档案收集管理工作制度

PAGE档案收集管理工作制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的收集与管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用等管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集公司/组织在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹协调全公司/组织的档案管理工作。档案管理中心可根据实际情况下设不同的档案管理科室，如文书档案科、业务档案科、科技档案科等，分别负责相应类型档案的管理工作。（二）主要职责1.制定和完善档案管理制度根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案收集、整理、保管、利用等各项管理制度，并监督制度的执行情况。2.档案收集与整理负责组织、指导和监督各部门对工作中形成的档案进行及时收集、分类整理，确保档案的齐全完整和规范有序。3.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案不受损坏、丢失和泄密。4.档案利用服务负责办理档案的查询、借阅、复制等利用手续，为公司/组织各项工作提供档案信息支持，积极开发档案信息资源，充分发挥档案的作用。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁处理。6.档案信息化建设推进档案管理信息化工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和水平。7.业务培训与指导组织开展档案业务培训，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理业务水平，对各部门的档案管理工作进行业务指导和监督检查。三、档案收集范围与要求（一）文书档案1.收文包括上级机关下发的各类文件、通知、指示等，以及平行机关和不相隶属机关发来的公函、信件等。收文应收集齐全，包括文件的正本、附件、传阅单、领导批示等。2.发文本公司/组织制发的各类文件，如请示、报告、通知、决定、通报、规章制度等。发文应收集定稿、正本、发文稿纸、附件等，并确保文件格式规范、内容完整。3.内部文件公司/组织内部形成的各类会议文件、工作计划、总结、统计报表、简报、大事记等。内部文件应按照形成时间顺序和类别进行收集整理。（二）业务档案1.合同协议档案公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等，包括合同的正本、副本、补充协议、谈判记录、招投标文件等。合同协议档案应按照合同类别和签订时间进行分类整理。2.项目档案公司/组织承担的各类项目形成的档案，如项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、技术资料、验收报告等。项目档案应按照项目生命周期进行分类整理，确保项目档案的完整性和系统性。3.客户档案与公司/组织业务往来的客户档案，包括客户基本信息、业务洽谈记录、合作项目资料、客户反馈等。客户档案应按照客户类别和业务往来情况进行分类整理。（三）科技档案1.产品档案公司/组织生产的各类产品档案，包括产品设计图纸、工艺文件、质量检验报告、产品说明书等。产品档案应按照产品型号和生产批次进行分类整理。2.科研档案公司/组织开展的科研项目形成的档案，如科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定文件等。科研档案应按照科研项目类别和研究阶段进行分类整理。3.设备档案公司/组织购置的各类设备档案，包括设备购置合同、设备说明书、安装调试记录、操作规程、维修保养记录等。设备档案应按照设备型号和购置时间进行分类整理。（四）其他档案1.人事档案员工的个人档案，包括员工履历表、劳动合同、学历学位证书、职称证书、培训记录、考核评价等。人事档案应按照员工个人信息进行分类整理，并严格按照人事档案管理规定进行保管。2.财务档案公司/组织的财务会计档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。财务档案应按照会计年度和档案类别进行分类整理，并按照国家有关财务档案管理规定进行保管。3.声像档案公司/组织在工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，如重要会议照片、活动录像、工程建设影像等。声像档案应按照形成时间和内容主题进行分类整理，并进行数字化存储。（五）收集要求1.及时性各部门应在工作活动结束后及时将形成的档案移交档案管理部门，确保档案收集的及时性，避免档案散失。2.准确性档案内容应真实、准确、完整，不得有虚假信息或遗漏重要内容。收集的档案应保持原始记录状态，不得擅自修改或涂改。3.完整性按照档案收集范围，全面收集各类档案及其相关资料，确保档案的完整性。对于成套性档案，应收集齐全相关的各个环节的文件材料。4.规范性档案的格式、载体等应符合国家有关标准和公司/组织规定，书写工整、字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法按照文件形成的年度进行分类，将同一年度的文件集中在一起。2.机构分类法按照公司/组织内部的机构设置进行分类，将同一机构形成的文件归为一类。3.问题分类法按照文件内容所反映的问题进行分类，将同一问题的文件集中在一起。在实际整理过程中，可根据档案的具体情况，灵活运用上述分类方法，采用年度机构问题或年度问题机构等分类方案进行整理。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用全宗号目录号案卷号件号的结构，其中全宗号为公司/组织档案的代号，目录号为分类目录的代号，案卷号为案卷的顺序号，件号为案卷内文件的顺序号。2.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者（作者）、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。（四）装订与装盒1.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐牢固。2.装盒将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明全宗号、目录号、案卷号等信息。档案盒应排列整齐，存放在档案架上。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案保管环境安全可靠。2.档案柜架档案库房内应配备标准的档案柜架，档案柜架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。档案柜架应按照档案分类顺序进行排列，标识清晰。（二）保管要求1.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应定期监测库房温湿度，并做好记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。2.防火防盗档案库房应安装防火门、防火卷帘等消防设施，配备灭火器、消火栓等灭火器材，并定期进行检查和维护。档案库房应安装防盗门窗、监控设备等防盗设施，确保档案安全。3.防虫防鼠定期对档案库房进行防虫防鼠检查，采取放置防虫药品、封堵鼠洞等措施，防止档案被虫蛀、鼠咬。4.档案存放档案应按照分类编号顺序依次存放，不同保管期限和密级的档案应分开存放。档案存放应整齐有序，便于查找和利用。5.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案利用（一）利用范围1.内部利用公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案以及与本部门工作相关的其他档案。2.外部利用因法律法规要求、司法诉讼、业务合作等原因，经公司/组织批准，外部单位或个人可查阅、借阅公司/组织相关档案。（二）利用手续1.内部利用本公司/组织员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、编号、利用目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。档案管理部门应根据申请内容，及时提供档案，并做好登记记录。2.外部利用外部单位或个人查阅、借阅公司/组织档案，应提交查阅或借阅申请函，注明查阅或借阅档案的名称、编号、利用目的、使用期限等内容，并加盖单位公章。经公司/组织档案管理部门审核，报公司/组织领导批准后，办理查阅或借阅手续。外部单位或个人查阅、借阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅或借阅情况进行登记记录。（三）利用方式1.查阅档案管理部门应根据利用者的申请，提供档案原件或复印件供利用者查阅。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，档案管理部门应按照规定办理借阅手续，并限定借阅期限。借阅期限届满，利用者应及时归还档案。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、利用时间、归还时间等。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据国家有关规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应考虑档案的形成时间、内容价值、保管期限等因素，对档案进行综合评估。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门定期对库存档案进行清查，按照鉴定标准，对档案进行初步筛选，确定需要进一步鉴定的档案范围。2.详细审查鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行详细审查，查阅档案内容，分析档案价值，确定档案的保管期限和存毁意见。3.形成鉴定报告鉴定工作小组根据审查结果，形成档案鉴定报告，报告内容包括鉴定工作概况、鉴定依据、鉴定结果等。鉴定报告经公司/组织领导批准后生效。（四）销毁处理1.编制销毁清册对经鉴定需要销毁的档案，档案管理部门应编制销毁清册，清册内容包括档案名称、编号、保管期限、销毁原因等。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公司/组织领导备案。2.审批销毁销毁清册经公司/组织领导批准后，档案