钥匙信息后，系统进行钥匙匹配来验证钥匙归属并判断钥匙所在位置，验证通过后，打开柜门，在对应的钥匙孔位指示灯自动亮起以提示位置，引导用户正确归还钥匙，如下图所示。采集归还钥匙编码归还钥匙位置提示界面3.4.3管理员设置管理员登录系统，对钥匙柜及终端机参数、人员、钥匙和使用权限进行设置，如下图所示。3.5接口设计系统可提供多种形式的数据接口，实现与其它业务系统进行联动。

第四章服务体系和管理措施4.1服务体系流程图服务体系流程简图：4.2售后服务4.1.1服务介绍为保障整个系统能正常和顺利运行。自系统安装开通之日起，可以将向用车单位提供包括电话热线技术指导、现场故障排除、故障设备维修、网络软件升级和用户技术培训等在内的各种用户技术与质量保障服务。售后服务质量保障体系须包括以下几个要点：专业的售后服务队伍完善的技术支持和服务遍布全国的服务基地充足的人才、资金及技术资源丰富的系统实施经验严格的技术、工程规范4.1.2售后服务承诺技术支持服务范围内提供多种形式、非常灵活的服务方式来满足用车单位的不同需求，可以在全国各地设有技术支持服务中心，专职处理用户的服务请求。服务事项优惠服务方法系统验收检测由专业工程师和该系统相关负责人员及技术人员一起对设备系统进行统一的验收测试，投入试运行。经系统调试和试运行，和用户共同确认设备的性能符合技术规范后，完成设备验收。热线电话支持服务用户方人员可将故障报修或技术咨询服务请求通过技术支持响应中心的热线电话，或以传真和电子邮件的形式报告给支持工程师。4.1.3维护计划系统维护与维修小组的工作分为四种方式：热线电话、EMAIL支持；远程在线诊断和调试；现场服务等。4.3快速响应技术支持服务用户系统在出现问题时，可立即以电话及传真方式通知要求快速响应技术服务。技术人员在接到通知后，将及时了解情况并对问题作出初步判断，指导用户技术人员尽快排除故障。必要时，安排技术人员到现场解决问题。4.4保修期后技术服务保修期后，应该一如既往地向用户提供全面、永久性的技术服务。现场服务费、设备配件成本、设备运费、维修费等在内的相应费用由用户方承担。其中包括免费提供技术咨询和热线指导排除故障。4.5良好服务的保证在售后服务与技术支持过程中，一个项目从立项到实施，到最终提交给用户及提交后系统的维护和产品维修，都有非常严格的制度和规定。这样做，不但能确保各项工作按步骤有计划地进行，最重要的是确实保证了用车单位的利益，同时满足用户的需要服务。参考文献[1]黄坤.整治私车