虹口区采购内部控制制度

PAGE虹口区采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强虹口区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金的使用效益，确保采购活动合法、合规、透明、高效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于虹口区各级行政机关、事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“采购人”）使用财政性资金和非财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，严格按照法定程序进行。2.合规性原则：采购行为应当遵循内部规章制度，确保采购过程的合规性。3.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，接受社会监督。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。5.效益性原则：提高采购资金的使用效益，实现采购目标。（四）职责分工1.采购管理部门：负责采购活动的组织、协调和管理，制定采购计划，审核采购文件，组织采购评审，签订采购合同等。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购资金的使用情况进行监督。3.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购合同的签订和履行。4.监督部门：负责对采购活动进行全程监督，受理投诉举报，查处违规行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当根据本单位的事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应当细化到具体项目和品目，明确采购数量、规格、金额等。2.采购预算应当按照财政部门的要求，报送相关部门审核。审核通过后的采购预算应当严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定程序办理审批手续。（二）预算执行1.采购人应当按照采购预算组织采购活动，严格控制采购支出。不得无预算采购，不得超预算采购。2.财务部门应当根据采购合同和采购进度，及时支付采购资金。支付采购资金时，应当严格审核相关凭证，确保资金支付的真实性、合法性和准确性。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加的；因不可抗力因素，需要变更采购内容或采购金额的；其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整应当由采购人提出申请，经采购管理部门审核后，报财政部门审批。财政部门审批通过后，采购人应当按照调整后的采购预算组织采购活动。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购人应当根据采购预算和实际需求，制定采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、数量、规格、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应当按照规定程序进行审批。采购金额较大或涉及重大项目的采购计划，应当报经单位领导集体研究决定。（二）计划执行1.采购人应当按照采购计划组织采购活动，确保采购任务按时完成。不得擅自变更采购计划，如因特殊情况需要变更采购计划的，应当按照规定程序办理审批手续。2.采购管理部门应当对采购计划的执行情况进行跟踪和监督，及时发现和解决问题。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购计划：因采购项目需求发生变化，需要变更采购内容或采购数量的；因市场供应情况变化，需要调整采购方式或采购时间的；其他确需调整采购计划的情形。2.采购计划调整应当由采购人提出申请，经采购管理部门审核后，报单位领导审批。单位领导审批通过后，采购人应当按照调整后的采购计划组织采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。采购人采购货物、工程和服务，达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应当按照法定程序进行。采购人应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。投标截止时间前，采购人应当接收供应商的投标文件。开标时，应当当众拆封、宣读供应商的投标文件。评标时，应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应当按照法定程序进行。采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标截止时间前，采购人应当接收供应商的投标文件。开标时，应当当众拆封、宣读供应商的投标文件。评标时，应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应当按照法定程序进行。采购人应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当按照法定程序进行。采购人应当成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应当与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应当按照法定程序进行。采购人应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购文件应当根据采购项目的特点和需求编制。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购文件（含投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同文本、评标标准和方法、采购活动记录等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、质量要求、服务内容、采购数量、采购预算、采购方式、采购时间、投标（响应）截止时间、开标（谈判、询价）时间及地点等内容。采购文件应当公正、公平、合理，不得含有倾向性、歧视性条款。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应当由采购管理部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、公正性等。2.采购管理部门应当对审核中发现的问题及时提出修改意见，采购人应当按照修改意见对采购文件进行修改。采购文件修改后，应当重新进行审核。（三）采购文件发放1.采购文件审核通过后，应当及时发放给潜在供应商。采购文件发放应当按照规定程序进行，确保潜在供应商能够及时、准确地获取采购文件。2.采购人应当向潜在供应商提供采购文件的纸质版和电子版，并告知其获取采购文件的途径、方式和时间。潜在供应商应当按照采购人的要求获取采购文件，并在规定时间内提交投标（响应）文件。（四）采购文件保存1.采购人应当妥善保存采购文件。采购文件保存期限应当按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。2.采购文件保存应当包括纸质版和电子版。采购文件保存应当做到安全、完整、可查，便于日后查阅和审计。六、采购评审管理（一）评审组织1.采购人应当按照规定组建评审委员会。评审委员会由采购人的代表和有关专家共五人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。评审委员会成员应当具备相关专业知识和技能，熟悉采购项目的特点和需求，能够独立、客观、公正地履行职责。2.评审委员会成员应当在评审前签署承诺书，承诺遵守评审纪律，保守评审秘密，客观、公正地履行职责。评审委员会成员不得与供应商有利害关系，不得收受供应商的财物或者其他利益，不得向供应商透露评审情况和评审结果。（二）评审程序1.评审委员会应当按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审。评审标准和方法应当在采购文件中明确规定，不得在评审过程中擅自改变。2.评审委员会成员应当对投标（响应）文件进行认真评审，并填写评审意见。评审意见应当客观、公正、准确，不得带有倾向性、歧视性或其他不合理的意见。3.评审委员会应当根据评审结果，推荐中标（成交）候选人。中标（成交）候选人应当按照得分高低顺序排列，得分相同的，按照投标报价由低到高顺序排列；投标报价也相同的，按照技术指标优劣顺序排列。（三）评审结果公示1.采购评审结束后，采购人应当将评审结果进行公示。公示内容应当包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标（成交）候选人名单及中标（成交）金额等。公示期不得少于三个工作日。2.公示期间，如供应商对评审结果有异议的，可以向采购人提出质疑。采购人应当及时受理供应商的质疑，并按照规定程序进行处理。（四）评审记录1.采购人应当对采购评审过程进行记录。评审记录应当包括评审时间、地点、评审委员会成员名单、评审文件、评审意见、评审结果等内容。评审记录应当由评审委员会成员签字确认。2.评审记录应当妥善保存。评审记录保存期限应当按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。评审记录保存应当做到安全、完整、可查，便于日后查阅和审计。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应当在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应当按照采购文件确定的事项签订，不得擅自变更采购合同的内容。2.采购合同应当采用书面形式。采购合同应当包括合同双方的名称、地址、联系方式，采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应当明确双方的权利和义务，确保合同的履行。（二）合同履行1.采购人应当按照采购合同约定，及时支付采购资金。采购人应当按照采购合同约定的付款方式和时间，向中标（成交）供应商支付采购资金。采购人不得无故拖欠采购资金，不得擅自变更付款方式和时间。2.中标（成交）供应商应当按照采购合同约定，及时提供货物、工程和服务。中标（成交）供应商应当按照采购合同约定的交货时间、交货地点、质量标准等要求，向采购人提供货物、工程和服务。中标（成交）供应商不得擅自变更交货时间、交货地点、质量标准等内容，不得提供假冒伪劣产品或服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如遇下列情形之一的，可以变更采购合同：因不可抗力因素，需要变更采购合同的；因采购项目需求发生变化，需要变更采购合同的；因市场供应情况变化，需要变更采购合同的；其他确需变更采购合同的情形。2.采购合同变更应当由合同双方协商一致，并签订书面协议。采购合同变更协议应当明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利和义务等条款。采购合同变更协议应当作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同验收1.采购人应当按照采购合同约定，对中标（成交）供应商提供的货物、工程和服务进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.采购人应当成立验收小组，验收小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。验收小组应当按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收，并填写验收报告。验收报告应当包括验收时间、地点、验收人员名单、验收内容、验收结果等内容。验收报告应当由验收小组成员签字确认。（五）合同存档1.采购人应当妥善保存采购合同。采购合同保存期限应当按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。2.采购合同保存应当包括纸质版和电子版。采购合同保存应当做到安全、完整、可查，便于日后查阅和审计。八、采购监督管理（一）内部监督1.采购人应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的内部监督。采购人应当成立采购监督小组，采购监督小组由采购人的纪检监察部门、财务部门、审计部门等人员组成。采购监督小组应当对采购活动进行全程监督，确保采购活动合法、合规、透明、高效。2.采购监督小组应当定期对采购活动进行检查和评估。检查和评估内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购文件编制情况、采购评审情况、采购合同签订情况、采购合同履行情况等。采购监督小组应当及时发现和解决采购活动中存在的问题，