高校档案管理工作制度

PAGE高校档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强高校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本校档案工作实行集中统一领导，由学校档案管理部门归口管理全校档案，各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案的形成应真实反映学校各项工作的历史面貌和发展过程，确保档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.方便利用原则。档案管理工作应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为学校的教学、科研、管理等工作提供有力支持。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立档案管理部门，作为全校档案管理工作的职能部门，负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理工作制度和业务规范，对全校档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导和检查考核。具体职责如下：1.负责接收、整理、保管全校各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.开展档案的编研工作，开发档案信息资源，为学校各项工作提供档案资料服务。3.组织实施档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网上查询利用。4.对全校各部门、各单位的档案工作进行业务指导，定期组织档案工作人员培训，提高档案管理水平。5.参与学校重大活动、重要项目档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全完整。6.负责向国家综合档案馆移交应进馆的档案，并做好档案的统计工作。（二）各部门、各单位各部门、各单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。其职责如下：1.贯彻执行学校档案管理工作制度，建立健全本部门、本单位档案管理工作机制。2.负责收集、整理本部门、本单位在各项工作中形成的各类档案，确保档案资料的真实、完整、准确，并按照规定及时移交学校档案管理部门。3.做好本部门、本单位档案的日常保管工作，确保档案的安全。4.积极配合学校档案管理部门开展档案编研、信息化建设等工作，提供档案利用服务。（三）档案工作人员档案工作人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程，认真履行岗位职责。其主要职责如下：1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理规范、质量合格。2.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。3.负责档案的查阅、借阅登记和利用服务工作，按照规定为利用者提供档案资料，并做好利用效果反馈工作。4.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。5.协助档案管理部门开展档案编研工作，提供档案资料和相关信息。三、档案的收集与归档（一）收集范围本校档案的收集范围包括：1.党群类：学校党委、纪委、工会、团委等组织在工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等档案。2.行政类：学校行政部门在行政管理、教学管理、科研管理、人事管理、财务管理、后勤管理等工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、合同、协议等档案。3.教学类：学校教学单位在教学活动、专业建设、课程建设、教材建设、实践教学、教学改革等工作中形成的各类教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、实习报告、毕业论文等档案。4.科研类：学校科研机构和科研人员在科研项目申报、研究、成果鉴定、推广应用等工作中形成的各类科研项目申请书、研究报告、论文、著作、专利证书、科研成果奖励证书等档案。5.人事类：学校人事部门在教职工招聘、考核、晋升、奖惩、培训、工资福利等工作中形成的各类人事档案、职工名册、考核材料、工资档案、奖惩文件等档案。6.学生类：学校学生管理部门在学生招生、学籍管理、奖助学金评定、毕业就业等工作中形成的各类学生档案、录取通知书、学籍档案、成绩单、学位证书、毕业证书、就业协议书等档案。7.基建类：学校基建部门在校园规划、基本建设项目的可行性研究、设计、施工、竣工验收等工作中形成的各类基建文件、图纸、合同、协议、工程预决算等档案。8.设备类：学校设备管理部门在设备购置、验收、使用、维护、报废等工作中形成的各类设备档案、设备购置申请、合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废审批表等档案。9.财会类：学校财务部门在财务管理、会计核算、审计监督等工作中形成的各类财务档案、会计凭证、账簿、报表、审计报告等档案。10.声像类：学校在教学、科研、管理、文化活动等工作中形成的照片、录音、录像等声像档案。11.电子类：学校各部门、各单位在工作中形成的电子文件、数据、数据库及其他电子信息资料。（二）收集要求1.及时收集：各部门、各单位应在工作活动结束后，及时将形成的档案资料收集齐全，整理归档，不得拖延积压。2.完整准确：收集的档案资料应真实反映工作活动的全过程，内容完整，数据准确，签字盖章齐全。3.规范整理：档案资料应按照学校档案管理部门规定的分类标准和整理方法进行整理，做到分类科学、编号规范、装订整齐。（三）归档程序1.各部门、各单位档案管理人员对收集到的档案资料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号，编制档案目录。2.在每年[具体时间]前，各部门、各单位将整理好的档案向学校档案管理部门移交。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.学校档案管理部门对接收的档案进行审核验收，对不符合要求的档案，退回原部门、原单位重新整理。审核验收合格的档案，办理正式归档手续，纳入学校档案管理体系。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法本校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度分类：将档案按其形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。2.机构（问题）分类：在年度内，按档案形成的机构（问题）进行分类。党群类档案按党组织、群团组织等机构分类；行政类档案按学校行政部门职能分类；教学类档案按教学单位分类；科研类档案按科研项目承担单位分类；人事类档案按人事管理部门分类；学生类档案按年级、专业分类；基建类档案按基建项目分类；设备类档案按设备管理部门分类；财会类档案按财务年度分类；声像类档案按内容主题分类；电子类档案按信息类别分类。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年；短期保管的档案是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。（三）整理要求1.装订：归档文件应去除金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，确保整齐牢固，便于保管和利用。2.编页号：凡有图文的页面均应编页号，页号编写位置正面在右上角，背面在左上角，空白页不编号。3.编目：编制归档文件目录，目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号应按年度、机构（问题）、保管期限顺序编制，每份文件编一个流水号。4.装盒：将整理好的归档文件按年度、机构（问题）、保管期限顺序装入档案盒，并在档案盒脊背填写全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号、盒号等项目。五、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查维护。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应分类存放于档案架上，排列整齐有序，并建立档案存放位置索引，便于查找利用。2.声像档案保管：声像档案应按照载体类型分别存放，妥善保管。照片档案应冲洗成照片，进行分类整理，装入相册或照片档案袋，并注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息；录音、录像档案应转录成光盘或磁带，并进行编号、编目，注明录制时间、内容、录制人等信息。3.电子档案保管：电子档案应按照存储介质类型分别存放，建立电子档案数据库，并进行备份。电子档案应采用加密存储、访问控制等安全技术措施，确保电子档案的安全。（三）保管期限调整档案的保管期限应根据档案的实际价值和学校工作需要进行定期评估和调整。对保管期限已满但仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案清查学校档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案保管中存在的问题。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况、利用情况等。清查结束后，应形成清查报告，对发现的问题提出整改措施，并报学校领导审批。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，在确保档案安全的前提下，为学校各项工作提供优质高效的档案服务。（二）利用范围本校档案主要供本校教职员工、学生及因工作需要查阅利用本校档案的外单位人员使用。查阅利用档案应遵守国家有关法律法规和学校档案管理规定，不得损害学校和他人利益。（三）利用方式1.查阅：利用者可到学校档案管理部门查阅纸质档案、声像档案和电子档案。查阅时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经档案管理部门负责人批准。档案管理人员应按照利用者的要求提供档案资料，并做好查阅服务工作。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，并经档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不超过[具体天数]天，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全完整。借阅期满后，借阅者应及时归还档案。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，注明复制内容、用途等信息，并经档案管理部门负责人批准。档案管理人员应按照规定为利用者提供复制服务，并对复制件进行核对、登记，加盖档案管理部门印章。复制件应与原件内容一致，具有同等效力。（四）利用效果反馈学校档案管理部门应建立档案利用效果反馈制度，对档案利用情况进行跟踪调查，及时了解利用者对档案服务的意见和建议，不断改进档案利用工作。利用者在利用档案后，应填写档案利用效果反馈表，对档案的利用价值、服务质量等方面进行评价，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，负责组织领导全校档案的鉴定工作。档案鉴定工作领导小组由学校分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人等组成。（二）鉴定标准档案鉴定应依据国家有关法律法规和学校档案管理规定，结合档案的形成规律、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面、科学、准确的鉴定。鉴定标准如下：1.永久保管档案：反映学校主要职能活动和历史面貌，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，如学校重要会议记录、重大决策文件、教学科研成果档案等。2.长期保管档案：在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，如学校一般性会议记录、教学科研常规文件、人事档案等。3.短期保管档案：在较短时间内对学校工作有查考利用价值，但保管期满后可不再保存的档案，如学校临时性文件、一般性事务文件等。（三）鉴定程序1.初步鉴定：档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出初步鉴定意见，确定需要继续保存的档案和拟销毁的档案清单。2.审核鉴定：档案鉴定工作领导小组对档案管理部门提出的初步鉴定意见进行审核，组织相关业务部门和档案工作人员对拟销毁档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.编制销毁清册：对审核鉴定后确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、卷号、数量等信息。档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份报学校领导审批。4.审批销毁：档案销毁清册经学校领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。（四）销毁记录档案销毁工作结束后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期、地点等信息。档案管理部门应将档案销毁清册及销毁记录归档保存，以备查考。八、档案的统计（一）统计内容学校档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。（二）统计方法档案统计工作应采用科学合理的统计方法，确保统计数据的准确性和及时性。统计数据应定期进行汇总分析，形成统计报表和统计分析报告，为学校档案管理工作决策提供依据。（三）统计报表报送档案管理部门应按照学校和上级主