教学材料《管理学基础》-10

项目十

控制的技术与方法

任务一

人员与行为控制任务二作业控制任务三预算控制任务四综合控制方法任务五实训任务任务一人员与行为控制一、人员控制（一）人员控制的概念怎样选择人员？怎样使职工的行为更有效地趋向组织目标？这就涉及到人员行为的控制问题。（二）人员控制的方法1．鉴定式评价方法2．实地审查方法3．强选择列等方法4．成对列等比较法5．偶然事件评价法（三）人员控制系统构成人员控制系统主要由三部分构成：控制对象是员工的行为；控制主体是各级管理者；控制信息主要有岗位说明书、操作规程、人员履历、工作汇报、绩效考评信息等，控制方法包括直接监督、职位设计、人事调整、培训、股票期权、报酬、绩效考评、文化建设等。人员控制系统的功能主要表现在三个方面：为岗位或任务配备合适的人员；明确任务及偏差的责任人；调动员工士气，提高员工的执行能力和自我控制能力。课堂练习苏北某市是江苏最贫困的市之一。该市只有极个别具有高技术含量的企业，科创公司就是其中之一。它原是一家国有企业，主要生产变压器。但经营不佳，亏损严重。为了加快经济发展，市政府决定以比较低的价格将科创公司让民营企业家向科买断产权，组建股份有限公司。买断的条件是在原有的四百多个工人中，保留一百多人。向科是一位十分精明能干且具有比较优良素质的企业家，受过高等教育，在特区搞过经营。接受后，他进行两项改革：一是提高科技开发的投入比重；二是提高销售成本比例。前者由1%提高5%，后者由3%提高到12%。两项措施都比较有力地推动了企业的经营。不过，这些高比例的销售费用中相当一部分被产品推销人员用来作为回扣或向有关人员送礼打开市场。向科认为，现在该企业的产品虽然在同行业中市场占有率不算最高，但前景很乐观。另外，在改制后的第二年，他解雇了原企业留下的部分工人。估计不需要多长时间，保留的一百多个工人中相当多的工人都要被解雇。向科认为，他已陷入经济与道德、企业自身发展与履行社会责任的困境中。首先，作为本地的窗口企业，它的发展必将推动地域经济的发展，然而，提高销售成本会滋长企业经营中的一些不道德现象，形成不正当的竞争。其次，低价买断产权时，承诺接受一百多名工人，实践证明，相当一部分难以达到他的管理要求。于是，要么花大量经费培训这些工人，要么解雇他们。这样做，一方面不能履行改制时的承诺，另一方面会导致新的社会问题。为了本企业的发展，向科选择了后者。问题：你认为，在这种困境中，经营者应当如何抉择？能否存在两全其美的措施？如果不行，选择解决问题的侧重点应在哪里？二、行为控制（一）行为控制的概念行为控制是指基于直接的个人观察，对人们的具体活动进行控制。当工作成绩的要求或标准已众所周知而需要用个人观察来提高效率时，通常运用行为控制。（二）行为控制的影响因素1．组织目标的接受程度。2．标准的合理化水平。3．衡量业绩是否恰当。4．来自组织传统的压力。课堂练习煮鸡蛋的学问一个中国人和一个德国人每天早餐都是一杯牛奶和一个鸡蛋，中国人把鸡蛋往锅里一放，然后出去洗漱或干点别的事情，等再回来鸡蛋就煮好了。但德国人会用一个差不多刚好装得下一个鸡蛋的专门容器，下面焊一托盘，然后加满水，1分钟水就开了，3分钟就关火。关火之后他们利用余热再煮3分钟，把鸡蛋煮到刚刚达到营养价值最高的状态。接下来用凉水泡3分钟，使这个蛋很好剥皮，德国人认为这样做很标准。跟中国人相比，他们节约了4/5的水、2/3的热，同时还让鸡蛋达到了最佳的营养状态。问题：通过以上的案例，给你带来什么样的启示？（三）行为控制的要领与方法1．保持一种不带偏见的控制观。2．鼓励下属参与制定标准。3．运用“事实控制”，而不用主管的、权威的控制。4．在实施控制中，应对个人需求和组织“社会结构”的压力具有敏感性。知识介绍行为控制手段在实践中，管理者常常用以下行为控制的手段增大员工按期望的方式行事的可能性。1．甄选。识别和雇用那些有价值观、态度和个性符合管理当局期望的人。2．目标。当员工接受了具体的目标，这些目标就会指导和限制他们的行为。3．职务设计。职务设计的方式在很大程度上决定着人们可从事的任务、工作的节奏，人们之间的相互作用，以及类似的活动。4．定向。定向规定了员工何种行为是可接受的或不可接受的。5．直接监督。监督人员亲临现场，可以限制员工的行为和迅速发现偏离标准的行为。6．培训。正式培训计划向员工传授期望的工作方式。7．传授。老员工正式和非正式的传授活动向新员工传递了“该知道和不该知道”的规则。8．正规化。正式的规则、政策、职务说明书和其他规章制度规定了可接受的行为和禁止的行为。9．绩效评估。员工会以使各项评价指标看上去不错的方式行事。10．组织报酬。报酬是一种强化和鼓励期望行为和消除不期望行为的手段。11．组织文化。通过故事、仪式和高层管理的表率作用，传递了什么构成人们的行为的信息。任务二作业控制任务情境马格纳国际公司马格纳国际公司是北美十大配件厂之一。这家加拿大公司生产有4，000种零配件——从飞轮到挡泥板，一应俱全。它为几乎所有在美国设有工厂的大汽车制造商提供配件。例如，它是克莱斯勒汽车公司的最大配件供应商。马格纳的高层管理当局长期以来力求使公司保持一种松散的结构，并给予各单位管理者充分的自主权。在80年代中期，该公司拥有亿万名员工，年销售额近十亿加元。员工们被组织到120个独立的企业中，每个企业都以自己的名义开展活动，但只设有一个工厂。马格纳公司的宗旨是，使各单位保持较小规模（不超过200人）以鼓励创新精神并将责任完全落实到工厂经理身上。当某个工厂争取到了超过其生产能力的业务时，马格纳公司不是扩大该工厂的规模，而是重新配置同样的生产设施，开办一个新的工厂。

这种结构在80年代运作的相当好，10年内总销售额增长了13倍。工厂经理们以接近完全自治的方式，大胆的扩展他们的业务。他们不仅获得他们工厂的赢利，而且可以分享从他们的业务中分离出去的新建工厂的赢利。这样，不用公司出面干预，工厂经理们就会主动设立新厂，向外举债，并与汽车制造商签订供货合同。但1990年泡沫破灭。那时，汽车的销售量大幅度下降。受扩张动机驱使的马格纳管理者给公司带来了十亿美元的新债务。1990年，马格纳公司的销售额为16亿美元，而亏损达到1.91亿美元。公司陷入了严重的经营危机。问题：马格纳公司陷入困境的原因是什么？你认为马格纳公司应采取何种措施以走出困境？一、作业控制的概念作业控制，通常又称生产调度，是指生产作业计划执行过程中，有关产品生产数量和进度的控制。其主要目的是保证完成生产作业计划所规定的产品产量和交货期限指标。二、作业控制的流程控制的基本过程主要有以下三步。（一）建立明确的控制标准。（二）根据标准衡量目标实施的成效。（三）纠正实际结果同目标的偏差。三、作业控制的方法广义上，作业控制通常包括生产进度控制、在制品控制、库存控制、生产调度等。（一）生产进度控制生产控制的核心就是进度管理，主要包括以下三点：1．投入进度控制，是进度控制第一环节，指在产品生产中对产成品的投入日期、数量，及对原材料、零部件投入提前期的控制；2．工序进度控制指在生产中对每道工序上的加工进度的控制；3．产出进度控制指对成品的出产日期、出产数量的控制。（二）在制品控制其工作内容主要包括以下四点：1．合理确定在制品管理任务和组织分工；2．认真确定在制品定额，加强在制品控制，做好统计与核查工作；3．建立、健全在制品的收、发与领用制度；4．合理存放和妥善保管在制品。（三）库存控制库存控制主要需要解决这些问题。哪些物品要有库存？哪些应多存？哪些应少存？何时订货？订多少？等。（四）生产调度生产调度工作的主要内容如下。1．检查、督促和协助有关部门及时做好各项生产作业准备工作；2．根据生产需要合理调配劳动力，督促检查原材料、工具、动力等供应情况和厂内运输工作；3．检查各生产环节的零件、部件、毛坯、半成品的投入和产出进度，及时发现生产进度计划执行过程中的问题，并积极采取措施加以解决；4．对轮班、昼夜、周、旬或月计划完成情况的统计资料和其他生产信息进行分析研究。任务情境张海是某地区一个小镇的镇长，他给小镇各业务部门起草了一份年度预算。在预算中，他把各部门的费用平均分配到十二个月里。过了半年，自来水厂从预算中省下不少钱。与此同时，公路保养部门却大大地超支了。张海尖锐地批评了保养公路的管理人员在控制使用预算上没有尽力，然而，在解决问题时，他提议把自来水厂积余的部分转到公路预算上，以此平衡这一年度的开支。李宏是公路管理人员，他说自己完全有理由为超支辩解。苏丽是自来水厂的主管，她坚决反对从预算中挪走那笔资金。问题：公路管理人员有哪些理由为自己辩护?任务三预算控制一、预算控制的概念和作用（一）预算与预算控制的概念预算控制是指通过编制预算，然后，以其为基础，来执行和控制组织运行，并比较预算与实际的差异，分析差异产生的原因，然后，对差异进行处理的各项活动。（二）预算控制的作用1．保证企业资金的周转。2．有利于企业的可持续发展。3．提高部门、员工的工作效率。课堂练习程某是一家有一定规模的中小企业的经营者，这几年在艰难的创业过程中渡过了一个又一个难关，克服了一个又一个困难，及时抓住了市场机遇，使企业在很短时间内得以迅速成长壮大。但是，随着企业规模的不断扩大，管理上常显得捉襟见肘。例如，明明账上有利润，但在接一项重要订单时，突然发现资金周转不过来。又如，在进行某一业务时，总认为会有一定的利益，但结果又往往与预想不符。李某经营着一家化工厂，生意做得红红火火的，有了一定的资金积累。这几年看到房地产赚钱，于是投资办了一家房地产公司，但楼盖到一半，突然发现钱不够用。其原因是：每一项工程费用都超出计划费用，原已筹集的资金已不敷使用，而银行看到该公司停工，也不再贷款，原来的贷款又到了期。李某焦头烂额。问题：以上两个案例的发生原因是什么？产生这些问题的症结到底在哪儿？二、预算控制的类型（一）经营预算经营预算是指企业日常发生的各项基本活动的预算。它主要包括销售预算、生产预算、直接材料采购预算、直接人工预算、制造费用预算、单位生产成本预算、推销及管理费用预算等。（二）投资预算投资预算是对企业的固定资产的购置、扩建、改造、更新等，是在可行性研究的基础上编制的预算。（三）财务预算财务预算是指企业在计划期内反映有关预计现金收支、经营成果和财务状况的预算，主要包括“现金预算”、“预计损益表”和“预计资产负债表”等。

三、危险倾向预算过繁是一种危险。预算工作中的另外一种危险倾向，是让预算目标取代了企业目标，也是说，发生了目标的置换。四、预算编制的程序在现代管理系统中，预算一般由组织的高层管理人员与控制人员制定，然后，传达给下级管理人员和员工。预算编制的程序一般包括以下六个步骤。（一）组织下属各职能部门制定本部门的预算方案，呈交给上级负责人审核。（二）各归口负责人对所属部门的预算草案进行综合平衡，并制定本系统的总预算草案。（三）各系统将其预算草案呈交预算委员会（一般由高层领导和有关专家组成）审核，进行综合平衡。（四）预算委员会审核各系统预算草案，并与高层管理者进行协调和进行综合平衡后，拟订出本组织的预算方案。（五）预算委员会与最高决策人磋商，拟订出整个组织的预算方案。（六）预算委员会将整个组织的预算方案提交总经理或董事会审批，审批后再逐级返回下去。下属各部门得到的是经过平衡、有所变动的最终部门预算。知识介绍会议成本分析制度会议成本分析制度是日本太阳工业公司的预算方法。日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间(小时)。公式中平均工资乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。五、预算控制的方法（一）增减量预算法增减量预算法是指在上年度预算实际执行情况的基础上，考虑了预算期内各种因素的变动，相应增加或减少有关项目的预算数额，以确定未来一定期间收支的一种预算方法。如果在基期实际数基础上增加一定的比率，则叫“增量预算法”；反之，若是在基期实际数基础上减少一定的比率，则叫“减量预算法”。（二）零基预算法零基预算法就是指对所有的单位收支，完全不考虑以前的水平，重新以零为起点而编制的预算形式。零基预算在编制年度预算时，对各项预算支出均不以上年预算为基数，一切从零开始，按日常经费和专项经费两部分重新核定，做到该保留的保留，应取消的取消，确需增加的予以增加。运用零基预算的方法编制预算，在操作上需要把握好以下四个步骤：1．列出所有预算项目，即需要花钱的项目，逐一分析其必要性；2.在分析的基础上确定哪些项目是必须保留的；3.对保留安排预算的项目进行排序，一般按照轻重缓急的顺序权衡轻重，区分层次，确定先后次序；4．有序地分配资金，编制预算。（三）固定预算与弹性预算固定预算，又称静态预算，是根据预算期内正常的、可实现的某一业务量水平为基础来编制的预算。用这个方法做出来的预算，算多少是多少，一般情况下，金额都不变。所以，适用于固定费用或者数额比较稳定的预算项目。（四）定期预算与滚动预算定期预算是以不变的会计期间作为预算期。多数情况下该期间为一年，并与会计期间相对应。滚动预算是指在编制预算时，将预算期与会计期间脱离，随着预算的执行，不断地补充预算，逐期向后滚动，使预算期间始终保持在一个固定的长度（一般为2个月）。课堂练习一家生产慢跑、网球等运动鞋的公司发现它的一些主要竞争对手在和它进行一场价格大战。为了弥补降低了的销售收入，公司经理安排了削减成本的计划，由三部分组成。主要目标是减少原材料成本的10％、生产成本的15％以及销售成本的5％。问题：公司打算用哪种控制手段来达到这些目标?任务四综合控制方法一、资料设计法资料设计就是设计一个专门的系统或程序，以保证为各种职能或各层管理人员提供最必需的资料。二、审计控制审计是对反映组织的资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表通过进行审核、鉴定，以判断其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。审计控制分为三种主要类型，即外部审计、内部审计和管理审计。（一）外部审计（二）内部审计（三）管理审计课堂练习驴子的感叹唐太宗贞观年间，长安城西的一家磨坊里，有一匹马和一头驴子。它们是好朋友，马在外面拉东西，驴子在屋里推磨。贞观三年，这匹马被玄奘大师选中，出发经西域前往印度取经。17年后，这匹马驮着佛经回到长安。它重到磨坊会见驴子朋友。老马谈起这次旅途的经历：浩瀚无边的沙漠，高入云霄的山岭，凌峰的冰雪，热海的波澜……那些神话般的境界，使驴子听了大为惊异。驴子惊叹道：“你有多么丰富的见闻啊！那么遥远的道路，我连想都不敢想。”“其实，”老马说，“我们跨过的距离是大体相等的，当我向西域前行的时候，你一步也没停止。不同的是，我同玄奘大师有一个遥远的目标，按照始终如一的方向前进，所以，我们打开了一个广阔的世界。而你被蒙住了眼睛，一生就围着磨盘打转，所以，永远也走不出这个狭隘的天地。”问题：以上的寓言故事给你带来什么样的管理启示？三、全面质量管理全面质量管理（以下简称TQM）是组织为了保证和提高产品质量，综合运用一整套质量管理体系、手段和方法所进行的系统管理活动。具体来说，就是组织召集全体员工和有关部门参加，综合运用现代科学和管理技术成果，控制影响产品质量的全过程和各因素，最经济地研制、生产和提供用户满意的产品的系统管理活动。全面质量管理有以下特点：全面质量管理的对象——“质量”的含义是全面的，即不仅要管产品质量，还要管产品质量赖以形成的工作质量；全面质量管理的范围是全面的，即要求实现全过程的管理，要求把不合格品消灭在它的形成过程中，做到防检结合，预防在先，并从全过程各环节致力于质量的提高；全面质量管理要求参