干部档案工作制度

PAGE干部档案工作制度一、总则（一）目的为了加强干部档案工作，提高干部档案管理水平，有效地保护和利用干部档案，为干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合本公司/组织实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体干部档案的管理。（三）基本原则干部档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策，坚持实事求是、客观公正的原则，严格保密，确保干部档案的安全和完整。二、管理体制与职责（一）管理体制公司/组织实行统一领导、分级管理的干部档案工作体制。设立干部档案管理部门，负责干部档案的集中管理。（二）职责分工1.干部档案管理部门职责贯彻执行党和国家有关干部档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织干部档案工作规章制度并组织实施。负责收集、鉴别、整理、归档、保管干部档案，保证干部档案的完整、真实、准确。办理干部档案的查阅、借阅和转递手续，负责对干部档案利用情况进行登记和统计。负责干部档案信息化建设，推进干部档案数字化管理，提高干部档案管理效率和服务水平。定期对干部档案进行检查、核对，确保干部档案质量。对下属单位干部档案工作进行业务指导和监督检查。2.组织人事部门职责负责干部档案的日常管理和使用，根据工作需要查阅、借阅干部档案。向干部档案管理部门提供干部任免、考核、奖惩等方面的材料，及时更新干部档案内容。配合干部档案管理部门做好干部档案的整理、归档、数字化等工作。3.其他部门职责按照干部档案管理部门的要求，及时将涉及本部门干部的相关材料送交干部档案管理部门归档。在干部选拔任用、考核、奖惩等工作中，严格按照规定查阅、使用干部档案，不得擅自涂改、抽取、撤换干部档案材料。三、档案材料的收集与归档（一）收集范围1.履历材料：干部履历表、简历表等。2.自传材料：个人撰写的自传及对历史问题的交代材料等。3.鉴定、考核、考察材料：干部的年度考核、任职考核、专项考核等材料，考察材料，鉴定材料等。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书复印件、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。5.政审材料：政治历史情况审查表、入党（团）政审材料、出国（境）政审材料等。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员材料，入团志愿书、入团申请书等。7.奖励材料：各种奖励审批表、荣誉证书等。8.处分材料：处分决定、免予处分的意见、解除处分的决定等。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免审批表、出国（境）审批表等。10.其他可供组织参考的材料：体检表、残疾证明材料、个人重大事项报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门干部的相关材料，并按照规定的时间和要求送交干部档案管理部门。2.收集的干部档案材料应真实、完整、规范，字迹清楚，手续完备。材料上的姓名、出生日期、民族、籍贯、学历、参加工作时间、入党时间、工作经历等信息应与干部履历表一致。3.归档材料应统一使用A4规格纸张，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。（三）归档程序1.干部档案管理部门收到归档材料后，应及时进行鉴别。对不符合归档要求的材料，应退回原单位或个人补充、修正。2.对经过鉴别合格的材料，按照干部档案整理工作细则进行分类、排序、编目、装订。3.将整理好的干部档案材料装入档案盒，并在档案盒封面填写干部姓名、职务、档案编号等信息。4.建立干部档案目录，将档案材料的类别、序号、题名、日期、页数等信息录入目录，便于查找和利用。四、档案的整理与保管（一）整理原则干部档案整理应遵循真实性、完整性、系统性、准确性、实用性的原则，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：将干部档案材料按照履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位培训专业技术职务（职称）材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国（境）等材料、其他材料等十大类进行分类。2.排序：每一类材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：对每一份档案材料进行编号，填写材料目录，注明材料名称、日期、页数、份数等信息。4.装订：将每一类材料按照编目顺序依次装订成册，每册厚度适中，便于翻阅和保管。（三）保管要求1.干部档案应存放在专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%65%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保干部档案的安全。3.干部档案应分类存放，建立档案索引，便于查找和利用。4.定期对干部档案进行检查和核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。5.对干部档案管理人员应进行定期培训，提高其业务水平和责任意识。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.组织人事部门因干部选拔任用、考核、培训、审查等工作需要查阅干部档案。2.纪检监察部门因案件调查需要查阅干部档案。3.其他经公司/组织领导批准的部门或个人因工作需要查阅干部档案。（二）查阅程序1.查阅干部档案应填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报干部档案管理部门审批。2.干部档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，开具《干部档案查阅介绍信》，并指定专人陪同查阅。3.查阅人员应严格遵守查阅纪律，在规定的时间和场所查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案材料归还干部档案管理部门，并在《干部档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.因工作需要，经公司/组织领导批准，可借阅干部档案。2.外单位因特殊情况需要借阅干部档案的，须经公司/组织主管领导批准，并办理相关借阅手续。（四）借阅程序1.借阅干部档案应填写《干部档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅时间、借阅人等信息，经所在部门负责人签字同意后，报干部档案管理部门审批。2.干部档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，开具《干部档案借阅介绍信》，并与借阅人签订《干部档案借阅承诺书》，明确借阅人的责任和义务。3.借阅人应凭《干部档案借阅介绍信》到干部档案管理部门领取档案，并在规定的时间内归还。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的干部档案，不得转借他人，不得在档案上批注、勾划、污损，不得擅自复制档案内容。5.借阅结束后，借阅人应及时将档案归还干部档案管理部门，并在《干部档案借阅登记表》上签字确认。干部档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人的责任。六、档案的转递（一）转递范围1.干部因工作调动、职务变动等原因需要转递档案。2.干部因辞职、辞退、退休等原因需要转递档案。3.干部档案管理部门按照规定将档案转递到其他单位或部门。（二）转递程序1.干部档案管理部门收到干部转递档案的通知后，应及时对档案进行整理、核对，确保档案材料齐全、完整、准确。2.在档案转出前，干部档案管理部门应填写《干部档案转递通知单》，注明档案转递原因、转递单位、转递时间等信息，并密封档案，加盖密封章。3.将密封好的干部档案通过机要交通或专人送取的方式转递到接收单位，并在《干部档案转递登记表》上详细记录转递情况。4.接收单位收到干部档案后，应及时将回执寄回干部档案管理部门。回执应注明档案接收日期、档案是否齐全完整等信息。5.干部档案管理部门收到回执后，应将回执与《干部档案转递通知单》存根一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立健全干部档案信息化管理系统，实现干部档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高干部档案管理工作的效率和质量。（二）数字化采集1.对现有干部档案进行全面数字化扫描，确保档案内容清晰、完整。2.按照档案整理的要求，对数字化档案进行分类、编目、索引，建立电子档案数据库。3.对数字化档案进行质量检查，确保档案图像清晰、文字准确、数据完整。（三）系统功能1.档案录入：实现干部档案材料的在线录入、编辑、审核等功能。2.档案检索：提供多种检索方式，如按姓名、职务、档案编号等进行快速检索，方便查找档案信息。3.档案利用：实现档案的在线查阅、借阅、转递等功能，记录利用情况。4.统计分析：对干部档案数据进行统计分析，为干部管理工作提供决策支持。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息安全，防止数据泄露。（四）数据维护1.定期对电子档案数据库进行备份，防止数据丢失。2.及时更新干部档案信息，确保档案数据的准确性和时效性。3.对系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查内容1.干部档案工作规章制度的执行情况。2.档案材料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等环节的工作质量。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（二）监督检查方式1.定期检查：干部档案管理部门每年对干部档案工作进行一次全面检查，检查结果报公司/组织领导。2.不定期抽查：公司/组织人事部门或纪检监察部门不定期对干部档案工作进行抽查，发现问题及时督促整改。3.专项