档案归档保管三合一制度

PAGE档案归档保管三合一制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。本制度旨在规范公司档案的归档、保管和利用工作，提高公司档案管理水平，为公司各项工作的开展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。公司所有形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案均适用本制度。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的有序进行。2.完整性原则档案管理应涵盖公司各项业务活动，全面收集、整理和保存各类档案资料，保证档案的完整性和系统性。对档案的形成、积累、整理、归档等环节进行全程监控，防止档案的散失和遗漏。3.准确性原则档案内容应真实、准确、可靠，如实反映公司各项业务活动的实际情况。在档案收集、整理和归档过程中，要严格审核档案资料的真实性和准确性，确保档案信息的质量。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案进行保密管理。明确档案查阅、借阅权限，采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能。建立科学合理的档案分类体系和检索工具，确保档案信息能够快速、准确地被查找和获取，满足公司各项工作对档案的需求。二、档案归档（一）归档范围1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程修正案、股东会决议、董事会决议等。公司内部管理制度、规定、办法、通知、通报等文件。公司会议纪要、记录、报告、总结等材料。公司领导的重要讲话、批示、指示等文件。公司行政事务处理文件，如公文收发登记、印章使用记录、介绍信存根等。公司资质证书、荣誉证书、获奖文件等。2.人事管理类员工招聘、录用、转正、晋升、调动、离职等相关文件，包括招聘计划、面试记录、录用审批表、劳动合同、员工档案等。员工培训计划、培训记录、培训证书等材料。员工绩效考核文件，如考核方案、考核结果、绩效面谈记录等。员工薪酬福利文件，如工资表、奖金分配方案、社保缴纳记录等。员工奖惩文件，如奖励决定、处罚通知等。人事档案管理文件，如档案整理规范、档案借阅记录等。3.财务管理类财务预算、决算报告、财务分析报告等文件。会计凭证、账簿、报表等财务资料。税务申报资料、纳税记录等文件。资金收付凭证、银行对账单、支票存根等资料。财务审计报告、内部审计文件等。财务管理制度、规定、办法等文件。4.业务经营类市场调研报告、市场分析报告、客户信息资料等。销售合同、订单、报价单、发票存根等业务文件。采购合同、采购订单、供应商信息资料等文件。生产计划、生产报表、质量检验报告等文件。研发项目立项报告、研发成果报告、技术资料等文件。业务往来信函、传真、电子邮件等资料。5.项目管理类项目立项文件，如项目可行性研究报告、项目立项批复等。项目规划、计划、方案等文件。项目实施过程中的各类文件，如项目进度报告、项目变更记录、项目会议纪要等。项目验收文件，如验收报告、验收证书等。项目文档管理文件，如项目文档清单、文档整理规范等。6.其他类公司重大活动、重要事件的相关文件、资料、照片、录像等。公司与外部单位签订的合作协议、合同等文件。获取的各类政策法规文件、行业动态信息等资料。其他具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等。（二）归档要求1.文件材料齐全完整各部门应按照归档范围，全面收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。对文件材料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等应一并归档。2.文件材料真实准确归档的文件材料应真实反映公司各项业务活动的实际情况，内容准确无误。不得对文件材料进行涂改、伪造、损毁等行为。3.文件材料格式规范归档的文件材料应格式规范，字迹清晰，纸张优良。文件材料应统一使用A4纸打印或复印，左侧装订。对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储。4.文件材料整理有序各部门应按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理。同一类文件应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查找和利用。（三）归档时间1.定期归档各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案资料整理归档，并移交公司综合管理部。2.随时归档对于公司重要会议、重大活动、紧急事件等形成的文件材料，应在事件结束后[具体时间]内及时整理归档。（四）归档程序1.收集各部门档案管理人员负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.整理各部门档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理。对文件材料进行编号、编目、装订等处理，使其符合归档要求。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。4.装订将整理好的文件材料按照顺序进行装订，确保文件材料的牢固和整齐。装订应使用线绳或缝纫机，不得使用金属钉。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限、密级等信息。6.移交各部门档案管理人员在规定的归档时间内，将整理好的档案移交公司综合管理部。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。三、档案保管（一）保管场所1.档案库房公司应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案密集架档案库房应配备档案密集架，用于存放档案。档案密集架应排列整齐有序，便于档案的存放和查找。3.温湿度控制设备档案库房应安装温湿度控制设备，将库房温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。4.消防设备档案库房应配备消防设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防设备的正常使用。5.防虫、防盗设备档案库房应安装防虫、防盗设备，如防虫网、防盗门、防盗窗等，防止虫害和盗窃事件的发生。（二）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司设立、变更、注销等相关文件，公司重要会议纪要、记录、报告、总结等文件，公司领导的重要讲话、批示、指示等文件，公司财务预算、决算报告、财务分析报告等文件，公司重大活动、重要事件的相关文件、资料、照片、录像等。2.定期保管定期保管的档案分为[具体年限]年、[具体年限]年和[具体年限]年三种。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。如公司内部管理制度、规定、办法、通知、通报等文件，公司行政事务处理文件，公司人事管理类文件，公司业务经营类文件，公司项目管理类文件等。（三）保管要求1.分类存放档案应按照分类方案进行分类存放，不同类别的档案应分别存放，不得混放。同一类档案应按照保管期限、年度等顺序排列存放，便于查找和利用。2.标识清晰档案架、档案盒等应标明档案编号、题名、保管期限、密级等信息，便于档案的识别和查找。3.定期检查公司综合管理部应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。对发现的问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全保管。4.安全保密严格遵守国家有关保密法律法规，对档案进行保密管理。档案库房应设置专人负责管理，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息的泄露。5.数字化管理公司应逐步推进档案数字化管理工作。对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。四、档案利用（一）利用范围1.公司内部查阅公司员工因工作需要，可以查阅本部门及其他部门的相关档案。查阅档案应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到公司综合管理部办理查阅手续。2.公司外部查阅因工作需要，公司外部单位或个人查阅公司档案的，应填写档案查阅申请表，经公司分管领导批准后，到公司综合管理部办理查阅手续。查阅档案应遵守公司保密规定，不得泄露档案信息。3.借阅公司员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到公司综合管理部办理借阅手续。借阅档案应在规定的时间内归还，不得转借他人。（二）利用程序1.申请查阅或借阅档案的人员应填写档案查阅申请表或档案借阅申请表，注明查阅或借阅的档案名称、编号、查阅或借阅的原因、查阅或借阅的时间等信息。2.审批档案查阅申请表或档案借阅申请表应经部门负责人或公司分管领导批准。批准后，申请表交公司综合管理部存档。3.查阅或借阅查阅或借阅人员凭批准后的申请表到公司综合管理部办理查阅或借阅手续。档案管理人员应按照申请表的要求，提供相应的档案，并对查阅或借阅人员进行登记。4.归还借阅档案的人员应在规定的时间内归还档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究相关人员的责任。（三）利用限制1.保密限制涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，查阅或借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。如需复印或摘抄档案内容的，应经公司分管领导批准，并按照保密要求进行处理。2.利用范围限制档案查阅或借阅人员应按照申请表中注明的查阅或借阅原因和范围进行查阅或借阅，不得擅自扩大利用范围。如需超出利用范围的，应重新办理审批手续。3.利用时间限制借阅档案的人员应在规定的时间内归还档案，不得逾期不还。如需延长借阅时间的，应重新办理审批手续。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部负责人担任组长，各部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.保管期限鉴定标准根据档案的重要性、查考利用价值等因素，按照本制度规定的保管期限鉴定标准，确定档案的保管期限。2.销毁鉴定标准对已过保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定工作小组鉴定后，可以进行销毁。对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，即使已过保管期限，也不得擅自销毁，应按照保密规定进行处理。（三）鉴定程序1.初鉴公司综合管理部档案管理人员按照档案保管期限鉴定标准，对公司档案进行初步鉴定，提出档案保管期限和销毁意见。2.审核档案鉴定工作小组对档案管理人员提出的档案保管期限和销毁意见进行审核，形成档案鉴定报告。3.审批档案鉴定报告经公司分管领导批准后，作为档案保管期限调整和档案销毁的依据。（四）销毁程序1.编制销毁清单对经批准销毁的档案，公司综合管理部应编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、密级等信息。2.销毁实施档案销毁清单经公司分管领导批准后，由公司综合管