高校档案馆规章制度

PAGE高校档案馆规章制度一、总则（一）目的高校档案馆作为学校档案工作的重要机构，负责集中管理学校各类档案资料，为学校教学、科研、管理等各项工作提供全面、系统、有效的档案信息支持。本规章制度旨在规范档案管理工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，维护学校历史真实面貌，保障学校和师生的合法权益。（二）适用范围本规章制度适用于高校档案馆全体工作人员以及校内各部门、各学院在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和整理，建立有序的档案体系，便于查找和利用。4.安全性原则：采取必要的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。5.服务性原则：以服务学校教学、科研、管理工作为宗旨，积极主动地为师生和社会提供优质、高效的档案利用服务。二、档案管理机构与职责（一）档案馆机构设置高校档案馆应根据工作需要，合理设置内部机构，一般包括综合管理部、档案收集整理部、档案保管利用部等，明确各部门职责分工，确保档案管理工作的顺畅开展。（二）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施学校档案工作规章制度。2.负责制定学校档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.集中统一管理学校各类档案，对校内各部门、各学院档案工作进行监督、指导和检查。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。5.开展档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。6.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高全校师生的档案意识和档案管理水平。7.积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理和社会服务提供档案信息支持。8.完成学校交办的其他有关档案工作任务。（三）校内各部门、各学院职责1.负责本部门、本学院各类档案的形成、积累和整理工作，确保档案的齐全完整。2.按照学校档案管理规定，定期向档案馆移交应归档的档案资料。3.配合档案馆做好档案的整理、鉴定、编研和利用等工作，积极提供档案利用线索和相关信息。4.加强对本部门、本学院兼职档案员的管理和指导，督促其做好档案工作。5.接受档案馆的监督、检查和指导，及时整改存在的问题。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.学校党群工作中形成的各类文件材料，包括党组织建设、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的文件、会议记录、报表等。2.学校行政工作中形成的各类文件材料，包括学校规划、工作计划、工作总结、规章制度、会议纪要、人事任免、教学管理、科研管理、财务管理、资产管理等方面的文件、报表、合同等。3.学校教学工作中形成的各类文件材料，包括教学计划、教学大纲、教案、讲稿、教材、实验报告、实习总结、考试试卷、学生成绩册等。4.学校科研工作中形成的各类文件材料，包括科研项目申报书、研究报告、论文、著作、专利证书、科研成果鉴定材料等。5.学校基本建设工作中形成的各类文件材料，包括校园规划、基建项目立项、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。6.学校仪器设备工作中形成的各类文件材料，包括仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书等。7.学校外事工作中形成的各类文件材料，包括外事活动计划、协议、合同、出访报告、接待记录等。8.学校财会工作中形成的各类文件材料，包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。9.学校学生工作中形成的各类文件材料，包括学生学籍档案、奖惩材料、就业材料等。10.学校其他工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门、各学院应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本部门、本学院在各项工作中形成的档案资料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应实行同步收集，确保档案信息的及时性和完整性。4.各部门、各学院应定期对收集的档案进行整理和核对，发现问题及时解决，并将整理好的档案按照规定时间移交档案馆。（三）档案整理原则与方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家档案局和教育部制定的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作业务建设规范》的要求，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.档案分类应科学合理，层次分明，便于查找和管理。一般可分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、外事、财会、学生等一级类目，在一级类目下再根据档案性质和内容设置二级、三级类目。4.档案编号应规范统一，具有唯一性和系统性。编号应包括全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等，确保档案编号的准确性和连贯性。5.档案编目应准确、详细，包括案卷题名、编制日期、保管期限、密级、档号、页数等信息，以便于档案的检索和利用。四、档案保管（一）档案库房建设与管理1.档案馆应根据档案保管要求，建设专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材、防盗报警装置等，确保档案保管环境的安全和适宜。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。温湿度超出规定范围时，应及时采取措施进行调节。（二）档案装具与排列1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架等，确保档案存放的安全和整齐。2.档案应按照分类编号顺序进行排列上架，不同年度、不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。3.档案架应标注清晰的标识，注明全宗号、年度、保管期限、类别等信息，便于档案的定位和查找。（三）档案保管期限与鉴定1.根据国家档案局和教育部的有关规定，结合学校实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限一般分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。2.定期对档案进行鉴定，由档案馆组织相关人员组成鉴定小组，按照档案保管期限的划分标准，对到期档案进行鉴定。鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。3.对已到保管期限但仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报学校主管领导批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁工作的安全和彻底。（四）档案统计与清查1.建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。2.档案统计应做到数据准确、内容完整、报送及时，统计报表应按照规定格式和要求填写，并定期向上级主管部门报送。3.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。清查内容包括档案数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。五、档案利用（一）利用范围与方式1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅档案馆保存的档案资料。2.校外单位因工作需要，经学校主管领导批准，并按照规定办理相关手续后，可查阅、借阅档案馆保存的有关档案资料。3.档案利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案馆指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案馆；借阅档案应填写借阅申请表，并按照规定期限归还；复制档案应经档案馆同意，并按照规定收取复制费用。（二）利用手续办理1.本校师生查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案内容、目的、期限等信息，经所在部门或学院负责人签字同意后，到档案馆办理相关手续。2.校外单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅或借阅的档案内容、目的、期限等信息，经学校主管领导批准后，到档案馆办理相关手续。3.档案馆工作人员应认真审核利用者提交的申请材料，对符合规定的申请予以受理，并按照规定提供档案利用服务。（三）利用服务要求1.档案馆工作人员应热情接待档案利用者，耐心解答利用者的咨询，积极提供档案利用帮助。2.按照档案利用规定，及时、准确地为利用者提供所需档案资料，确保利用者能够顺利开展工作。3.加强对档案利用过程的管理，对利用者查阅、借阅的档案进行登记，记录利用时间、利用内容、利用者等信息，防止档案丢失、损坏等情况发生。4.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案信息化建设（一）建设目标与任务1.高校档案馆应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.档案信息化建设的主要任务包括：建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理；开展档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库；加强档案信息安全管理，保障档案信息的安全可靠。（二）档案信息管理系统建设1.选用符合学校实际需求和档案管理规范的档案信息管理系统，确保系统功能完善、操作简便、安全稳定。2.按照档案管理业务流程，对档案信息管理系统进行功能模块设计，包括档案收集、整理、编目、保管、利用、统计等模块，实现档案管理工作的信息化操作。3.建立档案信息数据库，将档案的基本信息、目录信息、全文信息等录入数据库，实现档案信息的集中存储和共享利用。4.加强档案信息管理系统的维护和更新，及时处理系统运行中出现的问题，根据档案管理工作的发展变化，不断优化系统功能。（三）档案数字化工作1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、数字化标准、数字化流程等内容。2.按照档案数字化操作规程进行档案扫描、图像处理、数据挂接等工作，确保数字化档案的质量。3.对数字化档案进行分类存储，建立数字化档案备份制度，定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。4.加强对数字化档案的管理，建立数字化档案利用权限控制机制，确保数字化档案的安全利用。（四）档案信息安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，明确档案信息安全管理职责，加强对档案信息安全工作的组织领导。2.采取必要的安全技术措施，如防火墙、入侵检测、加密技术等，保障档案信息管理系统的安全运行，防止档案信息被非法获取、篡改、泄露等。3.加强对档案信息管理人员的安全培训，提高其安全意识和安全技能，防止因人员操作失误导致档案信息安全事故的发生。4.制定档案信息安全应急预案，定期进行演练，确保在发生档案信息安全事故时能够及时、有效地进行处理，减少损失。七、档案编研（一）编研工作内容与要求1.档案编研工作应围绕学校教学、科研、管理等中心工作，结合档案资源特点，开展档案资料的编纂、研究和开发利用工作。2.编研工作内容主要包括：编写学校年鉴、大事记、组织沿革、基础数字汇编等资料；编辑出版档案史料汇编、专题文集等；开展档案信息资源研究，为学校决策提供参考依据。3.档案编研工作应遵循真实性、科学性、实用性的原则，确保编研成果的质量。编研过程中应广泛收集档案资料，认真核实档案信息，精心组织编纂工作，提高编研成果的准确性和权威性。（二）编研成果形式与发布1.档案编研成果形式主要包括书籍、资料汇编、研究报告、论文等。2.编研成果应按照学校有关规定进行审核、批准和发布。对于公开出版的编研成果，应按照国家新闻出版管理规定办理相关手续；对于内部使用的编研成果，应严格控制发放范围，确保编研成果的安全使用。3.加强对编研成果的宣传和推广，通过学校网站、校报、档案展览等形式，向全校师生和社会公众展示编研成果，提高档案编研工作的社会影响力。八、监督与检查（一）监督检查机制1.建立健全档案工作监督检查机制，定期对校内各部门、各学院档案工作进行监督检查，确保档案管理工作规范有序开展。2.档案馆应制定监督检查计划，明确监督检查内容、方式、时间等要求，组织相关人员组成监督检查小组，对各部门、各学院档案工作进行实地检查。3.监督检查小组应认真查阅各部门、各学院档案工作相关文件、记录、档案资料等，了解档案工作开展情况，发现问题及时提出整