印章管理制度

印章管理制度一、总则印章作为企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，其管理直接关系到公司的正常运营和整体利益。为规范公司各类印章的刻制、保管、使用及废止流程，明确各环节职责，防范潜在风险，确保公司运营的合法性与严肃性，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的各类印章管理。凡涉及公司印章的相关行为，均须严格遵守本制度规定。印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、安全规范”的原则。任何部门和个人不得擅自刻制、使用和处置印章。二、印章的刻制、启用与废止(一)印章的刻制公司印章的刻制均须由需求部门提出申请，详细说明印章的名称、用途、规格及保管责任人等信息，经部门负责人审核、公司相关领导批准后，由行政部门统一负责到指定的、具备合法资质的刻制单位办理。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制公司印章，一经发现，将严肃追究相关人员责任。(二)印章的启用新印章刻制完成后，行政部门应会同申请部门对印章进行验收，确认无误后，进行登记备案，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门及保管人等信息。启用新印章前，行政部门需发布正式启用通知，明确新印章的使用范围和效力，原相关印章若需停用，应一并通知。(三)印章的废止因机构调整、名称变更、印章损坏、政策变化或其他原因不再使用的印章，由保管部门及时向行政部门提出废止申请，经批准后，将废止印章交回行政部门统一登记、封存或销毁。销毁废止印章时，应有专人监督，并做好记录存档。三、印章的保管公司各类印章实行专人保管制度，明确保管责任人。保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养。(一)保管责任1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗、遗失或滥用。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或带锁的抽屉，不得随意放置或交他人代管。3.保管人离开工作岗位时，必须将印章锁好，不得擅自带离工作区域。4.如保管人因工作调动、离职等原因无法继续履行保管职责，须办理印章交接手续，由部门负责人监督，填写交接记录，确保印章安全移交。(二)不同类型印章的保管1.公司公章：由行政部门指定专人保管。2.财务专用章：由财务部门指定专人保管。3.合同专用章：根据公司实际情况，可由行政部门或业务部门指定专人保管。4.部门印章：由各部门负责人或其指定人员保管。5.其他专用印章，根据其性质和用途，由相关责任部门指定专人保管。四、印章的使用(一)使用原则印章使用必须基于真实、合法的业务需求，严格遵守审批程序，严禁在空白文件、函件或与公司业务无关的文件上加盖印章。(二)使用审批1.使用公司公章、合同专用章等重要印章，须由使用部门填写《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、批准人等信息，经部门负责人审核、公司相关领导批准后，方可交由保管人用印。2.常规性、事务性文件使用部门印章，由部门负责人审批。3.对于重要合同、协议、对外承诺等具有法律约束力的文件，用印前须经法务部门或专业法律顾问审核。(三)使用规范1.保管人在加盖印章前，应认真核对《用印申请单》的审批手续是否完备，文件内容是否与申请事由一致，确认无误后方可盖章。2.印章加盖应清晰、端正，位置适当，确保印迹完整、易辨识。3.一份文件如需多页加盖印章，应在关键页或骑缝处加盖印章。4.严禁委托非保管人代为盖章，特殊情况下确需委托的，须经印章保管部门负责人同意，并由保管人监督用印过程。(四)外出用印原则上不允许携带印章外出使用。如确因特殊情况需要外出用印，须经公司主要领导批准，由印章保管人或指定专人携带，并对用印过程全程负责，用印完毕立即将印章带回妥善保管。五、用印登记与档案管理印章保管人应建立《印章使用登记簿》，对每一次用印情况进行详细记录，包括用印日期、用印部门、用印人、文件名称及编号、用印事由、批准人、用印份数、印章名称等信息。《用印申请单》及相关用印文件副本或复印件，应与《印章使用登记簿》一并由印章保管部门按年度整理归档，保存期限参照公司档案管理规定执行。六、责任追究对于违反本制度规定，擅自刻制、保管、使用、出借、复制印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗，或在使用中弄虚作假、违规操作，给公司造成损失或不良影响的，公司将根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。七、附