高校行政档案室管理制度

PAGE高校行政档案室管理制度一、总则（一）目的为加强高校行政档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，提高学校行政管理效率和服务水平，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校行政部门各单位形成的各类档案的管理，包括但不限于学校行政公文、会议记录、人事档案、财务档案、资产档案、科研项目档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校行政档案室对全校行政档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映学校行政管理活动的实际情况，数据准确可靠。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高工作效率。4.依法依规原则：档案管理工作应严格遵守国家法律法规和档案管理行业标准，确保档案管理工作的合法性和规范性。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本校行政档案管理制度和业务规范。2.负责全校行政档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案利用服务工作，为学校行政管理、教学科研、对外交流等提供档案信息支持。5.组织档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和专业水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门的档案移交学校行政档案室。3.协助档案室做好档案的整理、鉴定、统计等工作，提供档案利用服务。4.负责本部门档案管理工作的日常监督和检查，发现问题及时整改。（三）档案形成部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、准确、完整。2.按照档案管理规定，及时将本部门的档案移交学校行政档案室或本部门兼职档案员。3.配合档案室做好档案的整理、鉴定、统计等工作，积极提供档案利用服务。4.加强对本部门档案管理工作的领导，明确专人负责档案管理工作，保障档案管理工作的顺利开展。三、档案收集（一）收集范围1.学校行政部门制发的各类公文、函件、通知、报告、请示等。2.学校召开的各类会议的会议通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。3.学校人事工作中形成的干部任免、考核、奖惩、工资福利、职称评定等文件材料。4.学校财务工作中形成的预算、决算、财务报表、会计凭证、审计报告等文件材料。5.学校资产管理工作中形成的资产购置、验收、登记、清查、处置等文件材料。6.学校科研项目管理工作中形成的项目申报书、立项批复、研究报告、成果鉴定等文件材料。7.学校对外交流与合作工作中形成的协议、合同、邀请函、接待方案等文件材料。8.其他具有保存价值的行政管理文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，确保档案的质量。3.对于重要文件材料，应实行双套制备份，一套纸质档案，一套电子档案。电子档案应采用符合国家标准的存储格式，确保档案的长期可读可用。4.各部门兼职档案员应定期对本部门的档案进行清查核对，发现问题及时处理。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、教学科研类、人事管理类、财务管理类、资产管理类、后勤管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数等内容，确保档案目录的准确、完整。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。（三）整理流程1.档案收集后，由档案室工作人员对档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.按照档案整理原则和方法，对档案进行分类、编号、编目、装订等工作。3.将整理好的档案移交档案库房进行保管，并建立档案管理台账，记录档案的入库、出库、借阅等情况。五、档案保管（一）保管场所学校行政档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架：应选用坚固耐用、防火防潮的档案架，档案架应排列整齐，便于档案的存放和检索。2.温湿度控制设备：应安装温湿度传感器和空调设备，确保档案库房的温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.防火设备：应配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，确保档案库房的消防安全。4.防虫设备：应安装防虫网、驱虫剂等防虫设备，防止档案被虫蛀。5.防盗设备：应安装防盗门、防盗窗、监控摄像头等防盗设备，确保档案库房的安全。6.防光设备：应采用遮光窗帘、防光灯具等防光设备，减少光线对档案的损害。7.防尘设备：应安装空气过滤器、吸尘器等防尘设备，保持档案库房的清洁卫生。8.防有害气体设备：应安装通风设备、空气净化设备等防有害气体设备，防止有害气体对档案的损害。（三）保管措施1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。4.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。5.档案库房应设置明显的标识和警示标志，严禁无关人员进入档案库房。六、档案鉴定（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定标准1.文件材料的内容：是否反映学校行政管理活动的真实情况，是否具有查考利用价值。2.文件材料的来源：是否为本校行政部门形成，是否与本校行政管理活动相关。3.文件材料的时间：是否在规定的保管期限内，是否具有历史价值。4.文件材料的形式：是否符合档案管理要求，是否便于保管和利用。（三）鉴定流程1.档案管理人员定期对档案进行清查核对，确定需要鉴定的档案范围。2.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员和相关业务人员组成。3.档案鉴定小组按照鉴定标准，对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。4.对鉴定意见进行综合分析和研究，确定档案的保管期限和处置方式。5.将鉴定结果填写在档案鉴定表上，经档案鉴定小组组长签字确认后，存入档案管理台账。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括档案的总卷数、件数、页数等。2.档案种类统计：包括党群工作类、行政管理类、教学科研类、人事管理类、财务管理类、资产管理类、后勤管理类等各类档案的数量。3.档案利用情况统计：包括档案的借阅次数、查阅人数、利用效果等。4.档案销毁情况统计：包括档案的销毁原因、销毁时间、销毁数量等。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行清查核对，及时更新档案管理台账，确保统计数据的准确可靠。2.利用档案管理信息系统，对档案的收集、整理、保管、利用、销毁等情况进行实时统计和分析，生成统计报表。3.定期向上级主管部门和学校领导报送档案统计报表，为学校行政管理决策提供数据支持。八、档案利用（一）利用范围1.学校行政管理工作需要查阅档案的。2.教学科研工作需要查阅档案的。3.对外交流与合作工作需要查阅档案的。4.其他需要查阅档案的情况。（二）利用流程1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室工作人员对档案查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排查阅时间和地点。3.查阅人员应在档案室工作人员的陪同下查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅人员如需复印、拍照档案材料，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅结束后，查阅人员应将档案材料归还档案室，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用期限1.一般档案的查阅期限为[X]个工作日，如需延长查阅期限，应提前向档案室申请。2.重要档案和机密档案的查阅期限根据具体情况确定，查阅人员应严格遵守查阅期限规定，按时归还档案。九、档案保密（一）保密范围1.涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案。2.尚未公开的档案信息。3.其他需要保密的档案内容。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.档案库房应设置保密设施，如保险柜、密码锁等，确保档案的安全保密。3.查阅机密档案应实行专人专管制度，查阅人员应在档案室工作人员的陪同下查阅档案，查阅过程中不得记录、复制、拍照档案内容。4.档案管理人员应定期对档案进行保密检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保密。十、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确认不需要保存的档案。3.其他需要销毁的档案。（二）销毁流程1.档案管理人员定期对档案进行清查核对，确定需要销毁的档案范围。2.成立档案销毁小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员和相关业务人员组成。3.档案销毁小组按照销毁范围，对需要销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见。