开发公司甲供材料采购供应管理办法

第一章总则第一条目的与依据为规范公司开发项目中甲供材料的采购供应管理，确保工程质量，控制项目成本，保障施工进度，提高资金使用效益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。第二条定义本办法所称甲供材料，是指在公司开发的建设工程项目中，由公司根据工程需要直接采购、供应给施工单位用于工程建设的各类建筑材料、设备及构配件（以下统称“材料”）。第三条适用范围本办法适用于公司所有开发建设项目的甲供材料采购、验收、仓储、发放、结算、退换货及相关管理活动。公司各相关部门、参与项目建设的各施工单位及材料供应商均须遵守本办法。第四条基本原则甲供材料管理遵循以下原则：（一）质量优先原则：严格把控材料质量，确保符合工程设计及国家现行规范标准要求。（二）成本控制原则：通过市场调研、比价议价、集中采购等方式，力求获得最优性价比。（三）进度保障原则：科学规划采购周期，确保材料按时供应，满足施工进度需求。（四）规范高效原则：建立健全标准化的采购供应流程，明确各环节职责，提高管理效率。（五）阳光透明原则：采购过程坚持公开、公平、公正，杜绝不正当竞争行为。第二章组织机构与职责第五条组织机构公司成立甲供材料管理领导小组，由公司分管领导任组长，成员包括工程管理部、成本控制部、采购部、财务部及项目工程部等相关部门负责人。领导小组负责统筹协调甲供材料管理中的重大事项。第六条部门职责各相关部门在甲供材料管理中履行以下主要职责：（一）采购部：作为甲供材料采购供应的牵头部门，负责供应商的寻源、考察、评审与管理；采购计划的编制与执行；采购合同的洽谈、签订与管理；材料的催交、运输协调及到场初验组织。（二）工程管理部：负责根据项目开发计划及施工图纸，提出甲供材料的需求计划；审核材料的规格、型号、技术参数及质量标准；参与材料的选型、供应商考察及进场验收；监督材料的合理使用。（三）成本控制部：负责甲供材料的市场价格调研与信息收集；审核材料需求计划的经济性；参与采购招标（或比价）过程，负责采购价格的审核与确认；甲供材料的结算审核。（四）项目工程部：负责接收施工单位报送的甲供材料需用计划，并结合工程进度复核；负责甲供材料到场后的现场验收、数量清点与质量初验；负责材料的现场仓储协调、领用登记及使用监督；及时反馈材料供应中出现的问题。（五）财务部：负责根据审批后的采购合同及付款申请，办理甲供材料的款项支付；负责甲供材料的财务核算与成本归集。第三章材料需求与计划管理第七条需求提报项目开工前，工程管理部应根据施工图纸及项目总进度计划，编制《甲供材料总需求计划》，明确材料名称、规格型号、技术参数、质量标准、预估数量及大致需求时间，经部门负责人审核后，提交至采购部、成本控制部及项目工程部。第八条计划编制与审批项目工程部根据施工单位每月提交的下月施工计划及《甲供材料总需求计划》，编制《月度甲供材料需用计划》，详细列明当月所需材料的具体规格、数量、到场时间及地点，经工程管理部复核、成本控制部审核价格合理性后，报公司相关领导审批。审批通过的《月度甲供材料需用计划》作为采购部组织采购的依据。第九条计划调整因设计变更、施工计划调整等原因需调整甲供材料需求计划的，项目工程部应及时提出《甲供材料需求计划调整申请》，说明调整原因、调整内容及对工程进度的影响，按原审批流程报批后执行。第四章供应商管理第十条供应商选择标准供应商应具备合法的经营资格、相应的生产或供应能力、良好的商业信誉和财务状况、完善的质量保证体系及售后服务能力。优先选择在行业内有良好口碑、合作记录优良的供应商。第十一条供应商考察与评审采购部负责组织对主要材料或新合作供应商的实地考察，工程管理部、成本控制部可根据需要参与。考察内容包括生产规模、技术装备、质量控制、管理水平、供货能力及履约情况等。考察完成后形成《供应商考察报告》，作为供应商资格评审的依据。公司建立合格供应商名录，实行动态管理。第十二条供应商合作与评价对纳入合格供应商名录的单位，方可参与公司甲供材料的采购活动。项目结束后或定期（如每半年/一年），采购部牵头组织相关部门对供应商的履约情况、产品质量、价格水平、服务态度等进行综合评价，评价结果作为后续合作及供应商等级调整的重要依据。第五章采购实施与合同管理第十三条采购方式根据材料特性、采购金额及市场情况，甲供材料采购可采用招标采购、询比价采购、直接采购等方式。达到公司招标标准的，应严格按照公司招标管理办法执行；未达到招标标准的，可采用询比价方式，原则上应向不少于三家合格供应商进行询价。第十四条采购文件采购部根据审批后的《月度甲供材料需用计划》及相关技术资料，编制采购文件（如招标文件、询价单等），明确采购材料的规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期、付款方式、违约责任等。第十五条合同签订采购活动完成后，采购部应及时与中选供应商签订书面采购合同。合同条款应严谨、明确，充分维护公司合法权益。合同签订前须履行公司合同审批流程，必要时由公司法务部门进行审核。第十六条合同履行采购合同签订后，采购部负责跟踪合同履行情况，及时与供应商沟通，确保材料按期、按质、按量供应。如遇供应商可能违约的情况，应及时采取应对措施并向公司领导报告。第六章材料验收与仓储管理第十七条到货通知与验收准备供应商发货前应提前通知采购部及项目工程部预计到货时间。项目工程部负责组织施工单位、监理单位（如有）做好材料到场验收的准备工作，明确验收标准和流程。第十八条到场验收材料运抵施工现场后，项目工程部组织施工单位、监理单位（如有）共同对材料的外观、规格型号、数量、包装及质量证明文件（如合格证、检验报告等）进行查验。必要时，可抽样送第三方检测机构进行检验，检测费用由供应商承担或按合同约定处理。验收合格后，各方在《材料验收单》上签字确认。第十九条不合格品处理对验收不合格的材料，项目工程部应立即通知采购部及供应商，明确不合格原因，并根据合同约定采取拒收、退货、换货或折价处理等措施，严禁不合格材料用于工程实体。第二十条仓储与保管经验收合格的甲供材料，由项目工程部协调施工单位在指定地点进行妥善仓储和保管，明确保管责任。材料的仓储应符合其性能要求，做好防潮、防火、防盗、防损坏等措施。第二十一条领用管理施工单位领用甲供材料时，应填写《甲供材料领用单》，经项目工程部审核批准后，方可领用。项目工程部应建立甲供材料领用台账，详细记录材料的收发存情况，确保账实相符。第七章付款与结算管理第二十二条付款申请与审批供应商按合同约定完成供货并经验收合格后，可向采购部提交付款申请，并附齐相关证明文件（如发票、《材料验收单》、合同等）。采购部对付款申请及附件的真实性、完整性进行审核后，按公司财务付款审批流程办理付款。第二十三条结算办理项目竣工后，采购部会同项目工程部、成本控制部对甲供材料的实际供应量、价格等进行核对，编制《甲供材料结算汇总表》，按公司结算审批流程报批后，作为最终结算依据。财务部根据审批后的结算文件办理财务结算。第八章质量追溯与售后服务第二十四条质量追溯甲供材料在使用过程中如发现质量问题，项目工程部应立即停止使用，并通知采购部和供应商。采购部负责牵头组织调查处理，追溯原因，明确责任，并根据合同约定要求供应商承担相应责任。第二十五条售后服务采购合同中应明确供应商提供售后服务的范围、期限及响应时间等要求。采购部负责协调处理甲供材料在质保期内出现的质量问题，督促供应商履行售后服务承诺。第九章监督与责任第二十六条监督检查公司相关职能部门（如审计部、纪检监察部门）应对甲供材料采购供应全过程进行监督检查，确保本办法的有效执行，防止违规行为发生。第二十七条责任追究对于在甲供材料采购供应管理工作中出现玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、收受贿赂等