档案保管制度不包括哪些

PAGE档案保管制度不包括哪些一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度，明确档案保管制度不涵盖的内容，以规范公司档案管理工作。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中涉及的相关事项。（三）基本原则1.依法依规原则：档案管理工作必须严格遵守国家有关法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的统筹协调和监督指导工作。3.完整准确原则：档案的收集、整理应保证其内容的完整性和准确性，如实反映公司各项活动的真实情况。4.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，维护公司的商业秘密和合法权益。二、档案保管制度不包括的内容概述（一）非公司正式文件1.员工个人的私人信件、日记等，因其主要反映个人隐私，不属于公司档案保管范畴。2.与公司业务无关的个人临时性资料，如个人兴趣爱好相关的材料等，不纳入公司档案保管。（二）未完成的非正式工作记录1.尚未经过审核、确认或未形成最终结论的工作草稿、讨论记录等，因其内容的不确定性和不完整性，暂不列入档案保管范围。2.仅用于个人工作参考、未提交给公司留存的临时性便签、备忘录等，不属于公司档案保管对象。（三）已过保管期限且无价值的档案1.根据国家法律法规及公司规定，已达到保管期限且经鉴定确无继续保存价值的档案，不再进行保管。2.已被新的文件或资料完全替代，且旧档案对公司业务不再具有参考作用的，可不继续保管。三、档案收集（一）收集范围1.公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等，包括但不限于合同协议、财务报表、工作计划、工作总结、技术文件、会议记录等。2.公司收到的外部文件，如政府部门文件、行业协会资料、合作伙伴函件等，与公司业务相关且需留存的。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集，确保不遗漏。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）不包括的收集情况1.明显与公司业务无关的外部宣传资料、广告传单等，可不进行收集。2.已被明确告知无需留存的一般性通知、公告等，无需收集入档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理效率。（二）整理方法1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，编制目录清单。（三）不包括的整理工作1.对于个人随意整理的、未按照公司档案整理规范的临时性资料，不纳入正式档案整理范畴。2.过于琐碎、无实际价值的文件碎片，可不进行专门整理入档。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管，确保档案的多介质备份。（二）保管期限1.根据国家法律法规及行业标准，结合公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为短期、中期、长期。2.定期对档案保管期限进行审查和调整，确保档案保管期限的合理性。（三）不包括的保管情况1.对于已过保管期限且无价值的档案，不再进行保管，按规定进行销毁处理。2.因不可抗力等特殊原因导致无法正常保管的档案，在采取必要措施后，可不按照原保管方式继续保管。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因合法合规的原因，经公司批准查阅、借阅档案。（二）利用手续1.内部员工查阅、借阅档案，需填写申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，需提交正式申请函，经公司相关领导审批后，按照规定办理查阅、借阅手续，并签订保密协议。（三）不包括的利用情况1.未经公司批准，个人私自将档案带出公司或提供给无关人员查阅、借阅。2.利用档案进行违法违规活动，如泄露公司商业秘密、谋取私利等行为，不在档案利用制度允许范围内。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家法律法规及公司规定，对档案的价值进行客观、公正的鉴定。2.将档案的真实性、完整性、准确性作为鉴定的重要依据。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由公司综合管理部门、业务部门及相关专业人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐份审查，确定档案的保管期限和价值。3.对已过保管期限且无价值的档案，编制销毁清单，并报公司领导审批。（三）销毁方式1.采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。（四）不包括的鉴定与销毁情况1.未经鉴定小组鉴定和公司领导审批，擅自销毁档案。2.对尚有一定价值但因保管条件限制无法继续保管的档案，未采取妥善处理措施而直接销毁。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理的信息化水平，提升档案利用效率和服务质量。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案信息管理系统的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）不包括的信息化管理情况1.未经授权擅自修改档案信息管理系统中的数据。2.因技术故障等原因导致档案信息管理系统无法正常运行，未及时采取有效措施进行恢复，影响档案正常利用的情况，不属于正常的档案信息化管理范畴。九、监督与检查（一）监督检查职责1.公司综合管理部门负责对档案保管制度的执行情况进行监督检查。2.各部门应配合综合管理部门的监督检查工作，及时提供相关档案资料。（二）检查内容1.档案收集、整理、保管、利用等环节是否符合本制度规定。2.档案管理设备是否正常运行，档案保管环境是否符合要求。3.档案鉴定与销毁工作是否规范。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改