金螳螂采购管理制度

PAGE金螳螂采购管理制度一、总则1.目的为规范金螳螂采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司工程建设等业务顺利开展，提高采购效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于金螳螂及其下属各分公司、项目部涉及的各类物资、设备、服务等采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购资金使用效益。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正、公开，维护公司良好形象。诚信原则：采购人员应秉持诚信理念，与供应商建立良好的合作关系，履行合同约定。二、采购组织与职责1.采购决策机构采购决策委员会：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责对重大采购项目进行决策，审议采购战略、政策、预算等重要事项。职责：审批采购预算和年度采购计划。审定重大采购项目的采购方式、供应商选择等关键决策。协调解决采购过程中的重大问题和争议。2.采购执行部门采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商开发与管理、采购合同签订与执行等。职责：根据各部门需求，编制采购计划并组织实施。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况。收集、分析采购信息，为采购决策提供支持。3.需求部门各业务部门、项目部等作为采购需求提出部门，负责准确提出物资、设备、服务等采购需求，并对采购质量、交付期等进行跟踪和验收。职责：根据业务开展情况，及时、准确地向采购部门提交采购申请。参与采购过程中的技术规格确定、供应商选择等工作。对采购物资、设备、服务进行验收，反馈使用情况和问题。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应会同财务部门及相关需求部门，根据公司年度经营计划、项目进度安排等，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额、时间等要素。采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑市场价格波动、项目实际需求变化等因素，确保预算的科学性和合理性。2.预算执行采购活动应严格按照采购预算执行，未经批准不得突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申请和审批。采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现偏差并采取措施加以纠正。3.预算调整当出现以下情况时，可申请采购预算调整：市场价格大幅波动，导致原预算无法满足采购需求。项目需求发生重大变化，需要增加或减少采购项目。其他不可抗力因素影响采购预算执行。预算调整申请应经采购部门、财务部门审核，报采购决策委员会批准后执行。四、采购计划管理（一）年度采购计划1.编制依据公司年度经营计划、工程建设项目规划等。各部门物资、设备、服务需求预测。库存状况及市场供应情况。2.编制流程各需求部门于每年[具体时间]前向采购部门提交下一年度采购需求预测。采购部门汇总各部门需求，结合库存情况和市场分析，编制年度采购计划草案。年度采购计划草案经财务部门审核预算后，报采购决策委员会审批。3.计划内容采购项目名称、规格型号、数量、质量要求等。采购时间安排，明确各批次采购的具体时间节点。采购预算金额及资金来源。预计供应商范围及采购方式。（二）月度采购计划1.编制依据年度采购计划分解。各项目实际进度及需求变化。库存动态情况。2.编制流程各需求部门于每月[具体时间]前向采购部门提交当月采购需求。采购部门根据各部门需求和库存情况，编制月度采购计划。月度采购计划经采购部门负责人审核后执行。3.计划内容采购项目明细，包括名称、规格、数量、交货时间等。紧急采购需求说明及处理措施。五、供应商管理1.供应商开发采购部门应通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选和评估，实地考察供应商的生产能力、质量控制、信誉等情况。对于符合要求的供应商，邀请其参与公司采购项目投标或报价。2.供应商评估建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、环保等方面。采购部门应收集供应商的相关数据和信息，组织相关部门进行综合评价，确定供应商等级。根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。3.供应商档案管理为每个供应商建立档案，记录其基本信息、评估结果、合作项目、交易记录等内容。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性，为采购决策提供可靠依据。4.供应商关系维护采购人员应与供应商保持良好的沟通与合作，定期走访供应商，了解其生产经营情况和市场动态。及时解决与供应商之间的问题和纠纷，维护双方的合法权益，建立长期稳定的合作关系。六、采购方式选择1.公开招标适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。招标流程：采购部门发布招标公告，明确采购项目要求、投标截止时间等。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标适用范围：适用于具有特定资质要求、供应商数量有限的采购项目。招标流程：采购部门向符合条件的供应商发出邀请招标函。供应商响应投标，提交投标文件。采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。签订采购合同。3.竞争性谈判适用范围：适用于采购时间紧迫、技术复杂、需求不明确的采购项目。谈判流程：采购部门确定谈判供应商名单，发出谈判邀请。供应商准备谈判文件，参与谈判。采购部门与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况等特殊情形。采购流程：采购部门提出单一来源采购申请，说明理由和依据。经采购决策委员会批准后，与供应商协商确定采购价格和条款。签订采购合同。5.询价采购适用范围：适用于采购金额较小、规格型号简单、现货货源充足的采购项目。询价流程：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其报价。供应商回复报价。采购部门比较各供应商报价，选择合适的供应商签订采购合同。七、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购部门应会同法务部门等对合同条款进行审核，确保合同合法合规、风险可控。采购合同经双方签字盖章后生效。2.合同执行采购部门应跟踪采购合同执行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量控制、交货期等信息。供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。采购部门应监督供应商执行合同，如发现问题及时与供应商沟通解决。3.合同变更在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、项目需求调整等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应经双方签字盖章，并按照原合同审批程序进行审核。4.合同终止采购合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同终止。采购部门应与供应商办理结算、验收等手续，清理合同文件。如因供应商违约导致合同终止，采购部门应依法追究供应商的违约责任，维护公司合法权益。八、采购验收管理1.验收标准采购物资、设备、服务的验收应依据采购合同约定的质量标准、技术规格等进行。对于国家有强制性标准的，应符合国家相关标准要求。2.验收流程采购物资到货前，采购部门应通知需求部门准备验收。需求部门组织相关人员按照验收标准进行验收，填写验收报告。验收合格的物资、设备、服务办理入库或投入使用手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商处理，要求其更换、补货或采取其他补救措施。3.验收记录验收过程中应做好记录，包括验收时间、地点、人员、内容、结果等信息。验收记录应妥善保存，作为采购档案的重要组成部分。九、采购付款管理1.付款申请供应商按照合同约定履行交货义务后，采购部门应核实货物验收情况，无误后向财务部门提交付款申请。付款申请应注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并附上验收报告、发票等相关凭证。2.付款审批财务部门收到付款申请后，按照公司财务管理制度进行审核。审核内容包括合同条款执行情况、发票真实性、付款金额准确性等。付款申请经财务部门审核通过后，报公司相关领导审批。3.付款执行经审批同意付款后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。财务部门应做好付款记录，定期核对账目，确保付款准确无误。十、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。建立风险预警机制，及时发现潜在风险信号。2.风险评估对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类分级，为制定风险应对措施提供依据。3.风险应对针对不同类型和等级的风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式；对于供应商违约风险，加强供应商管理和合同约束等。定期对风险应对措施的执行效果进行评估和调整，确保风险得到有效控制。十一、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等。