医院档案保管制度

PAGE医院档案保管制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在规范医院各类档案的保管工作，维护档案的真实性、准确性和系统性，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类档案，包括但不限于医疗文书档案、行政管理档案、教学科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。任何部门和个人不得篡改、伪造档案。3.完整性原则全面收集医院在各个方面形成的档案资料，保证档案的种类齐全、内容完整，避免重要档案的遗漏。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.便于利用原则档案管理工作应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，满足医院各项工作对档案信息的需求。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医院设立专门的档案管理部门，负责医院档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，并根据工作需要合理设置档案库房、阅览室、办公室等工作场所。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家有关法律法规和医院实际情况，制定和修订医院档案保管制度及相关配套制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织、指导和监督医院各科室、部门的档案收集工作，对收集到的档案进行分类、整理、编目，使其系统化、条理化，便于保管和利用。3.档案保管建立健全档案保管制度，采取科学合理的保管措施，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查、清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。4.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，经批准后进行销毁，确保档案的质量和价值。5.档案统计与分析对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，建立档案统计台账，定期进行分析研究，为医院档案管理决策提供依据。6.档案利用服务积极开展档案利用工作，为医院医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息支持。根据利用者的需求，及时、准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。7.档案信息化建设推进医院档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。8.培训与指导组织开展档案业务培训，提高医院全体员工的档案意识和档案管理水平。对各科室、部门的档案工作进行指导和监督，确保档案管理工作规范有序开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗文书档案包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、医嘱单、护理记录、手术记录、病理报告等各类医疗文书。2.行政管理档案医院行政部门在行政管理活动中形成的文件材料，如会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、请示报告、批复等。3.教学科研档案教学档案包括教学计划、教学大纲、教案、讲稿、学生成绩册、教学评估材料等；科研档案包括科研项目申报书、研究方案、实验数据、科研成果、学术论文等。4.人事档案员工个人的履历、学历、职称、考核、奖惩、工资等方面的档案材料。5.财务档案会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿、财务报表、财务审计报告、税务资料等财务核算和管理过程中形成的文件材料。6.设备档案设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废鉴定等与设备相关的文件材料。7.基建档案医院基本建设项目从项目立项、规划、设计、施工到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工图等。（二）收集要求1.及时性各科室、部门应在工作结束后及时将形成的档案材料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性，避免档案材料的散失。2.完整性移交的档案材料应齐全完整，包括文件的正件与附件、底稿与印件等，不得遗漏重要内容。3.准确性档案材料的内容应真实准确，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案整理的质量要求。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行分类。例如，医疗文书档案可按科室、病种、年度等进行分类；行政管理档案可按职能部门、文件类型进行分类。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和检索。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速查找和利用档案。4.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行装订，使其整齐美观，便于保管。装订时应注意保持档案材料的原貌，不得随意裁剪或损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管场所1.档案库房档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房应安装防火、防盗报警装置，配备温湿度调节设备、防虫药品、灭火器材等设施。2.阅览室设置专门的档案阅览室，为利用者提供查阅档案的场所。阅览室应保持安静、整洁，配备必要的桌椅、照明设备和计算机等设施，方便利用者查阅档案资料。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列上架存放。档案架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。同时，应建立纸质档案的借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。2.电子档案保管电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，如磁带、光盘、硬盘等。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.特殊载体档案保管对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照不同的载体类型进行分类保管。照片档案应冲印成照片并进行编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物等信息；录音、录像档案应转录成数字格式，并进行备份存储，同时建立相应的目录索引，便于查找和利用。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。如医院的重要规章制度、重大医疗事件记录、医院发展规划等档案。2.长期保管在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。如一般的医疗文书档案、行政管理档案、教学科研档案等。3.短期保管在较短时间内对医院工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。如临时性的通知、一般性的报表等档案。（四）档案保管的检查与维护1.定期检查档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。每年至少进行一次全面检查，并做好检查记录。2.日常维护档案管理人员应做好档案保管场所的日常清洁、通风、温湿度调节等工作，确保档案保管环境符合要求。同时，对发现的档案损坏、霉变、虫蛀等问题，应及时采取措施进行处理。3.安全防范加强档案保管场所的安全防范工作，严格执行门禁制度，防止无关人员进入档案库房。定期检查防火、防盗、防虫等设施设备的运行情况，确保其正常有效。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.档案内容标准根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行鉴定。重要的、具有历史意义和现实指导作用的档案应予以保留；内容重复、价值不大的档案可考虑销毁。2.保管期限标准按照档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定销毁。超过保管期限且确无保存价值的档案，可进行销毁处理。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门根据档案的保管期限，对到期档案进行初步筛选，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.详细审查鉴定工作小组对拟鉴定销毁的档案进行详细审查，查阅档案内容，综合考虑档案的价值和利用需求，提出存毁意见。3.审批确定鉴定工作小组提出的存毁意见报医院主管领导审批。经批准后，确定最终的销毁档案清单。（四）销毁程序1.编制销毁清册对批准销毁的档案，编制销毁清册。销毁清册应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、数量等信息。2.实施销毁按照销毁清册，采用适当的方式对档案进行销毁。纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式销毁；电子档案应进行数据删除或格式化处理，并确保存储设备无法恢复数据。3.监销销毁档案时，应指定专人监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁记录存档将销毁清册、销毁过程记录等相关材料整理归档，作为档案鉴定与销毁工作的凭证。六、档案的利用（一）利用范围医院档案的利用范围包括医院内部各科室、部门在医疗、教学、科研、管理等工作中的查阅利用，以及外部单位因工作需要依法依规进行的查阅利用。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案阅览室查阅纸质档案或通过档案信息管理系统查阅电子档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，确保利用者能够顺利查阅所需档案。2.借阅对于确需借出档案的利用者，应办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件内容一致，加盖档案管理部门印章。