水利工程建设项目归档电子文件单套制技术规范

1水利工程建设项目归档电子文件单套制技术规范本文件规定了水利工程建设项目归档电子文件单套制技术规范的总则、项目管理职责、项目电子文件形成、收集、整理、归档管理要求。本文件适用于新建、改建、扩建和技术改造等水利工程建设项目的电子文件归档管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T26163.1-2010信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则GB/T31914-2015电子文件管理系统建设指南GB/T33190-2016电子文件长期保存格式要求GB/T39784-2021电子档案管理系统通用功能要求DA/T28-2018建设项目档案管理规范DA/T46文书类电子文件元数据方案DA/T48基于XML的电子文件封装规范DA/T54-2014照片类电子档案元数据方案DA/T58-2014电子档案管理基本术语DA/T63-2017录音录像类电子文件元数据方案DA/T70-2018文书类电子档案检测一般要求DA/T92-2022电子档案单套管理一般要求SL/T824-2024水利工程建设项目文件收集与归档规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1水利工程建设项目waterconservancyconstructionproject水利建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。[来源：DA/T28—2018，3.1，有修改]3.2建设单位projectowner在水利工程建设项目实施过程中，对项目实施进行组织管理，并在项目建设过程中负总责的组织。2[来源：DA/T28—2018，3.4，有修改]3.3参建单位projectparticipant在水利工程建设项目实施过程中，参与项目建设并承担特定法律责任的所有单位，主要包括勘察、设计、施工、总承包、监理、设备制造、第三方检测、信息化建设等单位。[来源：DA/T28—2018，3.5，有修改]3.4竣工图as-builtdrawing水利工程建设项目竣工后，真实反映工程施工结果的图样。[来源：DA/T28—2018，3.9，有修改]3.5电子文件electronicdocument在水利工程建设项目实施过程中，国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由项目内容、结构和背景信息组成，全面反映项目的建设活动及其管理过程。[来源：DA/T92—2022，3.1，有修改]3.6电子档案electronicrecords在水利工程建设项目实施过程中，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。[来源：DA/T92—2022，3.2，有修改]3.7电子档案单套制管理singlesetfilingmanagementofelectronicrecords仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式。3.8元数据metadata描述电子文件（3.5）、电子档案（3.6）的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。[来源：DA/T92—2022，3.7]3.9封装encapsulation将电子档案(3.6)及其元数据(3.8)作为一个整体按指定结构打包的过程。[来源：DA/T58—2014，3.12]3.10电子签名electronicsignature电子文件（3.5）中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。[来源：DA/T58—2014，2.23]33.11业务系统businesssystem在水利工程建设项目实施过程中，形成或管理机构活动数据的计算机系统。示例：办公自动化系统、计量支付系统、合同管理系统、招投算机信息系统，通常这些系统内部设置相关子系统用于形成、处理和维[来源：DA/T92—2022，3.5，有修改]3.12归档信息包archivingsubmissioninformationpackage；ASIP电子文件归档时立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息包。[来源：DA/T70—2018，3.11]3.13电子文件归档系统electronicdocumentarchivingsystem对业务系统形成的电子文件及其元数据进行采集、整理、检测、封装和交换，并向电子档案管理系统移交归档信息包（3.12）的计算机信息系统。3.14电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem对电子文件(3.5)、电子档案(3.6)进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。注：电子档案管理系统通常用于电子档案（3.6）形成单位，更注重对电子档案（3.6）的管理。系统通过维护元[来源：DA/T92—2022，3.6]4总体原则和要求4.1水利工程建设项目电子文件归档应遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。4.2建设单位及参建单位应配备必要的设施设备，建立管理机制、安全措施、人才队伍，满足电子文件归档和档案管理需求。4.3建设单位及参建单位应建立和完善建设项目电子文件的收集、整理、归档等管理制度。4.4应将建设项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入档案、业务、信息化、保密等相关部门和人员岗位职责,明确分工、相互协作。4.5建设单位及参建单位应加强电子档案全过程管理，确保承载形成、整理、归档、移交、接收、保管、处置、利用等各业务环节的应用系统之间相互衔接，并且持续进行元数据采集、维护等活动，完整记录电子档案管理过程。4.6建设单位及参建单位应采取可靠的技术和措施确保电子档案符合下列要求:a)来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。4b)程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。c)要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。4.7电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。4.8符合国家有关规定形成或接收，并按照本文件管理的项目电子文件,可仅以电子形式归档保存。4.9电子文件归档和电子档案管理的全过程应符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等相关法律法规要求。5职责5.1总体职责水利工程建设项目档案工作实行统一领导、分级管理的原则。建设单位对项目档案工作负总责，承担项目档案工作主体责任，业务上接受同级档案主管部门和上级主管部门的监督检查和指导；设计、施工、监理等参建单位是项目档案的形成主体，对本单位形成的项目档案质量负责；信息化技术支持单位是项目电子文件管理相关信息系统的技术支撑主体，对相关信息系统的建设和运行负责。5.2建设单位职责5.2.1应明确档案管理职责，设立或明确档案管理机构，配备满足工作需要的档案管理人员；建立档案管理机构负责、工程建设相关管理部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。5.2.2应根据项目建设管理需要，制定项目电子文件归档和电子档案管理相关制度，并组织协调工程相关管理部门和参建单位实施。档案管理制度宜包含但不限于项目档案管理办法、档案分类方案、电子文件归档范围和档案保管期限表、档案整理细则等。5.2.3应在招标文件中明确项目档案管理要求。与参建单位签订合同、协议时应设立专门章节或条款，明确电子文件管理责任和要求，包括电子文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、归档介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对其所监理项目的电子文件和电子档案的检查、审查责任。5.2.4应将电子文件归档和电子档案管理纳入项目管理信息化建设，开展电子文件归档与电子档案管理工作，配置软硬件设施设备，建立功能完善的业务系统和电子档案管理系统。5.2.5应建立电子文件管理和归档考核机制，对电子文件的形成、收集、整理与归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时，应对电子文件管理条款的履约情况作出评价；在合同完工结算、支付审批时，应将电子文件是否按要求归档作为合同款支付的前提条件。5.2.6应对同级档案主管部门和上级主管部门在项目档案监督检查工作中发现的问题及时整改，对检查发现的档案安全隐患及时采取补救措施予以消除。5.3建设单位档案管理机构职责5.3.1监督和指导本单位工程管理相关部门及参建单位项目电子文件的形成、收集、整理和归档工作，审查参建单位制定的电子文件管理和归档制度、规范。5.3.2组织开展项目管理相关人员和档案人员档案业务培训。5.3.3参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收、竣工验收。5.3.4负责审查项目电子文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。5.3.5负责项目电子档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。55.4建设单位工程管理相关部门职责5.4.1对工程技术文件的规范性提出要求，组织对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。5.4.2对本部门形成的项目文件进行登记、积累和收集、整理、归档。5.4.3机构和人员变动时，及时清点交接项目文件，办理交接手续。5.5建设单位信息化管理部门职责5.5.1负责项目电子文件管理相关信息系统建设的统筹协调和运行管理工作，推进业务系统与电子档案管理系统的衔接。5.5.2负责提出电子文件形成、流转、归档和电子档案管理相关系统功能需求，协调信息化技术支持单位开展系统建设、接口对接和运行维护等工作。5.5.3负责对相关信息系统运行情况进行监督管理，推动系统优化升级和问题整改，保障系统安全稳定运行。5.5.4负责对信息化技术支持单位形成的项目文件进行管理，对其归档电子文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查，并督促其按要求归档。5.6参建单位职责5.6.1负责建立符合建设单位要求的电子文件收集、整理与归档制度，报建设单位确认。5.6.2负责本单位所承担电子文件的收集、整理和归档工作，并接受建设单位的监督、检查和指导。5.6.3监理单位对所监理项目的归档电子文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查。5.6.4实行总承包的项目，总承包单位按照合同约定和建设单位要求，组织和协调总承包范围内的电子文件的收集、整理和归档工作，履行项目档案管理职责。各分包单位负责其分包范围内项目电子文件的收集、整理，提交总承包单位审核，总承包单位应签署审查意见。5.6.5应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，采取措施确保项目电子文件的安全。5.7信息化技术支持单位职责5.7.1按照合同约定和建设单位要求，开展项目电子文件管理相关信息系统的建设、部署和技术实施工作。5.7.2按照电子文件归档和电子档案管理相关标准和要求，实现电子文件形成、流转、归档和电子档案管理相关功能，并做好业务系统与电子档案管理系统的接口对接。5.7.3负责相关信息系统的技术支持和运行维护工作，保障系统安全稳定运行。6制度建设6.1水利工程建设项目应建立电子文件归档相关的管理制度、业务规范以及技术和工作规范体系，保证业务系统和电子档案管理系统相互衔接并实现预定功能，满足电子文件单套制管理要求。相关管理制度、业务规范以及技术和工作规范应符合国家有关法律法规及行业标准。6.2管理制度和业务规范的主要内容宜参照附录A表A.1、A.2制定。管理制度和业务规范应明确电子档案管理职责分工，以及电子文件形成、流转、归档、保管、利用、安全等方面的管理要求。具体操作时可根据需要单独或合并制定。66.3技术和工作规范主要内容宜参照附录A表A.3制定，对电子文件管理相关技术要求、系统接口规范、元数据管理以及电子档案检测等内容作出规定。7系统建设7.1业务系统7.1.1水利工程建设项目业务系统应具备电子文件流转、电子签名、安全认证、数据备份等功能，具备在线归档基础条件。7.1.2业务系统应具备自动生成、捕获、补充和更新电子文件元数据的能力，确保电子文件在形成、流转、审核、修改和归档中的元数据记录规范、完整。7.1.3应具备完善的电子文件归档功能，支持在线完成电子文件归档。不具备归档功能的，可通过电子文件归档系统，对各业务系统形成的电子文件及其元数据进行采集和整理，实现电子文件归档相关功能。电子文件归档功能至少应包括以下内容：a)支持按照电子档案格式要求形成电子文件及其组件；b)支持在电子文件形成和流转过程中自动采集电子文件元数据，并形成规范的结构化数据；c)支持在电子文件办理完毕或业务流程结束后,按照规范开展电子文件整理、检测工作；d)支持自动或半自动进行归档鉴定、划定分类和保管期限；e)支持生成包含电子文件及其元数据的归档信息包,按照程序要求向电子档案管理系统归档；f)支持电子签名信息的保留与验证，并生成签名图形化展示信息。7.2电子档案管理系统7.2.1应支持从业务系统中在线接收归档信息包实现归档；同时支持非业务系统形成的各类电子文件及其元数据导入归档。7.2.2应具备电子档案接收、整理、保存、利用、处置、统计、系统管理，系统还应支持档案分库管理、多类电子档案管理，以及对实体档案的辅助管理。各项功能应符合GB/T39784的相关要求，并与GB/T18894等标准保持一致，相关要求可参照《企业数字档案馆（室）建设指南》。7.2.3应具备电子档案存储与备份管理功能，满足保管期限内电子档案安全保管需要。7.3系统部署和衔接7.3.1电子档案管理系统与业务系统宜按照GB/T31914—2015定义的整合式或独立式系统关系模式进行部署，实现互联互通。采用嵌入式系统关系模式的，应满足本单位档案资源统一管理要求。7.3.2业务系统与电子档案管理系统应通过具有可信验证机制的安全接口通信等方式交互，确保电子档案来源可靠。7.3.3电子文件归档系统可作为业务系统与电子档案管理系统之间的归档处理平台，用于实现各业务系统电子文件及其元数据的集中采集、整理、检测、封装及交换。7.3.4电子档案管理系统技术支持单位应向建设单位移交规范的技术文档。技术文档应按照GB/T8567的规定编制，包含需求规格说明书、详细设计书、数据库结构、电子档案原文存储结构和归档接口说明等系统设计与开发相关内容。8电子文件形成8.1总体要求78.1.1水利工程建设项目电子文件应由责任单位在业务系统中直接生成或导入，并在系统监控下办理，不得脱离系统形成、修改或流转。8.1.2电子文件应能够完整、准确地记录业务活动，内容清晰、要素齐全、结构合理，真实反映业务过程，并具备电子签名等责任标识，明确责任单位和责任人。8.1.3电子文件形成和流转过程中，应记录填写、提交、审核、修改、归档等关键节点的处理信息，形成完整的流程记录，确保电子文件形成全过程可追溯。8.1.4电子文件的标题、正文、附件、审批意见、签章等构成要素应完整，组件之间逻辑关系清晰准确，并始终与相应的元数据保持关联关系，确保文件与元数据在形成、流转、归档和利用全过程中的一致性和完整性。8.1.5业务系统应具备自动生成、捕获和更新电子文件元数据的能力，确保文件生成时形成必要的元数据内容，为归档、管理和利用奠定基础。8.1.6电子文件形成宜采用具备开放性、不绑定特定软硬件、显示一致性、可转换、易利用等特性的通用格式。确需采用专用格式的，应支持向长期保存格式转换。8.2形成与流转要求8.2.1电子文件应在业务系统中按照明确的业务流程和权限要求形成、提交、审核和办理，确保形成过程规范、受控。8.2.2电子文件形成时，应严格执行业务系统中配置的模板、流程节点和责任链条，确保内容准确、格式规范、结构统一。8.2.3电子文件在形成和办理过程中，应按照业务规则，对填写、提交、审核、修改、签章等操作自动记录处理信息。8.3元数据形成要求8.3.1电子文件生成后，业务系统应按照元数据方案同步生成必要的元数据，用于描述电子文件的内容、结构、来源信息、业务背景和管理属性，为电子文件的归档、检索与利用提供基础支撑。8.3.2电子文件生成后，业务系统应按照元数据方案自动生成必选的元数据项，用于描述电子文件的内容、结构、背景及管理信息，并与电子文件建立关联关系，可参照附录B。8.3.3电子文件在形成、流转、修改、审批、签章等环节的处理信息，应作为过程性元数据自动记录。8.3.4电子文件元数据形成应符合DA/T46、DA/T54、DA/T63和GB/T26163.1等相关标准的有关规定。9电子文件收集9.1收集原则9.1.1水利工程建设项目电子文件收集应符合真实性、完整性、可用性、安全性要求。9.1.2电子文件收集应以电子文件原始形态为主，从业务系统直接获取。9.1.3电子文件收集应与项目建设进度保持一致，实现同步形成、同步收集。9.1.4收集应符合本标准规定的格式、元数据、校验、电子签名等要求。9.1.5采用专用格式的电子文件，应同时收集其原始格式文件、说明文件以及支持向长期保存格式转换的文件。9.2收集范围89.2.1项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各类电子文件均应收集齐全完整，包括在前期及设计、征地补偿与移民安置、建设实施、施工、设备制造及采购、信息系统开发、科研项目、监理（监造）、生产准备及试运行、竣工验收等活动中形成的电子文件及相关元数据。9.2.2电子文件收集范围应涵盖各种形成渠道与载体，包括但不限于：a)业务系统自动生成或提交的电子文件；b)参建单位在履职过程中形成的各类电子文件，保管期限应根据其保存价值、利用需求及相关标准确定；c)线下形成并经数字化处理的文件；d）采用专用软件生成的CAD、BIM、CIM、监测数据、三维扫描数据等电子文件。9.2.3建设单位可根据《水利工程建设项目档案管理规定》《建设项目档案管理规范》（DA/T28结合工程类型、建设内容、管理模式、参建单位构成及项目特点，制定项目电子档案分类、归档范围、档案保管期限表，宜参照附录C。9.3收集流程要求9.3.1电子文件应依托业务系统进行收集，由系统按业务节点自动收集或由责任单位在规定节点提交文件。9.3.2电子文件收集前，应对文件的来源、形成方式、责任主体、版本状态等信息进行核验。9.3.3电子文件收集时，应对其格式、元数据、签名、时间戳、校验码、组件完整性等进行校验；不符合要求的，应退回相关责任单位补齐、补正或重新生成。9.3.4各业务系统形成的电子文件，应通过接口集成、数据交换及目录采集等方式进行收集；对于线下形成的电子文件，应按照相关标准规定进行数字化处理后收集。9.4收集格式要求9.4.1收集的电子文件应具备格式开放、不绑定特定软硬件、显示一致性、可转换、易利用等性能，能够支持长期保存格式转换。9.4.2不符合通用格式要求的电子文件，应在收集前或收集过程中完成格式转换，转换应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）《电子文件长期保存格式要求》（GB/T33190）的相关规定。9.4.3电子文件收集应同时收集与其对应的元数据、电子签名、时间戳、校验值等信息。9.4.4版式文件应按照DA/T47、GB/T33190执行，宜采用PDF、PDF/A或OFD格式。9.4.5以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按下列要求形成、收集：a)电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；b)电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。9.4.6数码照片应按DA/T50要求使用JPEG、TIFF或RAW格式形成、收集，推荐采用JPEG格式。9.4.7录音录像文件应按DA/T78要求形成、收集：a)录音文件格式为WAV、MP3、AAC，采样率不低44.1kHz；b)录像文件格式为MPG、MP4、FLV、AVI，比特率不低于8Mbps；c)珍贵录像可另行归档MXF格式。9.4.8在CAD、BIM、CIM等计算机辅助设计与建模过程中形成的科技类电子文件应按GB/T18894要求形成、收集：a）二维矢量文件采用SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式；b）三维矢量文件中需长期保存的宜转换为STEP、IFC等格式。99.4.9数据库类电子文件应按GB/T18894要求形成、收集：a）采用ET、XLS、DBF、XML等结构化格式保存；b）参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。9.4.10符合实物档案定义的有形物品管理过程中产生的电子文件，应按DA/T89要求形成、收集：a）三维立体影像的几何数据采用DS、3DMAX、3DM、FLT、0BJ、WRL、DAE等格式；b）纹理数据采用JPG、TIFF、PNG、DDS、TGA等格式。9.4.11采用专用格式的电子文件，应收集原始格式文件、使用说明文件及符合长期保存要求的转换格式文件。9.5元数据收集9.5.1水利工程建设项目电子文件与电子档案元数据项收集宜参照附录B，并结合项目特点进行配置和扩展，形成项目元数据方案。9.5.2电子文件收集应同步完成元数据采集与更新，包括文件标题、责任者、形成时间、业务环节、版本信息、文件标识符、来源系统等内容。并应保留必要的历史记录，确保元数据链条完整可追溯。9.5.3电子文件与元数据应在形成、流转、归档、移交、利用、系统迁移、系统升级、格式转化、校验和备份等过程中固化关联关系。10电子文件整理10.1基本要求10.1.1水利工程建设项目电子文件应由责任单位及时完成整理。整理工作包括分类、组件、组卷、排序、编目等内容。10.1.2项目电子文件整理应遵循电子文件的形成规律，保持电子文件之间的有机联系，建立电子文件与元数据的关联，分类科学，组件、组卷合理，便于电子档案的保管和利用。10.1.3项目电子文件原则以件为单位整理，也可根据实际以卷为管理单位进行整理。10.2分类10.2.1分类原则a)项目电子文件分类方案设计应统筹考虑电子文件归档与电子档案管理要求，避免上下类目交叉并保持一定的稳定性、连续性和可扩充性；b)项目电子文件应按照形成阶段、来源、专业、内容等特征分类。10.2.2类目设置a)一级类目宜按文件来源设置为前期及设计文件、征地补偿与移民安置、建设实施、施工文件、设备制造/采购文件、信息系统开发文件、监理（监造）文件、科研项目文件、生产准备/试运行文件、竣工验收，也可根据项目实际情况对分类进行细化；b)二级类目宜按工程阶段、文件内容、标段划分等进行细化。10.2.3类目号设置a)项目电子文件类别号的设置应科学、简洁，可根据实际扩展。类目号一般采用阿拉伯数字、大写汉语拼音字母或二者组合编制，不应有重号。上、下级类目编号间用“·”分隔；b)一级类目号一般采用阿拉伯数字，也可根据实际情况设置；c)二级类目号一般采用两位阿拉伯数字标识，按照类目号设置从01开始顺序编号，也可根据实际情况设置。10.3档号构成及编制规则10.3.1应由业务系统或电子档案管理系统内置档号编制规则，自动、有序地为电子文件案卷、卷内文件编号。10.3.2档号由全宗号、项目代号、类目号、案卷号、件号构成。案卷档号格式为“全宗号-项目代号-一级类目号·二级类目号-案卷号”；卷内文件档号格式为“全宗号-项目代号-一级类目号·二级类目号-案卷号-件号”。若按件整理，档号格式为“全宗号-项目代号-一级类目号·二级类目号-件号”。a)全宗号：立档单位代号，一般由档案馆或上级单位编制；b)项目代号：一般采用项目名称的汉语拼音首字母(大写)或阿拉伯数字标识；c)类目号：见10.3.3；d)案卷号：填写项目案卷按一定顺序排列后的流水号，一般采用3位阿拉伯数字从001开始顺序编号；e)件号：填写卷内文件排列顺序，一般采用4位阿拉伯数字从0001开始顺序编号。10.4组件及件内文件排序10.4.1件的构成件由以下文件构成：a)项目电子文件宜每份电子文件为一件；因文件形成规律、逻辑关系且具有紧密联系，能够完整反映一个活动或事务的多份电子文件可为一件；b)电子公文正本、定稿、公文处理单为一件；c)正文、附件为一件，来文与复文、转发文与被转发文各为一件；d)重要项目电子文件的不同版本、稿本可各为一件，也可为一件；e)施工图及竣工图文件以张为单元，各为一件；f)同批次的原材料报验单、自检记录、见证取样单、复检报告及材质质量证明书等为一件，也可按照工作流程各为一件；g)同一单元、分项工程、检验批的报验单、验收记录、各工序记录及相关备查材料为一件，也可按照工作流程各为一件；h)日志一般一天为一件，也可按照实际情况，多天日志组为一件；i)设备文件中的合格证、试验报告、安装、操作及使用说明书、图纸等各为一件。10.4.2件内电子文件的排序a)件内电子文件应根据文件的形成规律、形成时间、逻辑关系，结合重要程度等进行排序；b)结论性文件在前、依据性文件在后；印件在前、定稿在后，正文在前、附件在后；c)多天日志、多个报告为一件的，按照形成时间排序。10.5组卷及排序10.5.1组卷方法a)前期文件结合事由、时间顺序组卷；b)设计文件按设计阶段结合专业组卷；c)建设管理文件按事由结合时间顺序组卷；d)招投标文件以标段（包）为单位进行组卷,一个标段（包）为一卷。卷内电子文件按阶段整理，一阶段为一个组合文件,如招标阶段归档文件为一个组合文件,组合文件顺序根据招标投标活动程序先后决定；e)合同管理文件按事由结合时间组卷；f)施工文件以标段为单位，按单位工程、分部工程、装置、阶段、结构、专业、问题及时间组g)第三方检验检测文件按合同项目（标段）组卷；h)设备文件按专业及设备的台套、部件组卷；i)调试文件按专业、阶段、系统组卷；j)土建专业竣工图按单位工程或建筑物结合专业或分部工程组卷；金属结构、设备安装竣工图按装置或系统、台套、部件组卷；k)科学研究文件按课题(合同)组卷；l)信息系统建设文件按系统组卷；m)监理文件应以监理（监造）合同项目或标段为单位，按事由、文种组卷；n)试运行及验收文件按阶段、类型结合事由组卷。10.5.2案卷排序a)案卷排序按照一级类目顺序排列，同一类目下案卷按事由、专业、编号等排序；b)前期文件按事由结合时间排序；c)设计文件按阶段、专业排序；d)建设管理文件按事由、时间或重要程度等排序；e)招投标、合同文件按招投标或合同类型结合编号排序；f)施工文件按合同（标段）排序，同一合同（标段）内文件按综合管理、施工技术、施工、竣工图、验收、结算支付等排序，同一类型下按时间、重要程度、项目划分等顺序排列；竣工图按专业排序；g)检测文件按合同、专业排序；h)设备文件应按专业、系统、台套顺序排列；i)科学研究文件按课题（合同）验收顺序排列，同一课题（合同）内案卷按阶段排序；j)信息系统建设文件按系统验收顺序排列，同一系统内案卷按阶段排序；k)监理（监造）文件按合同项目或标段排序，同一合同项目或标段下文件按策划类管理文件、记录类文件、总结类文件等排序。10.5.3卷内文件排序a)卷内文件按重要程度、时间、编号等排序。一般结论性文件在前、依据性文件在后，审批文件在前、报审文件在后，批复在前、请示在后；b)前期文件按事由结合时间排序；c)设计文件按专业结合图号或编号排序；d)建设管理文件一般按事由结合时间顺序排列；e)施工文件一般按事由结合时间(阶段)或重要程度排序；f)监理文件按重要程度结合时间顺序排序。10.6编目10.6.1业务系统或电子档案管理系统应自动生成目录，包括案卷目录、卷内目录、备考表等，并按规则自动建立案卷、文件之间的关联关系。10.6.2案卷目录、卷内目录、备考表等样式参照GB/T11822执行。11电子文件归档11.1归档原则11.1.1水利工程建设项目建设单位及参建单位应将完成归档整理的电子文件按部门、专业或单位工程向档案管理机构归档。11.1.2档案管理机构对接收到的电子文件应及时进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，检测方法和项目参照DA/T70-2018的相关要求。经检测合格的方能接收，检测不合格的应退回重新收集，待检测合格后方可接收。11.1.3电子文件归档包括逻辑归档与物理归档：a)逻辑归档是指在业务系统中完成节点归档、目录固化和版本冻结；b)物理归档是指形成归档信息包并入库电子档案管理系统。11.1.4电子文件可通过业务系统直接归档，也可通过电子文件归档系统进行整理、校验和封装后归档。11.2归档程序要求11.2.1基本要求电子文件在归档过程应进行电子文件及其元数据的清点、鉴定、登记等归档程序，并将归档信息移交至电子档案管理系统。11.2.2归档流程水利项目电子文件归档流程应分为预归档阶段和正式归档阶段。形成单位或部门对已归档的水利工程建设项目电子文件进行变更或补正电子文件组件、组卷及元数据时,应采用嵌套结构形成新的归档信息包，并按流程再次归档，替代原归档信息包。两个阶段归档流程如下：a)预归档阶段：形成单位或部门应对电子文件及元数据进行收集、整理和清点，核验分类、组件、组卷、元数据及格式的完整性，形成归档信息包，经清点与技术检测合格后移交建设单位档案管理机构。b)正式归档阶段：建设单位档案管理机构对接收到的归档信息包进行接收检测、登记编目，形成项目电子档案，并将符合要求的归档信息包导入电子档案管理系统正式库。11.2.3清点对归档文件夹中的水利建设项目电子文件及元数据进行自动清点。归档的电子文件门类、保管期限、件数应与归档信息包中的归档材料信息相匹配，元数据符合本文件第8、9章规定。经清点，电子文件及元数据有缺失的应予以补充并重新整理；因特殊原因无法补充则在归档材料信息中记录原因后容缺归档。11.2.4形成归档信息包将清点合格的电子文件原文、件信息、卷信息、元数据以归档文件夹为单位进行封装，形成归档信息包。归档信息包结构宜参照附录D，并符合GB/T18894的相关要求。11.2.5生成验证信息对归档信息包可通过可信时间戳、数字摘要等技术手段生成验证信息，确保其可追溯。生成的验证信息单独保存，并与归档信息包建立关联。11.2.6归档检测在提交归档前，宜参考DA/T70的相关检测要求，通过专业检测工具或系统集成的检测功能，对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技术检测和验证，记录检测时间、结果，不符合要求的归档信息包应重新整理。11.2.7数据交换宜采用接口方式完成电子文件归档，可以将归档信息包中的数据根据接口设计要求，分步传输交换或整体传输交换至电子档案管理系统。也可将归档信息包以离线模式交换至电子档案管理系统。电子档案管理系统进行接收检测后返回信息包检测结果作为交换凭据。数据交换前后电子文件和元数据信息应保持一致。11.2.8接收检测在登记编目前，档案管理机构宜参考DA/T70的相关检测要求,在电子档案管理系统中对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,对于不符合要求的归档信息包予以退回，并注明退回原因。支持对归档过程中的电子文件和电子档案按需求进行分类统计，对归档配置及归档情况进行检查。同时应支持对归档过程中的所有操作、操作人员、时间、结果等日志信息进行记录和跟踪、审计。11.2.9登记编目将归档信息包按GB/T18894的要求导入电子档案管理系统进行登记,生成归档目录和归档登记表。a）应对归档信息包中的基本信息、元数据进行解析，自动生成归档目录；b）根据需要,可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段元数据调整等操作,不得修改原始信11.2.10入库经接收检测合格的归档信息包应导入电子档案管理系统的正式库，并基于档号建立唯一档案标识，与版本、验证信息、元数据固化关联。正式库中的电子档案由建设单位档案管理部门统一管理，不得随意修改、替换或删除。（资料性）电子文件与电子档案管理制度、业务规范以及技术和工作规范（示例）A.1电子文件管理制度表A.1给出了推荐制定的电子文件管理制度的名称及主要内容。表A.1电子文件管理制度名称主要内容项目电子档案管理基本制度确立电子档案管理核心原则、组织架构及岗位职责，明确全生命周期管理范围，搭建管理工作的总体框架与基本要求。业务系统电子文件归档管理要求规定业务系统电子文件归档的触发条件、格式标准及传输方式，明确系统与档案管理平台的数据对接要电子文件分类、收集范围、保管期限制度界定归档电子文件收集归档范围，制定科学分类层级与编码规则，明确档案的保管期限。电子文件整理与归档制度规范电子文件收集、分类、组卷、编号、著录的操作流程，明确归档时限与审核标准。A.2电子文件管理业务规范表A.2给出了推荐制定的电子文件管理业务规范的名称及主要内容。表A.2电子文件管理业务规范名称主要内容项目电子签名管理规定明确电子签名使用范围、权限分配及申请流程，规范签章操作