省级医院档案室制度大纲

PAGE省级医院档案室制度大纲一、总则（一）目的为加强省级医院档案室的管理，有效保护和利用档案资源，提高医院管理水平和服务质量，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度大纲。（二）适用范围本制度适用于省级医院档案室及全体员工在档案的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案室对全院各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的档案进行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为医院各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施医院档案管理制度。2.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的保管工作，提供适宜的保管环境，定期对档案进行检查、清点、修复和保护，确保档案的安全与完整。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案管理系统，实现档案信息的快速检索和共享利用。6.组织开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为医院的决策、教学、科研等提供支持。7.负责向省档案局等上级部门报送档案统计报表，及时反馈医院档案工作情况。8.对各部门档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高全院档案管理人员的业务水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，确保档案材料的齐全完整，并及时移交档案室。2.按照档案室的要求，对本部门档案进行规范化整理，做到分类准确、编目清晰、装订整齐。3.协助档案室开展档案信息化录入工作，确保本部门档案信息的准确录入和及时更新。4.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，保证档案的安全。5.积极配合档案室的档案利用工作，根据需要提供相关档案资料。（三）医院领导职责1.加强对医院档案工作的领导，将档案工作纳入医院发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需的经费、设备等条件。2.定期听取档案工作汇报，研究解决档案工作中的重大问题，监督检查档案管理制度的执行情况。3.对档案工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对违反档案管理制度的行为进行严肃处理。三、档案收集（一）收集范围1.医疗业务档案：包括门诊病历、住院病历、手术记录、检查检验报告、护理记录等。2.教学档案：教学计划、教学大纲、教案、课件、学生实习档案等。3.科研档案：科研项目申报书、研究方案、实验数据、论文发表、成果鉴定等材料。4.行政管理档案：医院文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。5.党团工作档案：党组织文件、党员档案、团组织活动记录等。6.其他档案：医院与社会各界的往来文件、捐赠档案、外事活动档案等。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理归档，不得积压或拖延。3.收集的档案应保持其真实性和原始性，不得对档案内容进行涂改、伪造或擅自销毁。4.对于重要的会议记录、合同协议等档案，应收集原件或副本，并确保其字迹清晰、内容完整。5.涉及多个部门的档案，由主办部门负责收集整理，相关部门应积极配合提供材料。（三）收集程序1.各部门兼职档案员定期对本部门形成的档案材料进行收集、整理，按照分类标准进行初步分类。2.兼职档案员填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、形成时间等信息，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案室。3.兼职档案员将整理好的档案及时移交档案室，档案室接收后进行核对，如发现问题及时与移交部门沟通解决。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保分类准确、层次分明。3.整理后的档案应达到规范化、标准化要求，便于计算机管理和手工检索。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。即先按年度分开，再按组织机构分类，最后按保管期限划分。2.医疗业务档案可按科室、病种等进行细分；教学档案按教学阶段、课程类别等分类；科研档案按项目类别、研究阶段等分类；行政管理档案按职能部门、文件类型等分类。（三）整理步骤1.区分全宗：将医院各部门形成的档案作为一个全宗进行管理，明确全宗内档案的来源和范围。2.分类：按照确定的分类方法，对档案进行详细分类，编制分类目录。3.编号：为每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，便于管理和检索。编号应遵循一定的规则，如采用流水号等。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。5.装订：对纸张破损、规格不一的档案进行修复和装订，保持档案的整齐美观，便于保管。6.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在盒脊上填写档案编号、题名、保管期限等信息，便于查找和存放。五、档案保管（一）保管环境1.档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等适宜的保管条件。2.档案室温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案室应安装温湿度计、灭火器、防盗报警装置等设备，定期进行检查和维护。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案盒整齐排列上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放在不同的地点，确保数据的安全性。3.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放等。（三）档案检查1.档案室定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.在检查过程中，如发现档案有破损、霉变、虫蛀等问题，应及时采取修复、消毒等措施进行处理。3.对档案的数量、保管期限等信息进行核对，确保账物相符。如发现档案数量不符或保管期限有误，应及时查明原因并进行调整。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据医院档案保管期限表，确定档案的存毁。鉴定工作由档案室牵头，会同相关部门组成鉴定小组进行。2.对已到保管期限且确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经医院领导审批后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案利用（一）利用范围1.医院内部各部门因工作需要查阅、借阅档案，以支持医疗、教学、科研、管理等工作。2.外单位因工作需要，经医院批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅医院档案。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅，查阅时应在档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。3.出具证明：根据利用者的需求，档案室可为其出具档案证明，证明内容应客观、准确，加盖档案室印章。（三）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用方式等信息，经所在部门负责人签字同意后提交档案室。2.档案室对利用申请进行审核，符合规定的予以批准，并根据利用方式提供相应的服务。3.查阅档案时，利用者应在查阅登记本上记录查阅时间、档案名称、查阅人员等信息；借阅档案时，应签订借阅协议，明确双方的权利和义务。4.利用结束后，利用者应及时归还档案或办理档案归还手续，档案室对归还的档案进行检查，如发现问题及时与利用者沟通解决。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的医院档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作效率，减少人工操作，降低档案管理成本。3.提升档案信息的安全性和保密性，确保档案数据的完整性和准确性。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于200dpi，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的题名、责任者、日期、保管期限等信息录入档案信息化管理系统，建立准确的索引数据库。4.挂接存储：将数字化档案图像与索引数据进行挂接，存储在服务器上，实现档案信息的电子化管理。（三）系统管理1.配备专业的档案信息化管理人员，负责档案信息化管理系统的日常维护和管理。2.定期对档案信息化管理系统进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。3.加强对档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。定期对系统进行病毒查杀和漏洞修复，确保系统的安全稳定运行。八、档案编研（一）编研内容1.编写医院大事记：记录医院发展过程中的重要事件、重大决策、科研成果等，反映医院的历史变迁。2.整理医院规章制度汇编：将医院现行的各项规章制度进行整理编辑，方便员工查阅和执行。3.开展专题编研：根据医院工作需要，对特定领域的档案进行专题研究，如医疗技术创新、学科建设发展等，编写专题资料。4.编辑档案参考资料：从档案中选取有价值的信息，编辑成各类参考资料，为医院的决策、教学、科研等提供参考依据。（二）编研程序1.确定编研选题：根据医院工作重点和档案资源状况，确定