鄂州市档案管理制度

PAGE鄂州市档案管理制度一、总则（一）目的为加强鄂州市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于鄂州市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则鄂州市各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确地反映各项工作的实际情况，严禁虚假和篡改档案信息。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供便捷、高效的档案服务。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构设置1.鄂州市设立专门的档案管理部门，负责统筹协调全市档案管理工作。2.各机关、企事业单位应根据工作需要，设立相应的档案管理机构或配备专职档案管理人员。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案工作的正常开展。3.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，维护档案安全。4.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进工作方法和提高工作质量。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.反映鄂州市政治、经济、文化、社会等各方面工作的文件、资料、图表、声像等材料。2.机关、企事业单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、记录、合同、协议等。3.重要会议、活动、项目等形成的档案材料。4.人事档案、财务档案、科技档案等各类专门档案。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，符合档案管理的要求。3.对重要档案材料应进行特殊标识和保护，确保其安全。（三）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照分类标准对档案进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。3.对档案进行编号、编目、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。4.建立档案目录数据库，实现档案信息的快速检索和利用。四、档案的归档与保管（一）档案归档1.各部门应定期将整理好的档案向档案管理机构移交，办理归档手续。2.档案管理机构应对归档的档案进行审核，确保档案质量符合要求。3.对不符合归档要求的档案，应及时退回原部门进行补充或修正。（二）档案保管1.档案管理机构应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温湿度符合档案保管要求。3.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，确保档案安全。五、档案的利用与统计（一）档案利用1.建立档案利用制度，明确档案利用的范围、方式和程序。2.档案管理人员应热情接待档案利用者，及时提供所需档案材料。3.对档案利用情况进行登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用内容等信息。4.严格遵守档案保密规定，对涉及国家机密、商业秘密等档案信息，应按照相关规定进行管理和利用。（二）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期向上级档案管理部门报送档案统计报表，确保统计数据的准确、及时。3.对档案统计数据进行分析和研究，为档案管理决策提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理机构组织，相关部门和专业人员参加。3.根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值，分为永久保存、长期保存和短期保存。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，经主管领导批准后实施。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时收集电子文件，确保电子文件的完整性和准确性。2.按照电子档案管理的要求，对电子文件进行分类、编号、编目等整理工作。3.建立电子档案元数据，确保电子档案的可识别和可追溯。（二）电子档案的存储与保管1.采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行存储。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.加强电子档案存储环境的管理，确保存储设备的安全运行。（三）电子档案的利用与安全1.建立电子档案利用系统，方便用户查询和利用电子档案。2.严格遵守电子档案安全保密规定，防止电子档案信息泄露。3.对电子档案的访问、下载、打印等操作进行严格权限管理。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立鄂州市档案信息化管理平台，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平。（二）建设内容1.档案信息资源建设整合鄂州市各类档案信息资源，建立统一的档案数据库。2.档案管理应用系统建设开发档案收集、整理、归档、保管、利用等业务管理系统，实现档案管理工作的信息化流程。3.档案安全保障体系建设建立档案信息安全防护机制，确保档案信息的安全。（三）建设步骤1.规划阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.实施阶段按照规划要求，组织开展档案信息化建设项目的实施。3.验收阶段对档案信息化建设项目进行验收，确保项目达到预期目标。九、监督与检查（一）监督检查机构鄂州市档案管理部门负责对全市档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理机构的设置和人员配备情况。3.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案安全保密情况。（三）监督检查方式1.定期检查每年定期对各部门档案管理工作进行检查。2.不定期抽查根据工作需要，对部分部门档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查针对档案管理中的重点问题，开展专项检查。（四）监督检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达