监狱系统采购制度规定

PAGE监狱系统采购制度规定一、总则（一）目的为了规范监狱系统的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合监狱系统实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于监狱系统内各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购信息公开透明，采购过程接受监督，保障供应商公平参与竞争。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，促进供应商之间的良性竞争，确保采购到性价比高的货物、工程和服务。4.公正诚信原则采购活动应公正对待所有供应商，诚实守信，履行合同约定。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成由监狱主要领导担任主任，相关职能部门负责人为成员。2.职责（1）研究制定监狱系统采购工作的方针、政策和制度。（2）审议采购计划、采购预算和重大采购项目。（3）协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购部门1.职责（1）贯彻执行采购制度规定，负责具体采购业务的组织实施。（2）编制采购计划，制定采购方案，组织采购活动。（3）建立和管理采购供应商库，负责供应商的资格审查、选择和评价。（4）签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同纠纷。（5）负责采购文件的编制、审核、归档和保管。（三）其他相关部门1.使用部门（1）提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定和验收工作。（2）协助采购部门进行供应商选择和采购合同签订。（3）负责采购项目的使用和日常管理。2.财务部门（1）负责采购资金的预算编制、审核和支付管理。（2）对采购资金使用情况进行监督和审计。3.审计部门（1）对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。（2）对采购项目的验收情况进行监督。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.使用部门根据工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后报采购部门。3.采购部门对各使用部门上报的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合监狱实际情况和资金状况，编制监狱系统年度采购计划。（二）采购预算编制1.财务部门根据采购计划和相关标准，编制采购预算，明确采购项目的资金来源和预算金额。2.采购预算应经监狱财务负责人审核后报采购管理委员会审议。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。因特殊情况确需调整的，应按规定程序报经批准。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件采购货物、工程和服务的金额达到国家规定的公开招标限额标准，且符合下列情形之一的：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序（1）采购部门制定公开招标方案，发布招标公告。（2）供应商报名参加投标，采购部门对报名供应商进行资格审查。（3）组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（4）发布中标公告，签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（3）采用公开招标方式，采购时间不能满足工作需要的。2.招标程序（1）采购部门确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书。（2）供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参加投标。（3）采购部门组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（4）发布中标公告，签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用条件（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）采购部门制定竞争性谈判方案，成立谈判小组。（2）谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。（3）谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价。（4）谈判小组确定成交供应商，采购部门签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）采购部门提出单一来源采购申请，说明理由和拟采购的货物、工程和服务的名称、数量、金额等。（2）采购管理委员会对单一来源采购申请进行审核，批准后报上级主管部门备案。（3）采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序（1）采购部门成立询价小组，制定询价方案。（2）询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。（3）询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（4）采购部门签订采购合同。五、采购实施（一）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）供应商选择与管理1.建立供应商库，对供应商的资格条件、业绩、信誉等进行审核和评价，将合格供应商纳入供应商库。2.采购项目需要选择供应商时，从供应商库中按照规定的程序和方法进行选择。3.对供应商的履约情况进行跟踪和评价，建立供应商诚信档案，对有不良记录的供应商进行相应处理。（三）采购合同签订1.采购部门在确定中标、成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采购合同签订后，应及时报财务部门备案。（四）采购项目验收1.使用部门负责采购项目的验收工作，成立验收小组，制定验收方案。2.验收小组按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收，出具验收报告。3.采购项目验收合格后，使用部门应及时办理资产入账手续。六、采购资金管理（一）资金支付1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应严格审核相关凭证，确保支付的真实性、合法性和准确性。（二）资金监督1.审计部门对采购资金的使用情况进行定期审计和专项审计，检查采购资金的使用是否合规、合理。2.财务部门应加强对采购资金的核算和管理，定期向采购管理委员会报告采购资金的使用情况。七、采购监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。2.纪检监察部门负责对采购活动中的违纪违规行为进行查处，维护采购工作的公正性和廉洁性。（二）外部监督接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。八、违规处理（一）对采购部门及相关人员的违规处理1.采购部门及相关人员在采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分：（1）应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。（2）擅自提高采购标准的。（3）以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。（4）在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。（5）中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。（6）拒绝有关部门依法实施监督检查的。（7）其他违反本制度规定的行为。2.采购部门及相关人员在采购活动中存在贪污受贿、徇私舞弊等违法违纪行为的，依法追究法律责任。（二）对供应商的违规处理1.供应商在参与采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，采购部门有权取消其参与采购活动的资格，列入不良供应商名单，并视情节轻重，给予警告、罚款等处罚：（1）提供虚假材料谋取中标、成交的。（2）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。（3）与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。（4）向采