建筑业国企档案归档制度

PAGE建筑业国企档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的统筹管理工作，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立公司档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和监督公司档案管理工作。（二）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门档案管理工作。3.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、统计等工作。4.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，提供档案查阅、借阅服务，为公司生产经营决策提供依据。5.负责档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。6.负责组织档案鉴定、销毁工作，按照国家有关规定和公司档案管理制度，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案管理工作，确保档案的收集、整理、移交等工作按时完成。2.各部门指定专人负责本部门档案的日常管理工作，按照公司档案管理制度的要求，做好档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，并及时向公司综合管理部门移交档案。3.各部门在工作活动中应及时形成、积累和整理各种文件材料，确保档案的真实、完整、准确，不得随意丢弃或损毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、验资报告、审计报告、评估报告等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议形成的文件材料，包括会议通知、会议议程、会议记录、会议决议等。3.公司制定的各项规章制度、办法、规定等文件材料。4.公司生产经营活动中形成的各类文件材料，包括项目招投标文件、合同协议、施工图纸、技术方案、工程变更通知、工程验收报告等。5.公司财务管理活动中形成的文件材料,包括财务预算、决算报告、会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。6.公司人力资源管理活动中形成的文件材料，包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等文件。7.公司行政管理活动中形成的文件材料，包括公文、函件、请示、报告、通知、通报、会议纪要等。8.公司党群工作活动中形成的文件材料，包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。9.公司对外宣传、交流活动中形成的文件材料，包括宣传资料、新闻稿件、调研报告、合作协议等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集工作的及时、准确、完整。2.档案收集人员应定期对本部门工作活动中形成的文件材料进行收集、整理，不得积压、拖延。3.对重要文件材料应及时收集，确保档案的时效性。4.在档案收集过程中，应注意保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务管理类、人力资源管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等内容，以便于查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的档案。2.行政管理类：包括公司公文、行政管理、后勤保障、安全保卫等方面的档案。3.经营管理类：包括公司战略规划、市场营销、投资融资、风险管理等方面的档案。4.生产技术类：包括工程建设、生产工艺、技术研发、质量控制等方面的档案。5.财务管理类：包括财务预算、决算、会计核算、审计监督等方面的档案。6.人力资源管理类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等方面的档案。7.其他类：包括不属于上述分类的其他档案。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度类别号顺序号”四段式编号方法。2.全宗号：暂定为公司代码。3.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。4.类别号：根据档案分类方案，用两位数字表示，如“01”表示党群工作类，“02”表示行政管理类等。5.顺序号：按照档案整理顺序，用四位数字表示，如“0001”“0002”等。例如：某份党群工作类档案，编号为“[公司代码]2023010001”。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案柜等。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司综合管理部门查阅。2.涉及公司机密、商业秘密等重要档案的查阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、范围等内容，经公司综合管理部门审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.所在部门负责人或公司分管领导根据查阅权限进行审批。3.查阅人持审批后的《档案查阅申请表》到公司综合管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽换、损毁。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案，确保档案完整无损。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司综合管理部门办理借阅手续。2.涉及公司机密、商业秘密等重要档案的借阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位借阅公司档案，应持有单位介绍信，注明借阅目的、范围等内容，经公司综合管理部门审核，报公司分管领导批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容。2.所在部门负责人或公司分管领导根据借阅权限进行审批。3.借阅人持审批后的《档案借阅申请表》到公司综合管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据借阅申请表提供档案，并与借阅人签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人的权利和义务。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，不得在档案上涂改、标记、抽换、损毁。6.借阅期满后，借阅人应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。档案管理人员应认真核对档案，确保档案完整无损。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立公司档案鉴定小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.档案是否反映公司主要职能活动和基本历史面貌。2.档案是否对公司有长远利用价值。3.档案是否已超过保管期限。4.档案是否重复、冗余或失去保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对公司档案进行全面清查，逐卷逐件地进行审查。2.档案鉴定小组根据鉴定标准，对档案进行综合分析，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限、销毁原因等内容。4.《档案销毁清册》经公司档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，采用删除或格式化等方式进行销毁。（五）销毁监督档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁过程的安全、彻底。销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅、统计等功能的信息化管理。3.档案信息安全管理：加强档案信息化系统的安全防护，采取数据备份、加密存储、身份认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行和数据的