行政单位档案室管理制度

PAGE行政单位档案室管理制度一、总则（一）目的为加强行政单位档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，提高行政工作效率和服务质量，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位内各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本行政单位档案室负责集中统一管理本单位各类档案，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实完整原则档案的形成应真实反映行政工作实际情况，确保档案内容完整无缺漏。3.安全保密原则采取有效措施保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足行政工作和社会利用的需求。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类档案，建立健全档案检索体系，提高档案管理信息化水平。3.对本单位各部门档案工作进行监督指导，组织档案业务培训，提高档案工作人员业务素质。4.依法依规提供档案利用服务，做好档案查阅、借阅登记和统计工作，确保档案利用的安全和规范。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和价值性。6.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为行政决策和工作参考提供依据。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案室的监督指导。2.按照档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案室集中管理。3.积极配合档案室做好档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、上架、保管等，确保档案的整理规范、存放有序。3.做好档案的安全保护工作，定期检查档案保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，发现问题及时处理并报告。4.熟练掌握档案检索工具和利用方法，为利用者提供准确、快捷的档案信息服务。5.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本行政单位工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.本行政单位形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。3.本行政单位在履行职能过程中产生的各类业务档案，如行政审批档案、行政执法档案、项目建设档案等。4.本行政单位获得的荣誉证书、奖牌、锦旗等实物档案。5.其他具有保存价值的文件资料和实物。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本部门形成的档案，确保档案的齐全完整。2.档案收集应做到纸质档案与电子档案同步收集，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案资料的及时、准确归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准应统一、规范，具有逻辑性和系统性，便于检索和查询。3.整理过程中应保证档案的整洁、美观，避免损坏档案原件。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册，装盒保管。2.业务档案整理根据不同业务类型，制定相应的分类方案，如按项目阶段、案件类型等进行分类，建立业务档案卷内目录和备考表，装订成卷，上架存放。3.实物档案整理对荣誉证书、奖牌、锦旗等实物档案进行编号、登记，注明获得时间、颁发单位等信息，妥善保管。4.电子档案整理按照档案分类方案对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录数据库，确保电子档案的有序管理。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为档案保管场所，确保档案存放环境安全适宜。2.档案保管场所应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，并根据档案类别和数量合理安排存放位置。（二）保管要求1.按照档案分类方案和编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。2.对纸质档案应定期进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况及时采取修复或复制等措施，确保档案的安全。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，定期进行数据备份，并异地存放一份，防止数据丢失。同时，建立电子档案访问权限管理制度，确保电子档案的安全。4.实物档案应妥善保管，避免损坏或丢失。对有特殊保存要求的实物档案，应采取相应的保护措施。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。2.严格控制库房温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。可配备温湿度调节设备，确保库房环境符合要求。3.库房内应设置防火、防盗、防虫、防潮等安全设施，如灭火器、防火门、防虫药品、除湿机等，并定期进行检查和维护，确保设施完好有效。4.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房，档案管理人员进入库房时应遵守库房管理制度，确保档案安全。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务为本原则以服务行政工作和社会利用为宗旨，积极主动地为利用者提供优质、高效的档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，要确保档案的安全，防止档案信息的泄露和扩散，维护档案的保密性。（二）利用范围1.本行政单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本单位档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅本单位相关档案。4.其他符合规定的档案利用需求。（三）利用手续1.查阅手续本行政单位工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅完毕后及时归还档案。2.借阅手续因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、归还时间等，经所在部门负责人审核，报分管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案，按时归还档案。（四）利用登记档案管理人员应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅时间、人员、档案名称、数量、用途等信息，定期进行统计和分析，为档案管理和利用提供数据支持。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案室应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定工作，确保档案的时效性和价值性。2.价值鉴定原则根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门负责人组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，对档案进行逐卷审查鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐份逐页进行审查，根据档案的实际价值确定其保管期限。2.综合分析法结合档案的形成背景、历史意义、现实作用等因素，综合分析判断档案的保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管反映本行政单位主要职能活动和历史面貌的，对国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管在一定时期内对本行政单位工作有查考利用价值的档案，可根据实际情况确定保管期限，一般分为[X]年、[X]年等。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经本行政单位分管领导审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享利用，为行政工作提供及时、准确的档案信息支持，促进政务公开和信息资源整合。（二）信息化管理要求1.配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.选用符合国家有关标准和本单位实际情况的档案信息管理软件，确保软件功能满足档案管理业务需求。3.加强档案信息化安全管理，建立健全信息安全管理制度，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等安全措施，保障档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子文件的形成、办理过程应符合电子政务和办公自动化的要求，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.对电子文件应进行实时归档，按照档案分类方案进行