扬州市大宗物品采购制度

PAGE扬州市大宗物品采购制度一、总则（一）目的为加强扬州市大宗物品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扬州市各级行政机关、事业单位、国有企业以及其他使用财政性资金或自有资金进行大宗物品采购的组织和单位。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受社会监督，保障供应商公平参与竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购活动公平公正，维护市场正常秩序。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购范围与标准（一）采购范围大宗物品包括但不限于办公用品、办公设备、家具、电器、交通工具、建筑材料、物资设备、服务类项目等金额较大的采购项目。具体采购范围根据实际情况和相关规定进行确定和调整。（二）采购标准1.金额标准：单项采购金额达到[X]元及以上的物品或服务，应按照本制度进行采购。对于特殊情况或紧急采购项目，虽未达到金额标准，但采购金额较大且对单位正常运转有重要影响的，也应参照本制度执行。2.数量标准：一次性采购某种物品数量达到[X]件（套、个等）及以上的，视为大宗物品采购。三、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购部门或指定专人负责采购具体实施工作。采购部门或采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，负责编制采购计划、组织采购活动、签订采购合同、验收采购物品等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物品的使用和验收负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，采购结果的真实性、效益性，防范采购风险。四、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门对各部门采购计划进行综合平衡和审核，结合单位预算安排和库存情况，编制年度采购计划草案。3.年度采购计划草案报采购领导小组审议通过后，下达各部门执行。采购计划一经确定，应严格执行，确需调整的，应按照规定程序进行审批。（二）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购部门应按照相关法律法规和招标程序，委托具有相应资质的招标代理机构进行公开招标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，进行邀请招标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应经采购部门负责人审核后，报采购领导小组审批。采购文件一经发出，不得擅自变更。如因特殊原因需要变更的，应按照规定程序进行通知和说明，并对相关供应商进行补偿。（四）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。2.供应商选择：采购部门应按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或报价文件进行评审，选择符合要求的供应商作为成交候选人。成交候选人应在规定媒体上进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示无异议后，确定成交供应商。3.供应商管理：采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等。定期对供应商进行评价和考核，对于履约情况良好的供应商，可优先纳入采购供应商名录；对于履约情况差的供应商，应及时进行整改或取消其参与采购活动的资格。（五）采购合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应经采购部门负责人审核后，报单位法定代表人或授权代表签字（盖章）。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。3.采购合同一经签订，双方应严格履行合同约定。如因特殊原因需要变更或解除合同的，应按照合同约定和相关法律法规的规定进行处理，并及时通知相关部门。（六）采购验收1.采购物品到货后，需求部门应按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、性能等。2.验收合格的采购物品，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、采购物品名称、规格、数量、验收情况等内容。3.验收不合格的采购物品，需求部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商限期整改或更换。整改或更换后的采购物品应重新进行验收，直至验收合格为止。（七）采购付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购资金进行审核和支付。付款前，采购部门应提供采购合同、验收报告、发票等相关资料，经财务部门审核无误后，办理付款手续。2.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应严格审核预付款申请，确保预付款金额合理、风险可控。在供应商履行合同义务后，按照合同约定及时支付剩余款项。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购项目的付款情况，定期与采购部门核对账目，确保采购资金支付准确无误。五、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，采购结果的真实性、效益性。审计内容包括采购计划编制、采购方式选择、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购验收、采购付款等环节。2.纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。对发现的问题，应及时督促整改，并追究相关人员的责任。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购信息应按照规定在相关媒体上进行公开披露，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果等内容，方便社会公众查询和监督。2.财政部门应加强对采购活动的监督管理，对采购项目的预算执行情况、采购程序合规性等进行监督检查。对违反财政法律法规的采购行为，应依法进行处理。3.其他相关部门应按照各自职责，对采购活动进行监督检查，共同维护采购市场秩序。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关文件和资料，如采购计划、采购文件、投标文件、报价文件、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、发票、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，应及时将相关文件和资料进行收集、整理、分类，按照档案管理要求进行装订和归档。采购档案应妥善保管，保存期限按照相关规定执行。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，