采购跟单管理制度

PAGE采购跟单管理制度一、总则（一）目的为了加强公司采购跟单工作的管理，规范采购跟单流程，确保采购任务按时、按质、按量完成，满足公司生产经营的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购跟单工作，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等。（三）职责分工1.采购部门负责采购订单的下达、跟进和协调，确保供应商按时、按质、按量交货。与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题。负责采购合同的签订、执行和管理，确保合同的有效履行。2.跟单人员协助采购部门完成采购订单的下达和跟进工作，及时反馈采购进度和问题。负责与供应商沟通协调，确保供应商按时提供货物和服务。对采购货物进行检验和验收，确保货物符合质量要求。协助采购部门处理采购合同的执行和变更事宜。3.其他部门负责提供采购需求信息，配合采购部门完成采购任务。对采购货物进行使用和验收，反馈使用过程中出现的问题。二、采购跟单流程（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的可行性等。2.对于金额较大或重要的采购申请，采购部门组织相关部门进行会审，会审通过后报公司领导审批。3.经审批后的《采购申请表》作为采购订单下达的依据。（三）供应商选择1.采购部门根据采购申请的要求，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择合适的供应商。2.对供应商进行评估和审核，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容，以便对供应商进行管理和跟踪。（四）采购订单下达1.采购部门根据审批后的《采购申请表》和选定的供应商，起草采购订单。2.采购订单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式等条款。3.采购订单经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商确认。4.供应商确认采购订单后，采购订单生效，双方应按照订单约定履行各自的义务。（五）采购跟单1.采购订单下达后，跟单人员负责跟进采购进度，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.跟单人员定期向采购部门汇报采购进度，及时反馈采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、货物质量问题等。3.采购部门根据跟单人员反馈的问题，及时与供应商协商解决，如要求供应商加快交货进度、更换货物等。（六）货物验收1.货物到达公司后，跟单人员通知相关部门进行验收。2.验收人员按照采购合同和相关标准对货物进行检验和验收，验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、外观等方面。3.验收合格的货物，验收人员在《验收报告》上签字确认；验收不合格的货物，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决，如要求供应商换货、退货等。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。2.付款方式应按照采购合同的约定执行，如货到付款、分期付款等。3.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。（八）采购合同管理1.采购部门负责采购合同的签订与执行，确保合同的有效履行。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本发送给相关部门，以便各部门了解合同内容，配合采购工作的开展。4.在采购合同执行过程中，如发生合同变更或解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关协议，确保双方的权益得到保障。三、采购跟单工作规范（一）沟通协调1.跟单人员应与采购部门、供应商、其他相关部门保持密切沟通，及时传递采购信息，协调解决采购过程中出现的问题。2.沟通方式应包括电话、邮件、传真、会议等，确保信息传递的及时、准确、有效。3.在与供应商沟通时，应注意语言文明、态度诚恳，尊重供应商的意见和建议，维护良好的合作关系。（二）文件管理1.跟单人员应负责采购订单、验收报告、采购合同等文件的整理和归档，确保文件的完整性和准确性。2.文件应按照时间顺序和类别进行分类存放，便于查询和使用。3.对于重要文件，应进行备份，防止文件丢失或损坏。（三）信息反馈1.跟单人员应定期向采购部门汇报采购进度，及时反馈采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、货物质量问题等。2.采购部门应根据跟单人员反馈的问题，及时与供应商协商解决，并将处理结果反馈给跟单人员。3.跟单人员应将采购进度和问题反馈情况记录在《采购跟单日志》中，以便跟踪和查询。（四）廉洁自律1.跟单人员应严格遵守公司的各项规章制度，廉洁自律，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。2.在采购工作中，应坚持公平、公正、公开的原则，维护公司的利益和形象。3.如发现跟单人员存在违规行为，公司将依法依规进行处理。四、采购跟单工作考核（一）考核目的为了提高采购跟单工作的质量和效率，激励跟单人员积极履行职责，特制定本考核制度。（二）考核原则1.客观公正原则：考核应基于客观事实，公正评价跟单人员的工作表现。2.全面考核原则：考核应涵盖跟单工作的各个方面，包括采购进度、货物质量、沟通协调、文件管理等。3.激励改进原则：考核结果应与跟单人员的绩效挂钩，激励跟单人员不断改进工作，提高工作质量和效率。（三）考核内容1.采购进度：考核跟单人员是否按时完成采购任务，是否及时反馈采购进度和问题。2.货物质量：考核跟单人员是否对采购货物进行严格检验和验收，是否确保货物符合质量要求。3.沟通协调：考核跟单人员与采购部门、供应商、其他相关部门的沟通协调能力，是否及时解决采购过程中出现的问题。4.文件管理：考核跟单人员对采购订单、验收报告、采购合同等文件的整理和归档情况，是否确保文件的完整性和准确性。5.廉洁自律：考核跟单人员是否遵守公司的廉洁自律规定，是否存在违规行为。（四）考核方式1.定期考核：每月对跟单人员的工作进行一次考核，考核结果作为当月绩效奖金发放的依据。2.不定期考核：根据工作需要，对跟单人员的工作进行不定期考核，考核结果作为年度评优评先的依据。（五）考核结果应用1.绩效奖金：根据考核结果，发放跟单人员的绩效奖金。考核结果优秀的，绩效奖金上浮；考核结果不合格的，绩效奖金下浮或扣发。2.晋升晋级：考核结果作为跟单人员晋升晋级的重要依据。