人事档案转递操作规范

人事档案转递操作规范一、总则（一）目的明确。为规范人事档案转递工作，确保档案安全、完整、及时转递，依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于各级党政机关、企事业单位、社会团体等组织的人事档案转递行为，涵盖档案转出、转入、临时保管等全流程操作。（三）基本原则。档案转递工作必须坚持依法依规、安全保密、全程可溯、及时高效的原则，确保档案信息真实准确、流转顺畅。二、组织领导与职责分工（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管人事工作的领导是直接责任人，档案管理部门具体负责档案转递的日常管理与操作实施。（二）部门协同。组织人事部门负责档案转递的审批与监督，档案管理部门负责档案的整理、装订、封存与交接，信息技术部门负责电子档案的备份与传输。（三）人员培训。档案管理人员必须经过岗前培训，考核合格后方可上岗，每年进行一次业务能力复训，确保掌握最新操作规范。三、档案转递条件与程序（一）转出条件。员工离职、调动、退休、死亡等情形，需按规定及时转递人事档案。档案转出前必须完成所有材料的收集、补充与审核。（二）转出程序。1.提出转递申请，填写《人事档案转递申请表》，经单位领导审批签字。2.档案管理部门对档案进行全面检查，确保材料齐全、无破损、无涂改。3.签发《人事档案转递通知书》，注明转递档案数量、起止时间、接收单位等信息。4.使用符合保密标准的档案箱或快递服务，全程跟踪运输状态。（三）转入程序。1.接收单位收到档案后，核对《人事档案转递通知书》，检查档案完整性。2.签收档案，录入《人事档案接收登记簿》，注明接收日期、档案编号、转出单位等信息。3.对档案进行数字化扫描，生成电子档案，与纸质档案一并存档。4.对缺失材料进行登记，通知转出单位补充。四、档案转递材料要求（一）材料范围。人事档案必须包含身份信息、履历信息、考核信息、奖惩信息、培训信息、党团信息等完整材料，具体清单见附件一。（二）材料质量。所有档案材料必须使用A4标准纸张，字迹清晰，图像清晰，无污损，重要材料需提供原件或经公证的复印件。（三）材料补充。档案转出前，必须对缺失材料进行补充，补充材料需经原单位审核盖章，并附《补充材料说明》。五、电子档案转递规范（一）传输方式。采用加密传输通道进行电子档案传输，禁止使用公共网络传输涉密档案。（二）备份要求。电子档案传输后，接收单位必须在本地和异地进行双重备份，确保数据安全。（三）更新机制。纸质档案发生变更时，必须在3个工作日内完成电子档案的更新，确保电子档案与纸质档案同步。六、档案保管与保密（一）保管要求。档案保管场所必须符合恒温恒湿、防火防潮、防盗防虫等要求，配备专业的档案柜和监控系统。（二）保密措施。档案管理人员必须签订保密协议，禁止擅自复印、拍照、外借档案，禁止将档案带离保管场所。（三）定期检查。档案管理部门每季度对档案保管情况进行检查，每年进行一次全面盘点，确保档案安全。七、特殊情况处理（一）档案遗失。档案在转递过程中发生遗失，接收单位必须在2小时内报告转出单位，双方共同查找，无法找回的，由转出单位重新整理补齐。（二）争议处理。因档案材料问题引发的争议，由档案管理部门组织相关单位进行核实，必要时可请求上级档案主管部门进行鉴定。（三）紧急转递。特殊情况需紧急转递档案的，必须经单位主要负责人批准，采用加急方式处理，并全程记录。八、监督与责任追究（一）监督检查。上级档案主管部门每年对下级单位档案转递工作进行抽查，发现问题及时通报，责令整改。（二）责任追究。对违反本规范造成档案损毁、丢失、泄密的，依法依规追究相关责任人责任，情节严重的给予党纪政纪处分。（三）考核评价。将档案转递工作纳入组织人事工作考核内容，考核结果作为评优评先的重要依据。九、附则（一）解释权。本规范由单位档案管理部门负责解释。（二）实施日期。本规范自发布之日起施行，