档案材料移交保管责任规范

档案材料移交保管责任规范一、总则（一）目的依据。为规范档案材料移交与保管工作，明确相关责任，确保档案安全，依据《中华人民共和国档案法》及国家档案局相关规定制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于本单位各部门之间、单位与单位之间、单位与档案馆之间的档案材料移交与保管活动。二、组织领导（一）领导机构。成立档案材料移交保管工作领导小组，由分管档案工作的单位领导担任组长，各部门负责人为成员，全面负责档案材料移交保管工作的组织协调与监督。（二）职责分工。领导小组下设办公室，办公室设在档案管理部门，负责日常工作。各部门负责人对本部门档案材料移交保管工作负总责，档案管理人员具体实施。三、档案材料移交（一）移交条件。档案材料形成完毕后，经部门负责人审核，符合归档要求的，应及时移交档案管理部门。（二）移交程序。1.提交申请。移交方填写档案材料移交申请表，详细列明移交档案的名称、数量、时间等信息。2.审核备案。档案管理部门对移交申请进行审核，符合规定的予以备案。3.清点交接。档案管理部门与移交方共同清点档案材料，核对无误后，双方在移交清点记录上签字确认。4.归档登记。档案管理部门将移交档案进行登记，录入档案管理系统，并指定专人保管。（三）移交要求。1.完整性。移交的档案材料应完整、齐全，不得缺件、漏页。2.真实性。移交的档案材料应真实反映工作情况，不得伪造、篡改。3.及时性。档案材料应在规定时间内完成移交，不得拖延。四、档案材料保管（一）保管场所。档案材料应存放在符合档案保管要求的专用库房内，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。（二）保管要求。1.分类整理。档案材料应按照分类方案进行整理，确保分类准确、排序合理。2.编目上架。档案材料整理完毕后，应编制档案目录，并按目录顺序上架存放。3.定期检查。档案管理部门应定期对档案材料进行检查，发现破损、霉变等情况，应及时进行修复或处理。4.保密管理。涉密档案材料应严格按照保密规定进行保管，不得擅自复制、传播。（三）保管期限。档案材料的保管期限分为永久、长期、短期三种，具体期限根据档案材料的重要程度和使用需求确定。五、档案材料利用（一）利用条件。利用档案材料应遵守国家法律法规和单位相关规定，不得损害国家利益、集体利益和个人合法权益。（二）利用程序。1.提出申请。利用方填写档案材料利用申请表，详细列明利用档案的名称、目的、时间等信息。2.审批同意。档案管理部门对利用申请进行审批，符合规定的予以同意。3.查阅利用。利用方在档案管理人员指导下，查阅利用档案材料，并做好登记。4.归还确认。利用完毕后，利用方应将档案材料归还档案管理人员，并进行确认。（三）利用要求。1.严格审批。档案材料的利用应严格审批，不得擅自查阅、复制涉密档案材料。2.规范操作。查阅利用档案材料应规范操作，不得损坏档案材料。3.保护隐私。利用档案材料时，应注意保护个人隐私，不得泄露涉密信息。六、责任追究（一）失职责任。档案管理人员失职、渎职，造成档案材料损毁、丢失、泄密的，应依法依规追究责任。（二）追责方式。对失职、渎职的档案管理人员，视情节轻重，给予警告、记过、降级、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）责任界定。1.移交责任。移交方未按规定移交档案材料，造成损失的，由移交方承担责任。2.保管责任。保管方未按规定保管档案材料，造成损失的，由保管方承担责任。3.利用责任。利用方未按规定利用档案材料，造成损失的，由利用方承担责任。七、附则（一）解释权。本规范由档案管理部门负责解释。（二）施行日期。本规范自发布之日起施行。（三）修订程序。本规范根据实际情况需要，可进行修订，修订程序按原发布程序执行。（四）配套措施。档案管理部门应制定配套措施，确保本规范的有效实施，包括但不限于档案管理制度、档案人员培训、档案设施设备更新等。（五）监督机制。成立档案材料移交保管工作监督小组，定期对档案材料移交保管工作进行监督检查，发现问题及时整改。（六）考核评价。将档案材料移交保管工作纳入单位绩效考核体系，对工作表现突出的部门和个人给予表彰奖励，对工作不力的部门和个人进行批评教育。（七）持续改进