舟山市银行台账印章归档管理规程(试行)

舟山市银行台账印章归档管理规程(试行)为规范舟山市辖内银行业金融机构台账印章的制发、使用、保管与归档管理，防范操作风险与合规风险，维护金融业务运营秩序，根据《银行业金融机构内部控制指引》《金融档案管理办法》及中国银行保险监督管理委员会监管相关要求，结合舟山市辖内银行业实际，制定本规程。本规程适用于舟山市辖内各政策性银行、国有商业银行、股份制商业银行分支机构，城市商业银行、农村商业银行、村镇银行、民营银行，以及各财务公司、信托公司等非银行金融机构法人及分支机构。本规程所称台账印章，是指辖内银行业机构在日常运营、业务办理中，用于加盖各类业务台账、分户账、登记簿、统计报表、内部流转审批单、对账回单等业务类和管理类台账资料的专用条形印章、圆形印章、方形印章，不含行政公章、业务公章、财务专用章、法定代表人章、汇票专用章等对外业务专用印章。台账印章实行统一制发、分级备案管理。辖内银行业机构总行（法人机构）层面负责本机构全系统台账印章的制式设计、统一刻制，分支机构不得自行刻制台账印章，确因业务新增需要刻制的，须以正式公文向本级机构上级管理行申请，经审批同意后由上级管理行统一刻制下发。台账印章刻制完成后，制发部门须建立《台账印章制发台账》，详细记录印章编号、制式、用途、下发日期、领用机构、领用人签字等信息，领用机构领取台账印章时，须双人签字确认，完成领用交接手续。所有台账印章刻制备案信息，须由各一级分行（法人机构）统一汇总后，于每季度末报送舟山银保监分局办公室备案，备案内容包括印章新增、作废、收缴情况。台账印章使用须实行“谁使用、谁负责，谁保管、谁负责”的责任追究制度，所有台账印章须明确专人保管，保管人须签订《台账印章保管责任书》，明确保管使用责任。台账印章不得带离工作场所，严禁擅自携带外出，严禁在空白纸张、空白凭证、空白台账页面上预盖台账印章，严禁超范围使用台账印章，严禁将台账印章交由非保管人员代为保管使用，因轮岗、请假等工作交接需要转交他人的，须办理书面交接手续，经网点负责人或部门负责人监交签字确认，登记《台账印章交接登记簿》后方可交接。使用台账印章时，须逐次登记《台账印章使用登记簿》，登记内容包括使用日期、使用事由、加盖资料名称、使用人签字，单次使用超过5页的，须注明加盖总页数，网点负责人或部门负责人每周至少抽查一次本部门台账印章使用登记情况，每月至少开展一次全面盘查，盘查结果签字留存归档。台账印章的归档分为两类，一类是使用过程中产生的加盖台账印章的台账资料归档，一类是作废收缴后的台账印章实体归档。加盖台账印章的各类业务台账、管理台账资料，按照金融档案归档期限要求分为永久保管、定期保管，定期保管分为30年和10年两类，其中涉及客户账户信息、重大业务事项、风险处置事项的台账资料列为永久保管，日常内部统计、月度季度常规业务台账列为30年保管，临时性工作台账、常规内部流转审批单列为10年保管。各类台账资料在年度终了后，由使用部门整理装订，按照一户一档、一事一档的分类规范整理，确保资料页码连续、印章加盖清晰，不存在缺页漏页情况，整理完成后，次年6月底前移交本机构档案管理部门归档，移交时须编制移交清册，注明归档资料名称、册数、保管期限、移交人、接收人，双方签字确认。档案管理部门接收归档台账资料后，须按照档案分类编号规则进行编号入库，建立电子检索目录，标注档案存放位置、保管期限，便于调阅查询，调阅归档的台账资料须履行分级审批手续，内部调阅须经调阅部门负责人和档案管理部门负责人签字同意，做好调阅登记；外部单位因监管、司法、审计等公务需要调阅的，须出具单位正式介绍信和工作人员有效工作证件，经银行业机构分管行领导审批同意后，由档案管理人员陪同在指定场所调阅，严禁擅自复印、抄录、带出档案库房，确需复印带走的，须经审批同意后由档案管理部门加盖档案查询专用章方可带出，调阅完成后做好调阅记录归档。台账印章因制式变更、机构撤并、业务取消等原因作废的，须于作废之日起5个工作日内由保管机构逐级上缴至一级分行（法人机构）综合管理部门，收缴时须由双人共同核对印章信息，登记《作废台账印章收缴清单》，注明作废印章编号、名称、制式、收缴日期、收缴人、核对人签字，作废印章收缴后，一级分行（法人机构）统一留存1年过渡期，过渡期内无未决事项的，期满后移交本机构档案管理部门实体归档，作废印章实体归档保管期限不低于3年，保管期满后需销毁的，须由档案管理部门提出销毁申请，列明拟销毁印章清单，经内控合规部门审核、分管行领导审批同意后，由档案管理部门、内控合规部门、综合办公室共同派人现场监销，监销人员核对销毁清单与实物无误后签字确认，销毁清单永久归档留存。辖内银行业机构内控合规部门每半年至少组织一次全辖台账印章归档管理专项检查，检查内容包括台账印章制发备案情况、保管使用登记情况、归档台账资料完整性、作废印章收缴归档情况，检查中发现的问题须逐一建立问题整改台账，明确整改责任人和整改时限，限期落实整改，对检查发现的违规行为，按照本机构员工违规行为处理办法追究相关责任人责任，情节严重引发操作风险、声誉风险或造成