档案室分管责任制度

PAGE档案室分管责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，明确各部门及人员在档案管理工作中的职责，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的职责分工与管理。（三）基本原则1.统一领导原则档案管理工作实行公司统一领导，由档案室归口管理，确保档案管理工作的系统性和协调性。2.分级负责原则各部门按照职责分工，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作，并接受档案室的指导和监督。3.依法管理原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。4.有效利用原则充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供有力的支持和服务，实现档案的价值最大化。二、档案室职责（一）综合管理1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。3.组织开展档案管理业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。4.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和安全。（二）档案收集与整理1.制定档案收集范围和归档要求，指导各部门做好档案的收集工作。2.负责接收和整理各部门移交的档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案整理规范、有序。3.定期对档案进行清查和核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（三）档案保管与保护1.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全保管。2.对档案进行科学分类存放，采取防潮、防火、防虫、防盗等措施，防止档案损坏和丢失。3.定期对档案进行检查和维护，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。（四）档案利用与服务1.建立档案利用制度，为公司内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的合理利用。2.根据公司工作需要，及时编制和提供档案资料，为公司决策、管理和业务工作提供支持。3.积极拓展档案利用领域，开展档案编研工作，开发档案信息资源，并向公司员工和社会提供档案咨询服务。（五）档案信息化建设1.制定档案信息化建设规划，推进档案管理信息化进程。2.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、管理和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密等措施，确保档案信息的安全。三、部门档案管理职责（一）档案管理工作领导小组职责1.负责领导和协调公司档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。2.审定公司档案管理制度和档案工作计划，监督检查制度和计划的执行情况。3.对档案管理工作进行考核和评价，表彰奖励档案管理工作先进部门和个人。（二）各部门负责人职责1.为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案管理工作，确保档案管理工作任务的落实。2.确定本部门档案管理人员，明确其职责和工作要求，并支持档案管理人员开展工作。3.组织本部门员工学习档案管理知识，提高员工的档案意识，确保本部门档案的及时收集、整理和移交。（三）部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的日常管理工作，按照公司档案管理制度的要求，做好档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.对本部门形成的各类文件材料进行及时分类、整理、装订和编目，确保档案资料的完整和规范。3.定期将本部门整理好的档案移交档案室，并办理移交手续。4.协助档案室做好档案的清查、核对和统计等工作，及时反馈本部门档案管理工作中的问题。四、档案收集与归档（一）收集范围公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案，均属收集范围。具体包括：1.行政管理类档案：公司设立、变更、注销等相关文件；公司规章制度、会议纪要、工作计划、总结等；人事任免、考核、奖惩等文件；行政事务处理文件等。2.经营管理类档案：市场调研、营销策划、合同协议、财务报表、审计报告等文件。3.生产技术类档案：产品研发、工艺文件、生产记录、质量检验报告等文件。4.基本建设类档案：项目立项、可行性研究、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。5.设备仪器类档案：设备采购合同、安装调试记录、操作规程、维修保养记录等文件。6.声像电子类档案：照片、录音、录像、电子文档等。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行分类整理，遵循一事一卷、一卷多件的原则，保证文件之间的有机联系。3.归档文件应装订整齐，采用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。4.归档文件应编制页码，采用阿拉伯数字，单面书写的文件页码标注在右下角，双面书写的文件页码标注在正面右下角和背面左下角。5.归档文件应编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、文号、责任者、页数、备注等内容，卷内目录应排列在卷首。6.归档文件应编制备考表，说明卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表应排列在卷尾。（三）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档，并移交档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档，并移交档案室。五、档案整理与分类（一）整理方法1.区分全宗：以公司为一个全宗，将公司各部门形成的档案进行统一整理。2.分类标准：按照档案的形成领域、时间、来源等因素，结合公司实际情况，采用年度机构保管期限分类法进行分类。3.组卷要求：同一事由的文件材料应集中组卷，不同事由的文件材料不得混淆组卷。卷内文件应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，保证文件之间的有机联系。（二）分类细则1.年度分类：按照文件形成的年度进行分类，如20XX年、20XX年等。2.机构分类：按照公司内部机构设置进行分类，如行政部、财务部、市场部、生产部等。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。六、档案保管与保护（一）保管设施1.档案室应具备专用的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在1424℃之间，相对湿度控制在4560%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、鼠夹等。3.档案室应配备档案密集架、档案柜等存储设备，按照档案分类存放的要求，合理安排档案存储空间。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。4.对档案的出入库情况进行详细记录，建立档案借阅登记制度，严格履行借阅手续。（三）保护措施1.加强档案库房的安全管理，严禁无关人员进入档案库房，防止档案被盗、被抢。2.定期对档案保管设施设备进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.对档案进行数字化处理，建立档案信息数据库，实现档案的异地备份和存储，提高档案的安全性和可靠性。4.加强档案信息安全管理，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，防止档案信息泄露。七、档案利用与服务（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务公司原则：档案利用应围绕公司中心工作，为公司决策、管理和业务工作提供支持和服务。3.方便快捷原则：档案利用应简化手续，提高效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，经档案室管理人员批准后，在指定地点查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案室管理人员审核同意后，按照规定的程序进行复制。复制档案应注明出处，并加盖档案室印章。（三）利用审批1.查阅档案一般由档案室管理人员直接批准，重要档案的查阅需经档案室负责人批准。2.借阅档案需经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人批准。3.复制档案需经档案室负责人审核同意后，报公司分管领导批准。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称、数量等。2.档案利用登记记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管期限等因素，确定档案的保存价值。2.准确判定原则：根据档案鉴定标准，准确判定档案的保存价值，避免误判和漏判。3.慎重销毁原则：对确无保存价值的档案，应严格按照规定的程序进行销毁，确保档案销毁工作的慎重性和严肃性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务人员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案销毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，直接判定档案的保存价值。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、历史作用、现实利用价值等因素，对档案的保存价值进行综合分析。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报公司档案管理工作领导小组审批。2.经批准后，档案室编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁清册经公司分管领导签字后，由档案室组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。九、档案统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送档案室负责人审核，并报公司档案管理工作领导小组备案。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案移交档案室。移交档