幼儿园档案规范制度培训

PAGE幼儿园档案规范制度培训一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本档案规范制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定幼儿园档案工作发展规划和年度计划。2.指导、监督、检查幼儿园档案工作，研究解决档案工作中的重大问题。3.审定幼儿园档案工作规章制度、业务标准和工作规范。（二）档案管理人员职责1.负责幼儿园档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.对各部门的文件材料收集、整理工作进行指导和监督。3.积极开发档案信息资源，为幼儿园各项工作提供服务。4.严格遵守档案管理工作纪律，确保档案的安全与保密。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，并定期向档案管理人员移交。2.配合档案管理人员做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。3.遵守幼儿园档案管理的各项规章制度，维护档案的完整与安全。三、档案的收集（一）收集范围1.上级机关颁发的与幼儿园有关的文件、指示、规定、通知等。2.幼儿园党、政、工、团等组织形成的文件材料。3.幼儿园教学、科研、管理等各项工作中形成的文件材料，包括教案、教材、试卷、科研报告、工作计划、总结、统计报表等。4.幼儿园教职工的人事档案材料，包括履历表、工资表、考核表、奖惩材料等。5.幼儿园招生、学籍管理等工作中形成的文件材料，包括招生计划、录取名单、学生学籍档案等。6.幼儿园财务工作中形成的文件材料，包括会计凭证、账簿、报表等。7.幼儿园基本建设、设备购置等工作中形成的文件材料，包括项目审批文件、设计图纸、合同协议等。8.幼儿园开展各类活动形成的文件材料，包括活动方案、照片、录像等。9.幼儿园与上级主管部门、其他单位及个人的往来文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。4.各部门应定期将收集的文件材料移交档案管理人员，移交时应填写《文件材料移交清单》。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.党群工作类：包括党务、工会、共青团、妇联等工作中形成的文件材料。2.行政管理类：包括幼儿园行政事务管理工作中形成的文件材料。3.教学管理类：包括教学计划、教学大纲、教案、教材、教学研究、教学成果等文件材料。4.学生管理类：包括招生、学籍、奖惩、毕业等工作中形成的文件材料。5.后勤管理类：包括总务、财务、基建、设备等工作中形成的文件材料。6.教师业务类：包括教师个人业务档案、教学成果、科研成果等文件材料。7.特殊载体类：包括照片、录音、录像、光盘等特殊载体的文件材料。（三）整理方法1.文书档案：按照分类标准，将文件材料进行分类，然后按照年度、保管期限进行排列，编制卷内目录、卷内备考表，装订成卷，并填写案卷封面。2.科技档案：按照项目分类，将项目文件材料进行整理，编制归档文件目录，装订成册，并填写档案盒封面。3.会计档案：按照会计档案管理办法的规定，将会计凭证、账簿、报表等进行整理，装订成册，并填写档案盒封面。4.人事档案：按照人事档案管理规定，将教职工的人事档案材料进行整理，装订成册，并填写档案盒封面。5.特殊载体档案：按照载体形式进行分类整理，编制目录，并填写档案盒封面。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。六、档案的鉴定（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人和有关专家组成。（三）鉴定方法及标准1.鉴定方法：采用直接鉴定法，逐件逐页地对档案进行审查，确定其保存价值。2.鉴定标准：根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。具体标准如下：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园工作、教学、科研等有长远利用价值的档案，应列为永久保存。凡是在一定时期内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，应列为长期保存，保管期限为16年至50年。凡是在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，应列为短期保存，保管期限为1年至15年。（四）鉴定程序1.档案管理人员对保管期满的档案进行初步鉴定，提出存毁意见。2.档案鉴定小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审核，形成鉴定报告。3.园长根据鉴定报告，批准档案的存毁。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作情况。3.档案库房的温湿度、设备运行等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的数量、种类、保管期限等进行统计。2.对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作情况进行统计分析，及时发现问题，采取措施加以解决。3.对档案库房的温湿度、设备运行等情况进行实时监测，记录相关数据。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表。八、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和规章制度。2.服务为本原则：以服务幼儿园各项工作为宗旨，积极主动地为利用者提供档案信息服务。3.安全保密原则：确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.幼儿园内部人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位及个人因工作需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅档案。（三）利用手续1.幼儿园内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.上级主管部门、有关单位及个人查阅档案，应持单位介绍信，经园长批准后，到档案管理人员处查阅。3.司法机关查阅档案，应持相关法律文书，经园长批准后，到档案管理人员处查阅，并办理查阅登记手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理人员的陪同下，在档案库房内查阅档案。2.借阅：利用者因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理人员批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理人员批准后，到档案管理人员处办理复制手续。复制档案应注明出处，并加盖档案管理人员印章。（五）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、复制档案内容及数量等。九、档案的保密（一）保密制度1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，严格遵守保密纪律。2.对档案库房、阅档室等场所进行安全保密管理，防止无关人员进入。3.对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，严格限制查阅范围。4.档案管理人员不得擅自将档案带出档案库房，不得在非阅档场所谈论档案内容。（二）保密措施1.对档案进行密级划分，根据档案的内容和性质，确定其密级，如绝密、机密、秘密等