档案管理制度何时能取消

PAGE档案管理制度何时能取消档案管理制度相关探讨一、总则（一）目的本档案管理制度旨在规范公司/组织档案的管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中形成的各类档案。（三）定义1.档案：指公司/组织在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。2.档案管理：对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各项工作的总称。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司/组织的工作过程和成果，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取必要的措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查找、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.制定和完善公司/组织的档案管理制度，并组织实施。3.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。4.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案管理人员进行培训。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。6.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。7.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。（三）兼职档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门开展档案的清查和盘点工作。3.按照档案管理部门的要求，提供本部门档案利用的相关信息。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织设立、变更、终止等过程中形成的各类文件、证照、批文等。2.公司/组织的各类会议文件、记录、纪要等。3.公司/组织的工作计划、总结、报告等。4.公司/组织的各类合同、协议、订单等。5.公司/组织的财务报表、账目、凭证等。6.公司/组织的产品研发、生产、销售等方面的文件、资料、记录等。7.公司/组织的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。8.公司/组织的行政事务文件、通知、公告等。9.公司/组织的对外宣传资料、广告、新闻报道等。10.公司/组织的各类荣誉证书、奖项、资质证明等。11.公司/组织的其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得对档案内容进行篡改或伪造。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照档案管理的要求进行分类。4.各部门应定期将收集整理好的档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于档案的检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、名称、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架：用于存放档案盒，档案架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。2.温湿度控制设备：配备温湿度计、空调、除湿机等设备，确保档案库房的温湿度符合要求。3.防火设备：安装火灾自动报警系统、灭火器、消防栓等防火设备，确保档案库房的消防安全。4.防虫设备：放置防虫药品、防虫网等防虫设备，防止档案受到虫害侵害。5.防盗设备：安装防盗门、防盗窗、监控摄像头等防盗设备，确保档案库房的安全。6.防光设备：采用遮光窗帘、防光灯具等防光设备，减少光线对档案的损害。7.防尘设备：配备吸尘器、空气净化器等防尘设备，保持档案库房的清洁。8.防有害气体设备：安装通风设备，及时排除有害气体，确保档案库房的空气质量。（三）档案保管要求1.档案应按照编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.对不同保管期限的档案应分别存放，并在档案盒上标明保管期限。3.定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。4.对破损、褪色、变质等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.档案管理人员应定期对档案库房进行清洁和消毒，保持档案库房的整洁和卫生。6.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司/组织的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的保存价值。2.间接鉴定法：通过查阅档案目录、检索工具等，对档案的大致情况进行了解，然后再对重点档案进行直接鉴定。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限档次。凡是在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，并在销毁现场进行监销。监销人应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清单归档保存，并在档案管理系统中进行相应的记录。六、档案的统计与利用（一）档案统计制度1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和公司/组织领导报送档案统计报表。（二）档案利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案，查阅时应填写档案查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.借阅：档案利用者因工作需要可借阅档案，借阅时应填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应注明复制日期、复制人等信息，并加盖档案管理部门印章。（三）档案利用审批1.档案查阅、借阅和复制应严格履行审批手续，确保档案的安全和合理利用。2.审批人应根据档案利用者的申请，认真审查档案利用的必要性和合法性，并签署审批意见。（四）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅和复制情况进行详细记录。2.档案利用登记应包括档案利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称、数量、复制份数等信息。（五）档案利用反馈1.根据档案利用者的反馈意见，及时改进档案管理工作，提高档案的利用效率和服务质量。2.定期对档案利用情况进行分析和总结，为公司/组织的决策提供参考依据。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子档案移交档案管理部门，移交时应确保电子档案的完整性和可读性。2.档案管理部门对接收的电子档案进行整理，按照档案分类标准进行分类，并建立电子档案目录。3.对电子档案进行编号，编号应与纸质档案编号相对应，便于查找和管理。（二）电子档案的保管1.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，备份存储设备应异地存放，确保电子档案的安全。2.建立电子档案存储环境监测制度，定期检查存储设备的运行情况，确保电子档案的存储环境符合要求。3.对电子档案进行加密处理，设置访问权限，防止电子档案的非法访问和篡改。（三）电子档案的利用1.电子档案利用者可通过档案管理系统查阅、借阅和复制电子档案，查阅、借阅和复制电子档案的审批程序与纸质档案相同。2.档案管理部门应提供必要的技术支持和服务，确保电子档案利用者能够顺利查阅、借阅和复制电子档案。（四）电子档