街道社区档案三合一制度

PAGE街道社区档案三合一制度一、总则（一）目的为加强街道社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合街道社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道社区各部门、各社区居委会在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：街道社区档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映街道社区各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理和保存街道社区在工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作方针、政策和法律法规，制定街道社区档案管理制度和工作规范。2.负责街道社区各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对街道社区各部门、各社区居委会档案管理工作进行指导、监督和检查。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。（二）各部门、各社区居委会职责1.负责本部门、本社区居委会在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门、本社区居委会档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确和安全。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与街道社区工作相关的文件、通知、指示等。2.街道社区制定的各类工作计划、总结、报告、决议、决定等文件材料。3.街道社区召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.街道社区各部门、各社区居委会在工作中形成的各类业务文件材料，如统计报表、工作台账、调查研究报告等。5.街道社区开展的各类活动的文件材料，如活动方案、通知、照片、视频等。6.街道社区与其他单位签订的各类合同、协议等文件材料。7.街道社区干部职工的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。8.街道社区的财务档案材料，包括会计凭证、账簿、报表等。9.街道社区的声像档案材料，如照片、录音、录像等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各社区居委会应按照档案收集范围，及时收集本部门、本社区居委会在工作中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度机构（问题）保管期限分类。2.业务档案：根据不同业务类型，按照业务流程或时间顺序分类。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行分类。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行分类。5.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类。（二）整理方法1.文书档案：对收集的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案目录。2.业务档案：根据业务特点，对档案进行分类整理，建立相应的档案索引和检索工具。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定，对档案材料进行审核、分类、排序、编目等整理工作。4.财务档案：按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行整理、装订、编目等工作。5.声像档案：对照片、录音、录像等进行分类、编号、标注说明等整理工作，同时制作相应的文字说明材料。（三）装订要求1.文书档案：采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.业务档案、人事档案、财务档案等应根据档案特点和保管要求进行装订，确保档案的整齐和安全。五、档案归档（一）归档时间1.文书档案：次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。2.业务档案：根据业务工作进度，及时进行归档，一般应在业务工作结束后一个月内完成归档。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定及时归档。4.财务档案：在会计年度终了后，由财务部门按照会计档案管理办法整理归档，保管一年期满后，移交档案管理部门。（二）归档程序1.各部门、各社区居委会档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行核对、验收，对不符合要求的档案，退回移交部门重新整理。4.档案管理部门将验收合格的档案进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。2.对电子档案应配备专用的存储设备，并定期进行备份，确保电子档案的安全。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.业务档案、人事档案、财务档案等的保管期限按照国家有关规定执行。3.声像档案的保管期限根据其内容重要程度和保存价值确定。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放有序。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、质量情况等，发现问题及时处理。七、档案利用（一）利用范围1.街道社区内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅档案。3.公民、法人和其他组织因合法权益需要查阅档案。（二）利用手续1.街道社区内部工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.上级机关、其他单位查阅档案，需出具单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.公民、法人和其他组织查阅档案，需提交有效身份证件和相关证明材料，经档案管理部门审核同意后，按照规定查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.档案管理部门应根据利用者的需求，提供必要的协助和服务，确保档案利用工作的顺利进行。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据档案保管期限、内容重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，填写档案销毁清单，经档案鉴定小组审核、档案管理部门