档案行业管理制度汇编表

PAGE档案行业管理制度汇编表一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责统筹协调档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集公司在各个阶段、各个方面形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的检索、查询和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计公司各部门移交的档案资料。3.建立健全档案管理工作流程，规范档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等操作环节。4.负责档案信息系统的建设、维护和管理，实现档案的电子化管理，提高档案管理的信息化水平。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行审核和处理。6.负责档案库房的日常管理，确保档案库房的安全、整洁，配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备。7.开展档案利用服务工作，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。8.组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案工作的组织领导，指定专人负责档案的收集、整理和移交工作。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料进行分类整理，并定期移交至综合管理部。3.协助综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关的鉴定意见和依据。4.在开展业务活动过程中，严格按照档案管理规定，正确使用和保管档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.档案收集人员职责负责本部门或指定范围内档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。对收集到的档案材料进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照档案分类标准进行简单分类。及时将收集整理好的档案材料移交至档案整理人员。2.档案整理人员职责按照档案管理的相关标准和规范，对移交的档案材料进行系统整理，包括分类、编号、编目、装订等工作。确保档案整理的准确性和规范性，做到分类科学、编号有序、编目清晰、装订整齐。对整理过程中发现的问题及时与相关部门或人员沟通协调，保证档案质量。3.档案保管人员职责负责档案库房的日常管理，做好档案的上架、存放、保管等工作。定期对档案进行检查和清点，确保档案的实体安全，发现问题及时报告并采取相应措施。维护档案库房的环境条件，保证温湿度适宜，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。对档案的出入库情况进行详细登记，严格执行档案借阅、归还制度。4.档案利用人员职责按照规定的程序和要求，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请。在档案利用过程中，严格遵守档案管理制度，不得擅自复制、摘抄、涂改、转借档案。按时归还所借阅的档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，及时报告并承担相应责任。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政文件类公司文件：包括公司章程、公司决议、董事会纪要、总经理办公会纪要等。行政公文：上级机关下发的各类文件、公司对外发布的行政公文等。内部文件：公司内部各部门之间的往来文件、工作通知、通报等。2.人事档案类员工履历档案：记录员工个人基本信息、教育背景、工作经历等。员工培训档案：员工参加各类培训的相关资料，包括培训计划、培训记录、考核成绩等。员工考核档案：员工年度考核、绩效考核等相关材料。员工奖惩档案：员工获得的奖励和处罚记录。3.财务档案类会计凭证：各类经济业务的记账凭证。会计账簿：总账、明细账、日记账等。财务报表：年度、季度、月度财务报表。财务审计档案：内部审计、外部审计相关资料。4.业务档案类市场营销档案：市场调研资料、销售合同、客户信息等。生产管理档案：生产计划、工艺流程、质量检验报告等。技术研发档案：研发项目资料、技术方案、专利申请文件等。采购供应档案：采购合同、供应商资料、物资验收记录等。5.项目档案类项目立项文件：项目可行性研究报告、立项批复等。项目实施过程文件：项目进度报告、会议纪要、技术文档等。项目验收文件：验收报告、总结材料等。6.其他档案类声像档案：公司活动照片、录像、录音等。电子档案：公司信息化系统中产生的各类电子文件。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号/页号”的结构。2.全宗号：暂定为公司名称的首字母缩写，如“GS”。3.目录号：根据档案分类设置，用两位数字表示，如行政文件类为“01”，人事档案类为“02”等。4.案卷号：按年度和类别顺序编写，用三位数字表示，如2023年行政文件类的第一本案卷编号为“2301001”。5.件号：在每本案卷内，按文件排列顺序编写，用三位数字表示，如某案卷内第一份文件的件号为“001”。6.页号：在每份文件的每一页上编写，用三位数字表示，如某文件第一页的页号为“001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案材料的收集工作。收集责任人应定期对本部门产生的文件材料进行清查，确保无遗漏。2.档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等。凡是反映公司各项业务活动、具有保存价值的文件材料均应收集归档。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应及时进行专项收集，并指定专人负责跟踪整理。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司的档案材料全部移交至综合管理部。（二）档案整理1.档案整理应遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.纸质档案整理按照以下步骤进行：分类：根据档案分类标准，将收集到的档案材料进行分类。编号：对每份档案材料进行编号，编号应清晰、准确、唯一。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整和装订，确保整齐、牢固。装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、题名等信息。3.电子档案整理应按照电子文件管理的相关规定进行，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于检索和查询。4.声像档案整理应按照载体类型进行分类，如照片、录像带、录音带等，并对其进行编号、编目，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。声像档案应存储在安全可靠的介质上，并定期进行备份。五、档案保管（一）档案库房管理1.档案库房应具备良好的防火防灾、防潮防虫、防盗防光等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。4.档案库房应设置防虫、防鼠设施，如防虫药、挡鼠板等，防止档案受到虫蛀、鼠咬。5.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。6.档案管理人员应定期对档案库房进行清洁和整理，保持库房整洁、有序。（二）档案存储方式1.纸质档案应存放在档案架或档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。3.声像档案应根据载体类型进行分类存储，如照片可存放在相册或光盘中，录像带、录音带应存放在专门的磁带柜中，并做好标识。（三）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的实体状况、存储环境等。2.纸质档案检查应重点查看档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，档案的编号、编目是否清晰准确，档案的存放位置是否正确。3.电子档案检查应重点查看存储设备的运行状况、数据的完整性和可读性等，定期对电子档案进行病毒查杀和数据维护。4.声像档案检查应重点查看载体的保存状况、影像和声音的清晰度等，对出现问题的声像档案及时进行处理。5.每次检查应做好记录，发现问题应及时采取措施进行整改，并向上级报告。六、档案利用（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字批准后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字批准后，到综合管理部办理借阅手续。2.档案管理人员应根据申请表的内容，为借阅人员提供相应的档案，并在《档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人员、借阅期限、归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、销毁档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字批准后，到综合管理部办理复制手续。2.档案管理人员应按照申请表的要求进行复制，并在《档案复制登记表》上记录复制时间、复制人员、复制内容等信息。3.复制的档案应加盖“复制章”，注明复制日期和出处。复制人员应妥善保管复制的档案，不得用于非工作目的。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.档案鉴定小组应根据国家有关规定和公司档案保管期限表，对库存档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的保管期限。3.档案鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，判断档案是否具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。4.档案鉴定小组应形成档案鉴定报告，详细记录鉴定过程和结果，并报公司领导审批。（二）档案销毁1.经公司领导批准后，综合管理部应组织实施档案销毁工作。档案销毁应严格按照规定的程序进行，确保档案销毁的安全、彻底。2.档案销