数据应用及基础 7

项目5创建和应用报表《数据库应用基础（Access2019）》项目目标理解报表视图和组成掌握使用报表工具和报表向导创建报表的方法掌握使用标签向导和空白报表工具创建报表的方法掌握使用报表设计工具创建报表的方法掌握创建分组/汇总报表和子报表的方法掌握设置报表面向和打印报表的方法本章目录01任务5.1使用报表工具创建报表02任务5.2使用报表向导创建报表03任务5.3使用标签向导创建报表04任务5.4使用空白报表工具创建报表05任务5.5使用报表设计工具创建报表06任务5.6创建分组汇总报表07任务5.7创建和使用子报表08任务5.8创建包含图表的报表09任务5.9预览和打印报表使用报表工具创建报表5.1任务5.1使用报表工具创建窗体–1/3报表的定义报表用于对数据库中的数据进行计算、分组、汇总和打印是按照指定格式输出信息的理想方式。报表与窗体的区别报表：主要用于打印输出，不能修改数据。窗体：主要用于数据输入与交互。报表的数据来源来自表或查询其他信息存储在报表的设计中报表的四大视图报表视图：查看最终效果布局视图：边看数据边调整布局设计视图：修改报表结构打印预览：查看打印效果任务5.1使用报表工具创建窗体–2/3使用报表工具快速创建报表操作步骤打开“教务管理数据库”选择“学生基本信息”查询作为数据源在“创建”选项卡中单击“报表”命令系统自动生成报表，显示在布局视图中保存报表，命名为“学生基本信息”报表工具特点说明最快创建报表的方式自动显示数据源中的所有字段可在布局视图或设计视图中进一步调整任务5.1使用报表工具创建窗体–3/3报表的主要组成部分报表页眉：报表开头，显示标题、徽标等页面页眉：每页顶部，重复标题组页眉/组页脚：分组显示与汇总主体：每条记录的核心内容页面页脚：每页底部，显示页码报表页脚：报表末尾，显示总计等视图切换方式使用Access窗口右下角的视图按钮切换可在“报表视图”“布局视图”“设计视图”“打印预览”之间自由切换使用报表向导创建报表5.2任务5.2使用报表向导创建报表–1/3报表向导——更灵活的报表创建方式报表向导的优势可选择报表中显示的字段支持来自多个表或查询的字段可设置分组、排序提供多种布局方式（块、递阶、大纲）适用场景当需要按特定条件组织数据（如按系部查看教师信息）时，报表向导更为灵活。任务5.2使用报表向导创建报表–2/3使用报表向导创建报表的主要步骤启动报表向导：“创建”选项卡→“报表”组→单击“报表向导”选择字段：不要中途点击“下一步”，直到所有字段添加完成从“系部表”中选择“系部名称”从“教师表”中选择教师编号、姓名、性别、出生日期、入职时间、籍贯、

学历、职称确定查看数据的方式：选择“通过系部”查看数据设置分组与排序分组：可不添加分组。可按系部、班级等字段组织数据，便于分类查看排序：按“教师编号”升序。最多支持4个字段排序，可升序或降序任务5.2使用报表向导创建报表–3/3使用报表向导创建报表的主要步骤选择布局布局方式：递阶：层次清晰，适合分组结构块：紧凑整齐，适合数据密集型报表大纲：结构简洁，便于阅读方向：纵向勾选“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”命名并完成报表标题：按系部打印教师信息选择“预览报表”查看效果使用标签向导创建报表5.3任务5.3使用标签向导创建报表–1/2什么是标签报表标签是一种类似于名片的特殊报表常用于制作通信地址标签、教师/员工信息卡片、物品标识标签标签向导的优势提供多种标准标签型号（如Avery系列）自动按列排列，无需手动调整布局支持自定义标签尺寸可设置字体、颜色、排序等适用场景当需要将数据以多列卡片形式打印输出时，标签向导是最快捷的工具。任务5.3使用标签向导创建报表–2/2使用标签向导创建教师标签报表准备数据源创建“教师基本信息”查询添加字段：系部名称、教师编号、姓名、性别、入职时间、

籍贯、学历、职称启动标签向导：选中查询→“创建”选项卡→“报表”组→单击“标签”选择标签型号：选择标准型号（如C2166）或自定义尺寸设置文字格式：字体、字号、字型、文本颜色设计标签内容：在原型中输入文字从“可用字段”添加字段（格式：{字段名}）按Enter键换行设置排序：按“系部名称”和“教师编号”排序命名并完成：报表名称为“教师基本信息标签”，选择“查看标签的打印预览”{系部名称}{姓名}（{性别}）编号：{教师编号}学历：{学历}职称：{职称}使用空白报表工具创建报表5.4任务5.4使用空白报表工具创建报表–1/3什么是空白报表使用“空报表”命令，在布局视图中打开一个空白报表可手动添加字段和控件，完全自定义报表内容。适用场景要对报表布局、字段位置进行精细控制在报表上只放置少量字段时与前三种方式的对比特性报表工具报表向导标签向导空白报表字段选择自动全选手动选择手动选择手动拖拽多表支持不支持支持需查询支持布局自由度低中中高适用场景快速浏览自定义报表标签卡片完全自定义任务5.4使用空白报表工具创建报表–2/3使用空白报表创建学生成绩报表操作流程创建空白报表“创建”选项卡→“报表”组→单击“空报表”显示字段列表“设计”选项卡→“工具”组→“添加现有字段”添加字段（注意顺序：遵循表之间的一对多关系，确保数据显示正确）展开“学生表”，拖入学号、姓名展开“成绩表”，拖入成绩展开“课程表”，拖入课程名称（插入姓名与成绩之间）任务5.4使用空白报表工具创建报表–3/3使用空白报表创建学生成绩报表操作流程添加标题“设计”选项卡→“页眉/页脚”组→“标题”设置为“学生成绩报表”添加日期和时间“页眉/页脚”组→“日期和时间”→选择格式添加页码“页眉/页脚”组→“页码”设置格式：“第N页，共M页”，位置：页面顶端（页眉），对齐：居中保存报表命名为“学生成绩报表”使用报表设计工具创建报表5.5任务5.5使用报表设计工具创建报表–1/4什么是报表设计工具使用“报表设计”命令，在设计视图中打开空白报表可手动添加字段、控件，完全控制报表结构与布局适用场景需要精细控制报表布局和样式使用复杂表达式（如页码、日期）对已有报表进行深度修改与其他创建方式的对比特性空白报表报表设计初始视图布局视图设计视图字段添加拖拽字段拖拽字段或手动添加控件控件控制有限完全控制属性设置基础全面详细适用场景快速自定义高级专业报表任务5.5使用报表设计工具创建报表–2/4使用报表设计工具创建学生信息报表操作流程创建空白报表“创建”选项卡→“报表”组→单击“报表设计”添加标题“设计”选项卡→“页眉/页脚”组→“标题”输入“学生信息报表”添加字段（按表顺序）展开“系部表”：系部名称展开“班级表”：专业名称、班级编号展开“学生表”：学号、姓名、性别、出生日期、入学成绩设置表格布局选中所有控件→“排列”选项卡→“控件布局”组→“表格”效果：标签移至页面页眉，值控件保留在主体节任务5.5使用报表设计工具创建报表–3/4使用报表设计工具创建学生信息报表操作流程调整格式设置“文本对齐”为“居中”添加“垂直和水平”网格线调整节高度添加日期和时间插入文本框→控件来源：=Now()添加页码插入文本框→控件来源：="第"&[Page]&"页，共"&[Pages]&"页"设置页面方向“页面设置”选项卡→“横向”保存报表命名为“学生信息报表”任务5.5使用报表设计工具创建报表–4/4四个设计子选项卡设计：视图切换、分组排序、添加控件、页眉页脚排列：表格/堆积布局、行列操作、合并单元格格式：字体、数字格式、背景颜色、控件样式页面设置：纸张大小、页边距、打印方向常用表达式（控件来源）当前日期时间：=Now()当前日期： =Date()当前时间： =Time()当前页码： =[Page]总页数： =[Pages]第X页，共Y页：="第"&[Page]&"页，共"&[Pages]&"页"创建分组汇总报表5.6任务5.6创建分组汇总报表–1/5为什么要分组汇总将具有共同特征的记录组成一个集合按类别查看数据（如按班级查看成绩）在组内添加汇总信息（如平均值、总和、计数）增强报表的可读性和信息利用率本任务目标基于“公共基础课成绩”交叉表查询，创建报表：按班级编号分组对每班各科成绩计算平均值设置数字格式，保留1位小数任务5.6创建分组汇总报表–2/5分组汇总报表的实现步骤准备数据源基于系部表、班级表、学生表、课程表、成绩表创建交叉表查询命名：公共基础课成绩生成基础报表选中查询→“创建”选项卡→“报表”组→“报表”命令添加分组“设计”选项卡→“分组和汇总”组→“分组和排序”单击“添加组”→选择“班级编号”效果：报表按班级分组，添加“班级编号页眉”任务5.6创建分组汇总报表–3/5分组汇总报表的实现步骤添加汇总（求平均值）在“布局”视图中，单击某科目列（如“数学”）“设计”选项卡→“分组和汇总”组→“汇总”→选择“平均值”重复操作，为各科目添加平均值设置数字格式选中平均值字段“格式”选项卡→“数字”组→格式选择“标准”单击“减少小数位数”按钮，保留1位小数保存报表命名为“公共基础课成绩”任务5.6创建分组汇总报表–4/5设计视图中的结构班级编号页眉：显示班级编号班级编号页脚：存放各科平均值（组内汇总）报表页脚：存放全部记录的平均值（整体汇总）分组选项设置（“分组、排序和汇总”窗格）排序方式： 升序/降序有标题： 修改组标题显示页眉/页脚：控制组页眉和页脚是否显示同页放置： 是否将整组记录放在同一页优先级： 多个分组时可调整顺序任务5.6创建分组汇总报表–5/5报表中计算的位置与表达式分组字段数据类型与可用选项计算类型放置位置表达式示例记录内计算主体节=([语文]+[数学])/2组内汇总组页眉/组页脚=Avg([数学])整体汇总报表页眉/报表页脚=Avg([数学])数据类型分组形式文本每一个值、前缀字符日期/时间年、季、月、周、日、小时、分数字/货币每一个值、间隔自动编号每一个值、间隔创建和使用子报表5.7任务5.7创建和使用子报表–1/4什么是子报表子报表是插在另一个报表中的报表包含子报表的报表称为主报表为什么需要子报表当需要同时显示一对多关系中的数据时（如“学生信息”与“各科成绩”），子报表是最佳工具主报表显示“一”方数据（如学生基本信息）子报表显示“多”方数据（如该学生的各科成绩）主报表的类型绑定主报表：基于表、查询或SQL语句未绑定主报表：不基于任何数据源关键前提在主报表与子报表的记录源之间建立正确的关系，确保数据对应正确。任务5.7创建和使用子报表–2/4创建学生与成绩子报表的操作流程创建主报表（设计视图）“创建”选项卡→“报表设计”保存为“学生与成绩”添加报表标题“设计”选项卡→“页眉/页脚”组→“标题”→输入“学生与成绩”隐藏页面页眉/页脚右键单击页面页眉节→取消“页面页眉/页脚”添加主报表字段系部表：系部名称班级表：专业名称、班级编号学生表：学号、姓名、性别将性别字段由列表框改为文本框（右键→更改为→文本框）任务5.7创建和使用子报表–3/4创建学生与成绩子报表的操作流程设置主报表布局选择所有控件→“排列”选项卡→“表”组→“堆积”添加“水平和垂直”网格线插入子报表（使用控件向导）确保选中“使用控件向导”，“设计”选项卡→“控件”组→“子窗体/子报表”在主体节中拖动添加子报表向导设置步骤1：选择“使用现有的表或查询”步骤2：添加课程表中的“课程名称”和成绩表中的“成绩”步骤3：选择“从列表中选择”，选取主报表与子报表的链接字段（学号）步骤4：命名子报表为“成绩子报表”完成与预览：删除附加标签，切换到“打印预览”查看效果任务5.7创建和使用子报表–4/4子报表控件的关键属性子报表字段链接器单击属性框中的...按钮打开可同时设置主字段和子字段子报表使用场景订单与订单明细学生与成绩部门与员工属性作用设置方式链接主字段主报表中用于关联的字段学号链接子字段子报表中用于关联的字段学号源对象子报表的名称成绩子报表创建包含图表的报表5.8任务5.8创建包含图表的报表–1/5为什么在报表中使用图表图表可以直观地展示数据之间的关系和趋势，使报表更具可读性：快速对比各组数据（如各班成绩对比）展示数据分布和比例关系无需切换界面即可查看数据的图形化表示本任务目标创建包含图表的报表：数据来源：学生表图表类型：三维柱形图展示内容：各班入学成绩平均值任务5.8创建包含图表的报表–2/5核心操作流程创建空白报表（设计视图）添加报表标题插入图表控件（使用图表向导）选择数据源和字段设置图表类型配置汇总方式和布局命名并保存报表任务5.8创建包含图表的报表–3/5创建图表报表的操作步骤创建空白报表“创建”选项卡→“报表”组→“报表设计”右键单击主体节→取消“页面页眉/页脚”添加报表标题“设计”选项卡→“页眉/页脚”组→“标题”输入：“各班入学成绩平均值”插入图表控件（确保选中“使用控件向导”）“设计”选项卡→“控件”组→“图表”在主体节中拖动添加任务5.8创建包含图表的报表–4/5创建图表报表的操作步骤图表向导设置选择数据源： 学生表选择字段： 班级编号、入学成绩选择图表类型：三维柱形图设置汇总方式：入学成绩→平均值设置布局： 班级编号拖入“系列”框指定标题： “各班入学成绩平均值”，显示图例保存报表命名为“各班入学平均成绩图表”查看效果切换到“报表”视图，查看图表展示效果任务5.8创建包含图表的报表–5/5四种图表类型及适用场景图表控件的位置选择报表页眉：适合放置图表标题和说明主体节：适合放置图表本身报表页脚：适合放置图表数据说明或总结图表类型特点适用场景柱形图显示数据变化或项目比较，强调时间变化各班成绩对比、月度销售条形图显示特定时间的数据或项目比较部门业绩排名面积图强调数据总量和变