浙江大学档案管理制度

PAGE浙江大学档案管理制度一、总则（一）目的为了加强浙江大学档案管理工作，有效地保护和利用档案，为学校各项事业发展提供有力支持，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于浙江大学各学院、部门、直属单位及附属单位等校内各单位（以下简称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校档案馆负责全校档案的统筹管理，各单位应指定专人负责本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作，确保档案管理工作的规范化、系统化。2.完整准确原则各单位应按照档案形成规律和特点，全面、系统地收集本单位在各项工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性和准确性，如实反映学校的历史和现状。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案信息化水平，便于档案的查阅、借阅和利用，充分发挥档案的作用，为学校教学、科研、管理等工作提供优质服务。二、档案管理体制与职责分工（一）学校档案工作领导体制学校成立档案工作领导小组，由学校主要领导担任组长，分管领导担任副组长，成员包括学校办公室、档案馆、各职能部门负责人等。档案工作领导小组负责研究决定学校档案工作的重大事项，协调解决档案工作中的重要问题，指导和监督全校档案工作。（二）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度，并组织实施。2.负责全校档案工作的业务指导、监督和检查，对各单位档案工作进行考核评估。3.集中统一管理学校各类档案，接收、整理、保管和统计全校各单位移交的档案资料，维护档案的完整与安全。4.开展档案信息化建设，建立和完善学校档案信息管理系统，推进档案数字化进程，实现档案信息资源的共享利用。5.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，编辑出版档案史料，为学校教学、科研、管理等工作提供参考依据。6.负责向国家综合档案馆和有关部门移交应进馆的档案，并按规定提供利用服务。7.组织档案工作人员的业务培训，提高档案队伍的整体素质。（三）各单位职责1.各单位应明确档案工作分管领导和档案管理人员，建立健全本单位档案管理制度，将档案工作纳入本单位工作计划和考核体系，确保档案工作的顺利开展。2.负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的档案资料，按照学校档案管理要求，定期向档案馆移交应归档的档案。3.积极配合档案馆做好档案信息化建设、编研工作和档案利用服务等工作，提供必要的支持和协助。4.加强对本单位兼职档案员的管理和培训，提高兼职档案员的业务水平，确保档案工作质量。三、档案的形成与收集（一）档案形成学校各单位在教学、科研、管理、服务等各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录，均属学校档案范畴。（二）收集范围1.党群工作类：包括学校党委、各党总支、党支部在组织建设、宣传教育、纪检监察、统战工作、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括学校行政机关各部门在行政管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面形成的文件材料。3.教学管理类：包括学校教学管理部门、各学院在教学计划、教学运行、教学质量监控、专业建设、课程建设、教材建设、实践教学等方面形成的文件材料。4.科学研究类：包括学校科研管理部门、各学院、科研机构在科研项目申报、立项、实施、结题验收等过程中形成的文件材料，以及科研成果、知识产权等方面的文件材料。5.基本建设类：包括学校基本建设项目从项目规划、可行性研究、设计、施工到竣工验收等全过程形成的文件材料。6.仪器设备类：包括学校购置、自制、调拨、报废等仪器设备过程中形成的文件材料。7.外事工作类：包括学校外事管理部门、各单位在对外交流合作、出国留学、来访接待等外事活动中形成的文件材料。8.财会类：包括学校财务部门在财务管理、会计核算等方面形成的文件材料。9.学生工作类：包括学校学生管理部门、各学院在学生招生、学籍管理、奖助学金评定、就业指导等方面形成的文件材料。10.声像档案类：包括学校在重大活动、教学科研、校园文化建设等方面形成的照片、录音、录像等声像资料。11.实物档案类：包括学校在对外交往、校庆活动、重大事件等过程中收到的具有保存价值的礼品、纪念品、证书、牌匾等实物。12.电子档案类：包括学校各单位在工作中形成并以电子形式存储的各类文件材料和数据信息。（三）收集要求1.各单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的责任人和工作流程，确保档案收集工作的及时、完整。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照学校档案分类方案进行分类，定期向本单位档案管理人员移交。3.档案管理人员应认真核对接收的档案材料，确保档案的齐全、完整、准确，对不符合要求的档案材料，应及时退回形成部门补充完善。4.对于重要活动、重大项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案材料的及时归档。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度分类：将档案按其形成年度进行划分。2.机构（问题）分类：在年度内，按学校内部机构或问题进行分类。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、定期（30年、10年）三种保管期限。（三）整理要求1.遵循档案整理工作的一般程序，包括区分全宗、分类、组卷、编目等环节，确保整理后的档案符合规范要求。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。3.归档文件应按照分类方案和编号顺序进行排列，编号应连续、准确，不得重号、漏号。4.卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，页号编写应准确、清晰，不得跳号、重号。5.卷内文件应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，填写应准确、完整。6.卷内文件应装订整齐、牢固，便于保管和利用。装订时应去除文件上的金属物，对破损文件应进行修补或托裱。7.不同保管期限的档案应分别整理、编目，便于管理和鉴定。五、档案的保管（一）保管场所1.学校档案馆应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施，确保档案实体安全。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。（二）档案装具1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.档案装具应标注清晰的全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等标识，便于档案的分类存放和管理。（三）档案保管要求1.档案馆应建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行检查、清点和核对，确保档案的数量准确、质量完好。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等，防止档案损坏或丢失。3.档案管理人员应定期对档案库房进行清洁和消毒，做好防虫、防鼠等工作，确保档案的安全保管环境。4.对电子档案应进行定期备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失或损坏。同时，应建立电子档案的安全管理制度，加强对电子档案信息的保护，防止信息泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案馆牵头，相关部门负责人和档案专家组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，结合学校实际情况，确定档案的存毁。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应定期对已满保管期限的档案进行鉴定，采用直接鉴定法，逐件审查档案内容，确定其保存价值。2.对涉及学校重要历史事件、重大决策、重要科研成果等具有长远历史价值和现实利用价值的档案，应延长保管期限或永久保存。3.对已失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经档案鉴定工作小组审核，报学校分管领导批准后予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁时应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案鉴定和销毁工作的重要依据。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，在确保档案安全的前提下，为学校教学、科研、管理等工作提供优质服务。（二）利用方式1.查阅：校内各单位及个人因工作需要，可凭有效证件到档案馆查阅档案。查阅档案时，应填写查阅登记表，经档案馆工作人员审核后，在指定地点查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在单位负责人签字同意，档案馆负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：根据利用者的需求，档案馆可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案馆负责人批准，复制件应加盖档案馆印章，并注明出处。（三）利用限制1.涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。2.重要档案和珍贵档案的利用，应严格按照学校相关规定执行，必要时应实行专人监督查阅。3.档案利用过程中，利用者应遵守档案馆的各项规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。八、档案信息化建设（一）建设目标学校档案信息化建设的目标是建立覆盖全校的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、网络化传输、智能化管理和共享利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对学校各类档案进行全面数字化处理，包括档案扫描、图像处理、数据录入等工作，建立数字化档案资源库。2.档案信息管理系统建设：开发功能完善、操作便捷的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在学校内部各单位之间的共享利用，为学校教学、科研、管理等工作提供有力支持。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的标准和规范，确保档案信息的安全、可靠和有效。2