机关档案库房管理制度

PAGE机关档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强机关档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关档案库房的管理工作，包括各类档案的收集、整理、保管、查阅、利用和销毁等环节。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄露。2.集中统一原则：档案库房实行集中统一管理，各类档案由档案管理部门统一收集、整理、保管和提供利用。3.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，简化手续，提高效率，方便机关工作人员和社会各界对档案的查阅利用。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目等工作。3.负责档案库房的日常管理，包括库房的安全保卫、温湿度控制、清洁卫生等。4.负责档案的查阅利用工作，按照规定为机关工作人员和社会各界提供档案查阅服务。5.负责档案的数字化建设，推进档案信息资源的开发利用。6.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目等具体工作，确保档案整理规范、保管安全。3.负责档案库房的日常管理，做好库房的安全保卫、温湿度记录、清洁卫生等工作，及时发现和处理档案保管过程中的问题。4.负责档案的查阅利用工作，按照规定为查阅人员提供档案查阅服务，做好查阅登记和档案归还工作。5.负责档案的数字化录入和维护工作，确保档案信息的准确、完整和安全。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案及时、完整地移交档案管理部门。2.各部门应配合档案管理部门做好档案的查阅利用工作，按照规定提供相关档案资料。3.各部门应加强对本部门工作人员的档案管理教育，提高档案意识，确保档案的安全和有效利用。三、档案收集与整理（一）档案收集1.机关各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门移交的档案进行检查，确保档案的齐全、完整。对不符合要求的档案，应及时通知相关部门补充完善。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，档案管理部门应提前介入，及时收集相关文件材料。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案整理的原则和方法，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。3.档案整理应按照国家有关标准和规范进行，确保档案整理的质量。四、档案保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，档案架、档案柜应牢固、整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.分类存放：档案应按照全宗号、类别、年度、保管期限等进行分类存放，同一全宗的档案应集中存放。2.编号标识：档案架、档案柜应进行编号标识，档案应在显著位置标注全宗号、类别、年度、保管期限、件号等信息，便于查找和管理。3.存放要求：档案应平放或竖放，不得倒置、斜放，避免档案受损。对于珍贵档案、易损档案等，应采取特殊的保护措施。（三）库房温湿度控制1.档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案管理人员应定期对库房温湿度进行监测和记录，发现温湿度异常时，应及时采取措施进行调节。3.温湿度调节设备应定期进行维护和保养，确保设备正常运行。（四）库房安全保卫1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保库房安全。2.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.档案管理人员应严格遵守库房安全管理制度，下班前应检查库房门窗、电源、设备等是否关闭，确保库房安全。4.档案库房应制定应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。（五）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、质量完好。2.档案清点和检查应包括档案的数量、保管状况、存储位置等方面，发现问题应及时记录并采取措施进行处理。3.档案清点和检查应形成记录，并存档备查。五、档案查阅利用（一）查阅利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和档案管理规定，确保档案查阅利用工作的合法性、规范性。2.坚持方便利用、服务大局的原则，为机关工作和社会各界提供优质、高效的档案查阅利用服务。3.严格履行档案查阅利用审批手续，确保档案信息安全。（二）查阅利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案的，应按照规定填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本机关档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅利用，应按照国家有关规定办理审批手续。（三）查阅利用手续1.查阅人员应按照规定填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的全宗号、类别、年度、保管期限、件号等信息，以及查阅目的、查阅范围等内容。2.《档案查阅申请表》应经所在部门负责人或相关审批部门批准后，交档案管理部门。3.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》的内容，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的数量和质量，确保档案完整无损。（四）查阅利用登记1.档案管理部门应建立档案查阅利用登记制度，对每一次档案查阅利用情况进行详细记录。2.档案查阅利用登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、所在单位、查阅目的、查阅范围、查阅档案的全宗号、类别、年度、保管期限、件号等信息。3.档案查阅利用登记记录应妥善保管，并存档备查。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定应成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成。鉴定小组应按照国家有关标准和规定，对档案进行全面、细致的审查和评估。3.档案鉴定应根据档案的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，综合考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值，确定档案的保管期限和价值。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定后，应按照规定进行销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的全宗号、类别、年度、保管期限、件号等信息，以及销毁原因、销毁方式等内容。3.《档案销毁申请表》应经本机关分管领导批准后，方可实施档案销毁工作。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并形成档案销毁记录。档案销毁记录应包括销毁日期、销毁档案的全宗号、类别、年度、保管期限、件号等信息，以及销毁方式、监督人员等内容。6.档案销毁记录应妥善保管，并存档备查。七、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析。2.档案统计应做到及时、准确、完整，统计数据应真实可靠。3.档案统计报表应按照国家有关规定和要求进行编制，报送本机关领导和上级档案管理部门。（二）档案移交1.机关撤销、合并时，应