甘肃学院采购制度

PAGE甘肃学院采购制度一、总则（一）目的为了规范甘肃学院的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甘肃学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院设立采购领导小组，由学院领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购政策、采购计划、重大采购项目等，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行机构1.采购部门：负责具体采购业务的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等。2.资产管理部门：参与采购项目的验收工作，负责对采购资产进行登记、入账、管理等。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核、财务核算等，对采购资金的使用情况进行监督。（三）职责分工1.采购部门职责贯彻执行国家和学院有关采购的法律法规和制度。制定采购工作流程和操作规范。收集、整理采购需求，编制采购文件。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。负责采购合同的起草、签订、履行和管理。协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷。建立采购档案，保存采购活动相关资料。2.资产管理部门职责参与采购项目的技术规格、验收标准等的制定。负责采购资产的验收工作，确保资产符合要求。对采购资产进行登记、入账、建卡，定期进行清查盘点。监督采购资产的使用情况，提出资产处置建议。3.财务部门职责负责采购资金的预算编制和审核。按照合同约定支付采购款项，对采购资金的使用进行监督。进行采购项目的财务核算，提供财务分析报告。参与采购项目的绩效评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据教学、科研、管理等工作需要，提出年度采购需求，报采购部门汇总。2.采购部门结合学院发展规划和财力状况，对采购需求进行审核和梳理，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经财务部门审核后，提交采购领导小组审议，报学院批准。（二）预算执行1.采购部门按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，由采购部门提出申请，经财务部门审核，采购领导小组批准后执行。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性和有效性。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有较多供应商可供选择的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式，报相关领导审批。采购金额较大或采用特殊采购方式的项目，需经采购领导小组审议批准。3.采购实施公开招标采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标。编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。邀请招标采购部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。后续程序与公开招标类似。竞争性谈判采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。邀请符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购的理由。经相关领导审批后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书。供应商报价后，采购部门对报价进行比较，确定成交供应商。4.合同签订：采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和学院采购制度的要求，内容完整、条款清晰。5.验收：采购项目完成后，采购部门组织资产管理部门、使用部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购项目质量符合要求。验收合格后，填写验收报告。6.付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的支付方式和时间向供应商支付采购款项。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。2.合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。3.采购部门应在合同签订前对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、公平合理。审核通过后，报学院授权代表签字盖章。（二）合同履行1.采购部门应跟踪合同履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。如遇特殊情况需要变更合同条款的，应提前与采购部门协商，并签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除合同应按照规定的程序进行审批，确保变更或解除合同的合法性和合理性。（四）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，合同双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以根据合同约定申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.采购部门应积极配合处理合同纠纷，提供相关证据和资料，维护学院的合法权益。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.纪检监察部门对采购活动进行监督，查处采购过程中的违规违纪行为。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，确保采购工作规范有序进行。（二）外部监督1.接受财政、物价、工商等部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，对采购项目的实施情况进行公开，接受师生和社会各界的监督。（三）违规处理1.对违反采购制度的单位和个人，视情节轻重给予批评教育、责令整改、通报批评、纪律处分等处理。2.对违规采购的项目，责令纠正，依法依规追究相关人员的责任。构成犯罪的，依法移送司法机关处理。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购部门负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家和学院有关规定执行。电子档案应进行备份，确保数据安全。（三）档案查阅与利用1.因工作需要查阅采