青浦区采购内部控制制度

PAGE青浦区采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强青浦区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，保障采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于青浦区各级行政机关、事业单位和团体组织（以下统称“采购人”）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购需求编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订等。对采购活动进行监督和管理，协调解决采购过程中的问题。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同审核，监督采购资金的支付和结算。对采购资金使用情况进行绩效评价和监督检查。3.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。配合采购管理部门开展采购活动，提供必要的技术支持和业务指导。参与采购验收工作，对采购项目的质量和性能进行评价。4.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否符合法律法规和制度规定。受理供应商的质疑和投诉，依法依规进行处理。对采购活动中的违规违纪行为进行调查和问责。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位事业发展规划和工作需要，结合财力状况，科学合理地编制采购预算。采购预算应细化到具体项目和品目，明确采购数量、金额、资金来源等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。对于新增采购项目，应进行充分的市场调研和成本效益分析，确保预算编制的准确性和合理性。3.采购预算一经批复，原则上不得调整。如因特殊情况确需调整采购预算的，采购人应按照规定的程序报经财政部门批准。（二）预算执行1.采购人应严格按照批复的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。在采购过程中，如因市场价格波动等原因导致采购预算不足的，采购人应及时申请调整预算，经批准后方可继续采购。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析。对于预算执行进度缓慢或出现异常情况的采购项目，应及时督促采购人采取措施加以解决。3.采购人应建立采购预算执行台账，详细记录采购项目的预算安排、执行情况、资金支付等信息。采购预算执行台账应定期报送财政部门和采购管理部门备案。（三）预算绩效评价1.财政部门应建立采购预算绩效评价制度，对采购项目的预算执行情况、采购效益、资金使用效果等进行绩效评价。采购预算绩效评价结果应作为采购人以后年度预算安排的重要依据。2.采购人应按照财政部门的要求，及时报送采购项目的绩效自评报告。绩效自评报告应包括采购项目的基本情况、预算执行情况、采购效益、存在问题及改进措施等内容。3.财政部门可根据工作需要，委托第三方机构对采购项目进行绩效评价。第三方机构应具备相应的资质和专业能力，按照规定的程序和方法开展绩效评价工作，并出具客观、公正的绩效评价报告。三、采购需求管理（一）需求提出1.需求部门应根据本单位工作实际需要，提出采购项目的需求。采购需求应明确、具体、完整，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、服务标准、验收标准等内容。2.需求部门在提出采购需求前，应进行充分的市场调研和分析，了解同类产品或服务的市场价格、质量水平、技术性能等情况。市场调研应形成书面报告，作为采购需求编制的参考依据。3.需求部门应组织相关人员对采购需求进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。采购需求论证可邀请专家、技术人员、使用部门代表等参加，论证意见应形成书面记录。（二）需求审核1.采购管理部门应会同财务部门、需求部门等对采购需求进行审核。审核内容包括采购需求的合法性、合规性、合理性、完整性等方面。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购管理部门可组织专家进行评审。专家评审应按照规定的程序和方法进行，评审意见应作为采购需求审核的重要依据。3.采购需求审核通过后，方可进入采购程序。如采购需求存在问题或不符合要求的，采购管理部门应及时反馈需求部门进行修改完善。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，需求部门应提出书面申请，并说明变更的原因、内容和对采购项目的影响。2.采购管理部门应会同财务部门、需求部门等对采购需求变更申请进行审核。审核通过后，方可办理采购需求变更手续。采购需求变更涉及预算调整的，应按照规定的程序报经财政部门批准。3.采购需求变更后，采购文件、采购合同等相关文件应作相应调整。采购人应及时通知供应商，并与供应商协商签订补充协议或变更合同。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物、工程和服务，符合公开招标条件的，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照规定的程序和要求进行。采购人应在财政部门指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.采购人应组建评标委员会，负责对投标文件进行评审。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.邀请招标的评标程序和要求与公开招标相同。采购人应组建评标委员会，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购人应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。采购人应将论证意见报经财政部门批准后，方可采用单一来源采购方式进行采购。3.单一来源采购应按照规定的程序和要求进行。采购人应与单一来源供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，确定成交价格。成交价格不得高于市场同类产品或服务的价格水平。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购人应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应按照询价通知书规定的评审程序和方法进行评审，确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、采购合同等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、验收标准、采购程序、评标方法、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平公正和合法合规。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门、监督部门等相关部门的意见。采购文件编制完成后，应进行审核和审批，确保采购文件的准确性和完整性。（二）采购文件发布1.采购文件应按照规定的程序和要求进行发布。公开招标、邀请招标的采购文件应在财政部门指定的媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价的采购文件应在采购人指定的媒体上发布。2.采购文件发布后，采购人应及时通知潜在供应商获取采购文件。潜在供应商应按照采购文件规定的时间和方式获取采购文件，并按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件。3.采购人应确保采购文件的保密性。在采购活动结束前，采购文件的内容不得向无关人员透露。（三）采购文件修改1.在采购文件发售截止时间前，采购人可以对已发出的采购文件进行必要的澄清或修改。澄清或修改的内容可能影响投标文件编制的，采购人应在投标截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有获取采购文件的潜在供应商；不足十五日的，采购人应顺延提交投标文件的截止时间。2.澄清或修改的内容作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。采购人应将澄清或修改的内容及时通知潜在供应商，并要求潜在供应商按照澄清或修改后的采购文件编制投标文件或响应文件。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、服务要求、验收标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应会同财务部门、需求部门等对采购合同草案进行审核。审核内容包括采购合同的合法性、合规性、合理性、完整性等方面。采购合同审核通过后，方可签订采购合同。3.采购合同签订后，采购人应及时将采购合同副本报财政部门备案。财政部门对采购合同的签订和履行情况进行监督检查。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定提供货物、工程和服务，并确保其质量和性能符合合同要求。2.采购过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更采购合同的，采购人和供应商应协商签订补充协议或变更合同。补充协议或变更合同应符合法律法规和采购文件的要求，并报财政部门备案。3.采购人应建立采购合同履行台账，详细记录采购合同的签订、履行、变更、终止等情况。采购合同履行台账应定期报送财政部门和采购管理部门备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应包括需求部门代表、技术人员、质量管理人员等。验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格、性能、服务等方面。2.采购人应按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收合格的，采购人应出具验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。供应商整改或重新提供后仍不符合要求的，采购人有权解除采购合同，并要求供应商承担相应的违约责任。3.采购人应将采购项目的验收情况及时报财政部门备案。财政部门对采购项目的验收情况进行监督检查。七、采购监督管理（一）内部监督1.采购人应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的内部监督。内部监督管理部门应定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.采购管理部门应加强对采购过程的内部监督，确保采购活动按照规定的程序和要求进行。采购管理部门应建立采购活动记录制度，详细记录采购项目的采购需求、采购方式、采购文件、采购合同、采购验收等情况。3.财务部门应加强对采购资金的内部监督，确保采购资金的合理使用和安全。财务部门应建立采购资金支付审核制度，对采购资金的支付进行严格审核，防止采购资金的浪费和滥用。（二）社会监督1.采购人应依法公开采购信息，接受社会监督。采购信息应包括采购项目的名称、内容、采购方式、采购预算、采购结果等内容。采购人应在财政部门指定的媒体上发布采购信息，也可通过本单位网站、政务公开栏等渠道公开采购信息。2.供应商认为采购活动