梧州市政府档案归档制度

PAGE梧州市政府档案归档制度一、总则（一）目的为了加强梧州市政府档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为政府各项工作提供有效支持，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于梧州市政府各部门、各直属机构及其所属单位在履行职能活动中形成的各种门类和载体的档案归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中性和规范性。2.真实完整原则档案应如实反映政府工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整性。3.便于利用原则档案的整理和归档应充分考虑利用需求，便于快速、准确地查找和使用档案信息。4.维护历史联系原则保持档案之间的历史联系，遵循文件材料的形成规律，进行科学分类和整理。二、档案归档工作组织与职责（一）组织架构成立梧州市政府档案归档工作领导小组，由市政府秘书长担任组长，各部门、直属机构负责人为成员。领导小组下设办公室，设在市政府办公厅，负责档案归档工作的日常组织协调和监督指导。（二）职责分工1.档案归档工作领导小组职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善梧州市政府档案归档工作的规章制度。审定政府档案工作计划和档案保管期限表，协调解决档案归档工作中的重大问题。对各部门、直属机构的档案归档工作进行监督检查和考核评估。2.档案归档工作领导小组办公室职责负责制定档案归档工作的具体实施细则和操作流程，组织开展档案业务培训和指导。对各部门、直属机构的档案收集、整理、归档情况进行日常检查和督促，及时发现和纠正存在的问题。负责接收和保管各部门、直属机构移交的档案，建立健全档案管理制度和检索工具，确保档案的安全和有效利用。定期向档案归档工作领导小组汇报档案工作情况，提出改进工作的建议和意见。3.各部门、直属机构职责成立本部门、直属机构档案工作领导小组，明确分管领导和档案管理人员，负责本部门档案归档工作的组织实施。按照档案管理的要求，做好本部门文件材料的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案的质量。定期将整理好的档案移交市政府档案管理部门，并办理交接手续。负责本部门档案的日常管理和利用工作，建立健全档案借阅、查阅登记制度，保障档案的安全。三、档案归档范围与分类（一）归档范围梧州市政府档案归档范围包括以下各类文件材料：1.行政管理类上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。本部门制定的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。本部门与其他部门、单位之间的往来函件、协议、合同等。本部门召开会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。本部门开展各类专项工作形成的文件材料，如调研材料、实施方案、工作汇报等。2.业务工作类本部门在履行职能过程中产生的各类业务文件，如行政审批文件、执法文书、统计报表、项目申报材料等。本部门组织的各类业务活动形成的文件材料，如培训资料、竞赛文件、活动总结等。本部门业务工作中涉及的重要数据、图表、图纸等资料。3.人事管理类本部门人员的任免、调配、考核、奖惩、培训等文件材料。本部门人员的工资、福利、保险、职称评定等文件材料。本部门人员的劳动合同、聘用合同等人事档案材料。4.财务管理类本部门财务预算、决算、财务报表、审计报告等文件材料。本部门各项经费的收支凭证、报销单据、账目明细等财务资料。本部门固定资产的购置、使用、处置等文件材料。5.基本建设类本部门负责的基本建设项目的立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等文件材料。基本建设项目的工程图纸、技术资料、合同协议、变更记录等。基本建设项目的招投标文件、评标报告、中标通知书等。6.声像电子类本部门在工作中形成的照片、录音、录像等声像资料，包括重大活动、重要会议、领导视察等。本部门通过电子设备产生的电子文件，如电子邮件、电子报表、电子文档等，应按照相关标准进行归档保存。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度进行分类，即把同一年度形成的文件材料归为一类。2.机构分类法在年度分类的基础上，按照政府部门、直属机构的内部组织机构进行分类，每个机构形成的文件材料单独归类。3.问题分类法根据文件材料的内容所反映的问题进行分类，如行政管理、业务工作、人事管理、财务管理等。四、档案归档流程（一）文件材料收集1.各部门、直属机构应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集范围包括本部门在履行职能活动中形成的各种纸质文件、电子文件、声像文件等。3.对于上级机关下发的文件，应及时签收、登记，并按照要求进行传阅和办理。4.对于本部门形成的文件，承办人员应在文件办理完毕后，及时将文件交本部门档案管理人员进行收集。（二）文件材料整理1.档案管理人员对收集到的文件材料进行初步审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性。2.按照档案分类标准，对文件材料进行分类。对于纸质文件，应进行编号、编目、装订等整理工作；对于电子文件，应进行格式转换、命名规范、存储备份等处理。3.对声像文件，应进行整理、标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并进行数字化存储。（三）档案装订1.纸质文件应采用统一规格的档案盒进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，对于破损的文件应进行修补。3.文件材料应按照顺序排列，左侧装订，装订厚度一般不超过2厘米。（四）档案编目1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应注明案卷号（年度+机构代码+流水号）、题名、年度、保管期限、密级、页数等信息。3.卷内文件目录应注明顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等信息。（五）档案装盒1.将整理好的档案按照分类顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、机构代码、起止卷号等信息。2.档案盒应放置在档案柜中，按照一定的排列顺序存放，便于查找和管理。（六）档案移交1.各部门、直属机构应定期将整理好的档案移交市政府档案管理部门，一般每年[X]月份进行集中移交。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、起止卷号等信息，并由双方签字确认。3.市政府档案管理部门对接收的档案进行检查验收，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。五、档案保管期限与密级划分（一）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管反映政府主要职能活动和历史面貌的，对本地区、本部门工作具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管在较长时间内对本地区、本部门工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管在较短时间内对本地区、本部门工作有参考价值的档案，保管期限为[X]年。（二）密级划分档案密级分为绝密、机密、秘密三级。1.绝密涉及党和国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的档案。2.机密涉及党和国家重要机密，一旦泄露会使国家安全和利益遭受严重损害的档案。3.秘密涉及党和国家一般机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的档案。六、档案利用与保密（一）档案利用1.市政府各部门、直属机构及其所属单位因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等信息，经本部门负责人审批后，到市政府档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。3.查阅档案时，如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅和利用。（二）档案保密1.建立健全档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.对档案库房、查阅场所等进行安全保密管理，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.对档案的借阅、查阅、利用等情况进行详细记录，定期进行检查和核对，防止档案丢失、损坏和泄密。4.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，对违反保密规定的行为应依法依规进行处理。七、档案信息化建设（一）建设目标建立梧州市政府档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、存储备份等工作，建立电子档案数据库。3.对声像档案进行数字化转换，采用适当的格式进行存储，并与电子档案数据库进行关联。（三）系统功能1.档案管理功能实现档案的分类、编目、整理、装订、装盒、移交等全过程管理，记录档案的形成、流转和利用情况。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按关键词、题名、年度、机构、保管期限等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.利用服务功能支持档案的在线查阅、下载、打印等利用服务，提供档案利用申请、审批、登记等功能，方便用户获取档案信息。4.安全保密功能设置用户权限管理，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全保密。采用数据加密、备份恢复等技术手段，保障系统的稳定运行和数据安全。（四）数据维护1.定期对电子档案数据库进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.对档案信息进行动态更新，及时录入新形成的档案数据，删除过期或不再需要的档案信息。3.对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的功能完善、运行稳定，满足档案管理工作的需要。八、监督与考核（一）监督检查1.梧州市政府档案归档工作领导小组办公室定期对各部门、直属机构的档案归档工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等方面。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题及时下达整改通知书，并跟踪整改情况。3.各部门、直属机构应积极配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供档案管理情况和相关资料。（二）考核评估1.建立档案归档工作考核评估机制，