高校学生档案室管理制度

PAGE高校学生档案室管理制度一、总则（一）目的为了加强高校学生档案的科学管理，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和教育行业标准，结合本校实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校全日制普通本专科学生、研究生在校期间形成的各类档案材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案材料应如实反映学生的学习、生活、社会实践等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生在各个阶段形成的具有保存价值的材料，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对学生档案中的个人隐私信息予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案整理、保管、利用等环节有序进行。（四）管理职责1.学校档案管理部门负责制定和完善学生档案室管理制度，并组织实施。统筹规划学生档案管理工作，对全校学生档案工作进行监督、指导和检查。集中保管全校学生档案，确保档案的安全与完整。负责提供学生档案的查阅、借阅服务，并做好相关记录。定期对学生档案进行整理、鉴定和统计，按规定做好档案的移交和销毁工作。2.各学院（系）负责本学院（系）学生档案材料的收集、整理、审核和移交工作。明确专人负责学生档案管理工作，确保档案工作的顺利开展。配合学校档案管理部门做好学生档案的查阅、借阅等相关工作。3.辅导员负责指导学生填写各类档案材料，确保材料内容真实、准确、规范。及时收集学生的档案材料，并按要求整理后移交学院（系）。协助学校和学院（系）做好学生档案的其他相关工作。二、档案材料的收集与整理（一）档案材料的内容学生档案材料主要包括以下几类：1.招生录取材料：包括考生报名登记表、高考体检表、录取通知书等。2.学籍材料：包括学生登记表、学籍卡、成绩单、学位授予决定等。3.党团组织材料：包括入党申请书、入党志愿书、团组织关系证明等。4.奖惩材料：包括各类奖学金、荣誉称号、违纪处分等相关文件。5.社会实践材料：包括实习报告、社会实践活动记录等。6.就业材料：包括就业推荐表、就业协议书、报到证等。7.其他材料：如学生个人的重要证书、获奖作品等具有保存价值的材料。（二）档案材料的收集1.招生录取材料：由招生部门在新生入学时统一移交学校档案管理部门。2.学籍材料：教务处负责定期整理学生的学籍变动情况，及时将相关材料移交档案管理部门。3.党团组织材料：由学校党委组织部、团委分别负责收集整理，并按规定移交档案管理部门。4.奖惩材料：各学院（系）负责收集本学院（系）学生的奖惩情况，及时将相关文件移交档案管理部门。5.社会实践材料：学生完成实习、社会实践活动后，由指导教师审核签字，学院（系）统一收集后移交档案管理部门。6.就业材料：就业指导中心负责收集整理学生的就业材料，并在学生毕业时移交档案管理部门。7.其他材料：学生个人应主动将具有保存价值的材料提交给辅导员，辅导员审核后移交学院（系），最终由学院（系）移交档案管理部门。（三）档案材料的整理1.分类：按照档案材料的内容和性质，将学生档案分为招生录取、学籍、党团组织、奖惩、社会实践、就业等类别。2.排序：各类档案材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：对每份档案材料进行编号、登记，编制档案目录，便于查找和管理。4.装订：将每份档案材料按照一定的规格进行装订，确保整齐、牢固。三、档案的保管与保护（一）档案保管场所学校应设立专门的学生档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。档案室应配备必要的档案装具，如档案架、档案盒等，并保持室内清洁、通风良好。（二）档案保管方式1.纸质档案：采用纸质档案盒进行保管，按照档案类别和学生学号顺序排列存放。2.电子档案：建立学生电子档案数据库，对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件存储在服务器上，并定期进行备份。电子档案应与纸质档案内容一致，且具备加密、访问控制等安全措施。（三）档案保护措施1.防火：档案室应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。严禁在档案室吸烟和使用明火，防止火灾发生。2.防潮：档案室应保持适宜的湿度，可安装除湿设备，防止档案受潮发霉。档案装具应选用防潮性能好的材料，避免档案直接接触地面和墙壁。3.防虫：定期对档案室进行防虫检查，可采用防虫药剂、防虫网等措施，防止档案被虫蛀。4.防盗：档案室应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范措施。档案管理人员应严格遵守门禁制度，确保档案室安全。5.防光：档案室应采用防光窗帘、低照度灯具等，避免档案长期暴露在强光下，防止档案褪色、老化。6.防尘：定期对档案室进行清洁，保持室内清洁卫生，防止灰尘对档案造成损害。四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.学生本人：学生有权查阅本人档案，但不得擅自更改、抽取档案材料。2.学校内部人员：学校教师、管理人员因工作需要查阅学生档案的，应填写《学生档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.校外单位：校外单位因工作需要查阅学生档案的，须持有单位介绍信，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应严格遵守档案查阅规定，不得泄露档案内容。（二）借阅权限1.学生本人：原则上不允许学生借阅本人档案。如有特殊情况需要借阅的，应填写《学生档案借阅申请表》，经学院（系）辅导员和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人。2.学校内部人员：学校教师、管理人员因工作需要借阅学生档案的，应填写《学生档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过一周，借阅期间应保证档案的安全，不得擅自涂改、损坏档案内容。3.校外单位：校外单位因工作需要借阅学生档案的，须持有单位介绍信，经学校档案管理部门负责人和学校分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过三天，借阅期间应严格遵守档案借阅规定，不得将档案带出学校或泄露档案内容。（三）查阅与借阅登记档案管理部门应建立查阅与借阅登记制度，对查阅和借阅的时间、内容、人员等进行详细记录。查阅和借阅登记记录应妥善保存，以备查询。五、档案的转递与移交（一）档案转递1.毕业生档案转递：学生毕业时，档案管理部门应按照就业方案将毕业生档案及时转递至就业单位或就业主管部门。档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。2.其他情况档案转递：因升学、转学、退学等原因需要转递档案的，学生应向学校档案管理部门提出申请，并提供相关证明材料。档案管理部门审核后，按照规定将档案转递至接收单位。（二）档案移交1.学生毕业离校后档案移交：学生毕业离校后，学院（系）应将学生在校期间未移交的档案材料及时整理移交档案管理部门。2.档案管理部门内部移交：档案管理部门应定期对档案进行整理和鉴定，按照规定将到期档案移交学校综合档案室或上级档案管理部门。（三）档案转递与移交手续档案转递和移交时，应填写《学生档案转递（移交）登记表》，详细记录档案转递（移交）的时间、内容、接收单位等信息，并由交接双方签字确认。档案转递（移交）登记表应妥善保存，作为档案管理的重要凭证。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定原则：根据国家有关规定和学校实际情况，对学生档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定组织：学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关学院（系）负责人、档案专家等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。3.鉴定内容：对档案的完整性、准确性、真实性、时效性等进行全面审查，确定档案是否具有保存价值。（二）档案销毁1.销毁范围：经鉴定确无保存价值的档案材料，应按照规定进行销毁。销毁范围包括已超过保管期限且无继续保存必要的档案、重复或无效的档案材料等。2.销毁程序：档案管理部门应填写《学生档案销毁申请表》，经学校档案鉴定工作小组审核、学校分管领导批准后，方可进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保档案销