江西政府采购内控制度

PAGE江西政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强江西政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合我省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江西省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应当公平、公正，保障供应商平等参与竞争，维护市场秩序。3.公开性原则：采购信息应当全面、及时、准确地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，节约财政资金。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，确保采购活动安全可靠。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当细化到具体项目和采购品目，明确采购数量、规格、技术参数等要求，并根据市场价格波动等因素合理确定预算金额。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。如因特殊情况确需调整预算的，应当按照规定程序报经财政部门批准。2.采购项目实施过程中，采购人应当加强对采购资金支付的管理，严格按照合同约定和财政资金支付规定办理资金支付手续，确保资金安全、合规使用。（三）预算监督1.财政部门应当加强对政府采购预算编制和执行情况的监督检查，对发现的问题及时督促采购人进行整改。2.采购人应当建立健全内部预算监督机制，定期对采购预算执行情况进行自查自纠，发现问题及时处理，并向财政部门报告。三、采购需求管理（一）需求确定1.采购人应当根据实际业务需求，结合相关标准和规范，确定采购项目的技术、服务、安全等要求，形成明确、合理、完整的采购需求。2.采购需求应当符合法律法规、强制性标准，不得含有倾向性、歧视性条款，不得指定特定品牌、供应商或产品。（二）需求论证1.对于技术复杂、专业性强或者采购金额较大的采购项目，采购人应当组织相关专家对采购需求进行论证。2.论证专家应当从政府采购专家库中随机抽取，与采购项目有利害关系的人员不得作为论证专家。论证过程应当形成书面报告，作为采购文件的组成部分。（三）需求调整1.在采购活动实施过程中，采购人如需对采购需求进行调整的，应当按照规定程序进行，并及时通知所有潜在供应商。2.因调整采购需求影响采购文件编制的，采购人应当重新组织采购活动，并按照规定延长采购活动期限。四、采购方式选择（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应当按照规定的程序进行，发布招标公告、编制招标文件、开标、评标、定标等环节应当严格遵守法律法规和相关操作规程。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应当从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应当成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）竞争性磋商1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性磋商方式：政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。2.竞争性磋商应当成立磋商小组，与供应商进行磋商，确定成交供应商。磋商小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当由采购人组织论证，并在省级以上财政部门指定媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人方可与单一来源供应商签订采购合同。（六）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应当成立询价小组，向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购文件编制（一）文件内容1.采购文件应当包括采购项目的商务要求、技术要求、采购程序、合同条款、评标标准等内容，确保采购活动有章可循。2.采购文件不得含有不合理的要求或者歧视性条款，不得设定与采购项目实际需要不相适应的资格条件。（二）文件审核1.采购人应当对采购文件进行严格审核，确保文件内容合法合规、准确完整。2.对于重大采购项目或者涉及复杂技术要求的采购文件，采购人应当组织内部相关部门和专家进行会审，必要时可以委托专业机构进行审核。（三）文件发售1.采购文件应当按照规定的时间、地点和方式发售给潜在供应商。2.采购人应当向潜在供应商提供采购文件的纸质版和电子版，并对采购文件的内容进行必要的解释和说明。六、采购活动组织（一）采购实施计划1.采购人应当根据采购项目的特点和要求，制定详细的采购实施计划，明确采购活动的各个环节、时间节点和责任人。2.采购实施计划应当报财政部门备案，并在采购活动开始前及时通知所有潜在供应商。（二）开标、评标、谈判、磋商等环节1.采购人应当按照规定的程序组织开标、评标、谈判、磋商等活动，确保活动公开、公平、公正进行。2.开标应当在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应当记录并存档。评标、谈判、磋商应当按照事先确定的评标标准、谈判文件、磋商文件进行，评审过程应当严格保密。（三）现场管理1.采购人应当加强对采购活动现场的管理，维护现场秩序，确保采购活动顺利进行。2.采购活动现场应当配备必要的安保人员和设施，保障人员和财产安全。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应当在中标、成交供应商确定之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，合同条款应当与采购文件和投标文件的内容一致。（二）合同履行1.采购人应当按照合同约定履行义务，及时支付采购资金，督促供应商按照合同约定履行供货、服务等义务。2.供应商应当按照合同约定提供货物、工程和服务，确保质量和进度，接受采购人的监督检查。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如需变更合同内容的，采购人应当与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议的金额不得超过原合同采购金额的百分之十。2.因不可抗力或者其他法定事由需要终止合同的，采购人应当按照规定程序办理相关手续，并及时通知供应商。（四）合同验收1.采购人应当按照合同约定和相关标准对采购项目进行验收，验收合格后方可支付采购资金。2.验收应当成立验收小组，验收小组由采购人代表和有关专家组成，验收过程应当形成书面报告。验收报告应当作为支付采购资金的依据之一。八、采购档案管理（一）档案内容1.采购档案应当包括采购项目的预算文件、采购需求文件、采购文件、采购活动记录、采购合同、验收报告等与采购活动相关的各类文件资料。2.采购档案应当真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理与归档1.采购人应当按照档案管理的要求，对采购档案进行及时整理、分类和归档，确保档案资料齐全、规范。2.采购档案应当妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。（三）档案查阅与利用1.采购人应当建立健全采购档案查阅制度，明确查阅权限和程序，确保档案资料的安全。2.因工作需要查阅采购档案的，应当经采购人批准，并按照规定办理查阅手续。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督检查，依法对采购人、采购代理机构、供应商等政府采购当事人的采购行为进行监督管理。2.采购人应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的自我监督，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）投诉处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。采购人应当在收到质疑后七个工作日内作出答复。2.供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。财政部门应当依法对投诉事项进行调查处理，并在规定时间内作出处理决定。（三）责任追究1