郑州市工会采购制度

PAGE郑州市工会采购制度一、总则（一）目的为规范郑州市工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于郑州市工会机关及所属各级工会组织的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开、公正、公平，接受工会会员和社会监督。3.公平竞争原则鼓励供应商公平参与竞争，择优选择供应商，保证采购质量和效率。4.诚实信用原则采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构郑州市工会设立采购领导小组，负责审议重大采购事项，制定采购政策和战略，监督采购活动。采购领导小组由工会主席担任组长，相关部门负责人为成员。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，负责具体采购业务的实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购计划制定、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办公室应根据工会工作计划和实际需求，会同需求部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合工会财力状况，合理安排采购资金。同时，应充分考虑采购项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审批采购预算编制完成后，应报采购领导小组审议通过，并按照规定程序报上级主管部门审批。经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。（三）预算调整如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。预算调整应说明调整原因、调整金额等内容，并经采购领导小组审议通过后报上级主管部门批准。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购计划制定采购办公室根据工会工作计划和实际需求，结合采购预算，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格、数量、采购方式、采购时间等内容。（二）采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购办公室编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（三）采购信息发布1.采用公开招标和邀请招标方式的采购项目，应在指定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购和询价方式的采购项目，应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。采购邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、谈判时间及地点等内容。（四）供应商资格审查1.采购办公室对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。2.经资格审查合格的供应商，方可参与采购项目的投标、谈判或报价。（五）采购评审1.采购办公室组织采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准或谈判规则，对供应商的投标文件、谈判响应文件或询价报价文件进行评审。2.采购评审应采用综合评分法或最低价成交法等评审方法进行评审。综合评分法应明确各项评审因素的权重和评分标准，最低价成交法应选择报价最低的供应商作为成交供应商。（六）中标（成交）供应商确定1.根据采购评审结果，采购办公室确定中标（成交）供应商，并向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。2.中标（成交）通知书应包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、采购合同签订时间及地点等内容。（七）采购合同签订1.采购办公室与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务，确保采购项目顺利实施。（八）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准进行验收，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、验收情况、验收结论等内容。六、采购合同管理（一）合同签订采购办公室应按照采购评审结果，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。（二）合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更如因特殊情况需要变更采购合同，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容。（四）合同终止采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行时，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续。七、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等，防范采购风险。2.采购领导小组应加强对采购活动的监督管理，定期听取采购工作汇报，及时发现和解决采购工作中存在的问题。（二）外部监督1.郑州市工会应主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，及时整改存在的问题。2.采购活动应接受工会会员和社会的监督，对举报和投诉的问题，应及时进行调查处理。八、法律责任（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：1.未按照本制度规定的采购方式和采购程序进行采购的；2.擅自提高采购标准的；3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）供应商责任供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加郑州市工会采购活动，并予以通报：1.提供虚假材料谋取中标、成交的；2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；3.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；4.向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；5.在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；6.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（三）采购代理机构责任采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，