内蒙古实物档案管理制度

PAGE内蒙古实物档案管理制度一、总则（一）目的为加强内蒙古地区实物档案的管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥实物档案在各项工作中的凭证和参考作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于内蒙古自治区内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的实物档案管理。（三）定义实物档案是指各单位在工作和活动中形成的，具有保存价值的，以物质形态存在的各种载体的文件材料，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、题词、手稿、照片、录音、录像、实物样本等。（四）管理原则实物档案管理应遵循集中统一管理、分级负责、分类科学、便于利用的原则。二、实物档案的收集（一）收集范围1.反映本单位重大活动、重要事件、荣誉成就的实物，如奖杯、奖牌、证书、锦旗等。2.具有历史、文化、艺术价值的实物，如古代文物、民族工艺品、名人字画等。3.与本单位业务相关的实物样本、模型、教具等。4.本单位使用过的印章、题词、手稿等。5.其他具有保存价值的实物。（二）收集渠道1.各部门在工作中形成的实物档案，应及时移交档案管理部门。2.通过捐赠、购买、交换等方式获得的实物档案，应办理相关手续后移交档案管理部门。3.档案管理部门定期对各部门进行实物档案收集情况的检查，督促各部门及时移交实物档案。（三）收集要求1.实物档案应保持原貌，不得随意损坏、涂改、丢失。2.收集实物档案时，应同时收集相关的文字说明材料，包括实物的名称、来源、时间、背景、用途等。3.对收集到的实物档案，应进行详细登记，建立实物档案收集清单。三、实物档案的整理（一）分类标准实物档案应按照实物的类别、来源、时间等因素进行分类。具体分类如下：1.荣誉类：包括奖杯、奖牌、证书、锦旗等。2.文物类：包括古代文物、民族工艺品、名人字画等。3.业务类：包括实物样本、模型、教具等。4.印章类：包括本单位使用过的各类印章。5.题词类：包括领导、名人为本单位的题词。6.手稿类：包括本单位重要领导、专家的手稿。7.照片、音像类：包括与本单位相关的照片、录音、录像等。8.其他类：包括上述类别以外的其他具有保存价值的实物。（二）编号方法实物档案应进行编号，以便于管理和查找。编号方法如下：1.编号应按照分类顺序进行，每个类别从001开始编号。2.编号应采用数字与字母相结合的方式，如“R00101”，其中“R”表示荣誉类，“001”表示该类别下的第1个实物档案，“01”表示该实物档案的版本号或序号。（三）编目要求实物档案应进行编目，编目内容包括实物档案的编号、名称、来源、时间、背景、用途、保管期限、密级等。编目应采用纸质和电子两种形式，纸质编目应装订成册，电子编目应存储在档案管理系统中。（四）整理流程1.档案管理人员对收集到的实物档案进行初步审核，检查实物档案的完整性和准确性。2.按照分类标准对实物档案进行分类，确定编号。3.对实物档案进行编目，填写编目卡片或录入档案管理系统。4.将编目后的实物档案进行整理，按照类别和编号顺序排列，装入档案盒或档案柜中。四、实物档案的保管（一）保管场所实物档案应存放在专门的档案库房或保管场所，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备根据实物档案的特点和保管要求，配备必要的保管设备，如档案柜、档案盒、陈列架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（三）保管期限实物档案的保管期限应根据其价值和重要程度确定，一般分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管：反映本单位重大历史事件、重要活动、荣誉成就等具有重要历史价值和文化价值的实物档案。2.长期保管：反映本单位主要业务活动、重要工作成果等具有一定历史价值和参考价值的实物档案，保管期限为10年以上。3.短期保管：反映本单位一般性工作活动、日常事务等具有一定保存价值的实物档案，保管期限为10年以下。（四）保管要求1.实物档案应按照类别和编号顺序排列，整齐存放，便于查找和利用。2.定期对实物档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对易损、易变质的实物档案，应采取特殊的保管措施，如密封、防潮、防虫等。4.对实物档案的保管情况应进行记录，建立实物档案保管台账。五、实物档案的利用（一）利用范围实物档案的利用范围包括本单位内部的工作查考、经验总结、宣传教育、文化建设等，以及对外交流合作、学术研究、社会服务等。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供实物档案的查阅服务。查阅时，利用者应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.借阅：因工作需要，利用者可以借阅实物档案。借阅时，利用者应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过15天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制：利用者可以根据需要复制实物档案。复制时，利用者应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。4.展览：档案管理部门可以根据需要举办实物档案展览，展示本单位的历史文化和工作成果。展览时，应制定展览方案，明确展览主题、内容、形式等，并做好展览的组织和管理工作。（三）利用要求1.利用者应遵守档案管理规定，爱护实物档案不得损坏、涂改、丢失。2.利用者不得擅自将实物档案带出档案库房或保管场所，如需带出，应办理相关手续。3.利用者在利用实物档案过程中，如发现问题应及时向档案管理部门报告。4.档案管理部门应建立实物档案利用登记制度，对利用情况进行详细记录。六、实物档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则实物档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、科学严谨的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织实物档案的鉴定工作由档案管理部门负责组织，成立鉴定小组。鉴定小组由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。（三）鉴定内容1.实物档案的真实性、完整性和准确性。2.实物档案的价值和保管期限。3.实物档案的密级和保密期限。（四）鉴定方法1.查阅档案资料：查阅实物档案的相关文字说明材料、编目卡片、保管台账等，了解实物档案的形成背景、来源、用途等。2.实地考察：对实物档案的存放地点、保管状况等进行实地考察，了解实物档案的实际情况。3.专家咨询：邀请相关领域的专家对实物档案进行咨询，听取专家的意见和建议。4.综合分析：对查阅档案资料、实地考察、专家咨询等结果进行综合分析，确定实物档案的鉴定结论。（五）销毁程序1.鉴定小组根据鉴定结果，提出实物档案的销毁意见，填写实物档案销毁申请表。2.实物档案销毁申请表经档案管理部门负责人审核、单位分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实物档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的安全、彻底。4.销毁完毕后，监销人应在实物档案销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、监督与检查（一）监督检查主体本单位的档案管理部门负责对实物档案管理工作进行监督检查，定期对各部门的实物档案管理情况进行检查和评估。（二）监督检查内容1.实物档案的收集、整理、保管、利用等环节的工作情况。2.实物档案管理制度的执行情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各部门的实物档案管理情况进行全面检查，检查内容包括实物档案的数量、质量、保管状况等。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各部门的实物档案管理情况进行抽查，重点检查实物档案的收集、整理、利用等环节的工作情况。3.专项检查：针对实物档案管理工作中的突出问题或重要事项，档案管理部门组织专项检查，及时发现和解决问题。（四）问题处理1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门发出