浙江品牌营销采购制度

PAGE浙江品牌营销采购制度一、总则（一）目的为规范浙江品牌营销采购工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司品牌营销工作的顺利开展，提高采购资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于浙江地区公司内部涉及品牌营销相关物资、服务的采购活动，包括但不限于广告制作、市场调研、营销策划、活动执行等方面的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，遵循公平、公正的竞争机制，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门公司设立专门的采购部门，负责品牌营销采购的具体执行工作。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购项目实施及验收等工作。采购人员应具备良好的沟通协调能力、市场分析能力和风险管理能力。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出品牌营销采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、时间节点等详细信息，并对采购项目的实施效果进行评估。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，为采购活动提供法律咨询和支持，防范法律风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据品牌营销工作计划和实际业务需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对需求进行初步分析和评估，结合公司采购政策和实际情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营资质、业绩情况、信誉状况等方面的审查。根据审查结果，筛选出符合要求的供应商名单。2.供应商评估采购部门组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察和评估，了解供应商的生产能力、质量管理水平、售后服务能力等情况。采用问卷调查、现场打分等方式，对供应商的综合实力进行评估，评估结果作为供应商选择的重要依据。3.供应商选择根据采购项目的需求和供应商评估结果，采购部门选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购项目的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方达成一致意见。采购合同签订前，采购部门应将采购谈判结果报采购决策委员会审批。4.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容，对供应商进行动态管理。定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果对供应商进行奖惩，激励供应商提高服务质量和供应水平。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商拟定采购合同条款，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同经法务部门审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（五）采购项目实施1.采购部门按照采购合同的约定，向供应商下达采购订单，明确采购项目的规格、数量、交货时间、交货地点等要求。2.供应商应按照采购订单的要求组织生产和供应，确保按时、按质、按量交货。3.采购部门应跟踪采购项目的实施进度，及时协调解决项目实施过程中出现的问题，确保采购项目顺利进行。（六）验收与付款1.验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的规格、数量、质量、性能等方面，确保采购项目符合合同要求。验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，经验收人员签字确认后，提交至采购部门。2.付款采购部门根据《采购验收报告》和采购合同，填写《付款申请单》，经财务部门审核后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门按照采购合同的约定，及时向供应商支付货款。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大（具体金额标准由公司根据实际情况确定）、技术规格复杂、潜在供应商较多的品牌营销采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。采购部门组织开标、评标、定标等活动，按照招标文件规定的评标标准和方法，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格有一定要求、潜在供应商数量有限的品牌营销采购项目。2.招标程序：采购部门根据供应商数据库或其他渠道，选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。采购部门组织开标、评标、定标等活动，按照招标文件规定的评标标准和方法，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于采购时间紧迫、采购项目规格和技术要求不明确、需要与供应商进行充分沟通和协商的品牌营销采购项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，由采购人员、技术专家、财务人员等组成。谈判小组与符合条件的供应商进行谈判，就采购项目的价格、技术规格、交货期、售后服务等条款进行协商。谈判小组根据谈判结果，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的品牌营销采购项目。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请单一来源采购的理由等内容。《单一来源采购申请表》经采购决策委员会审批通过后，采购部门与供应商进行商务谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的品牌营销采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门根据品牌营销工作计划和实际业务需求，结合公司年度预算编制要求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。3.采购部门对采购预算草案进行汇总和审核，结合公司采购政策和实际情况，对预算草案进行调整和完善，形成采购预算方案。4.采购预算方案经财务部门审核、采购决策委员会审批后，纳入公司年度预算管理。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算方案组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算金额等内容。3.《采购预算调整申请表》经需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报采购决策委员会审批。4.采购决策委员会审批通过后，采购部门按照调整后的采购预算组织采购活动。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评估。2.采购部门应定期向财务部门报送采购预算执行情况报告，及时反馈采购预算执行过程中出现的问题。3.对于违反采购预算管理规定的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对品牌营销采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对加强供应商选择和管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行绩效评估，及时淘汰不合格供应商。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，加强对供应商的监督和约束。2.质量风险应对加强采购项目的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量保证文件。采购部门应参与采购项目的验收工作，确保采购项目质量符合要求。3.价格风险应对加强市场调研和价格分析，及时掌握市场价格动态，合理确定采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格变化情况，及时调整采购价格。4.法律风险应对加强采购合同管理，确保采购合同的合法性、合规性。采购合同签订前，应经法务部门审核通过。采购部门应加强对法律法规的学习和研究，提高法律意识，防范法律风险。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对品牌营销采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司制度要求，采购资金使用是否合理，采购项目